科技檔案的收集與整理

　　科技檔案的收集與整理【1】

　　摘要：科技檔案是人類認識自然和改造自然過程的原始記錄，科技檔案，即科學技術檔案，是科學技術和社會文明發展到一定歷史階段的必然產物，是人類社會進步的一個重要標志。

　　本文主要針對科技檔案的收集與整理工作進行論述。

　　關鍵詞：科技檔案 收集 整理

　　馬克思說：“機器生產的發展，要求自覺地應用自然科學。”生產力中也包括科學，因此可見、科學技術是第一生產力。

　　既然科學技術檔案是生產力的重要構成部分，科技檔案情息管理通過開發利用可轉化為現實的生產力，能夠在經濟和社會發展中發揮巨大作用。

　　科技檔案，即科學技術檔案，是國家全部檔案的重要組成部分，它伴隨著科學技術的產生而產生。

　　隨著科學社會化和社會科學化的趨勢日趨明顯，科學技術已經滲透到社會的各個領域。

　　因此，科技檔案管理已逐步成為社會管理的重要部分，發展并成熟起來。

　　一、科技檔案的收集工作

　　1.科技檔案的收集

　　科技檔案是開展科技檔案管理的物質基礎，也是科技檔案信息資源開發的必要條件。

　　因此，科技檔案的收集在整個科技檔案業務管理工作中占有重要的地位，是一個關鍵性的工作環節。

　　做好科技檔案的收集工作，單靠科技業務部門的歸檔移交以及科技檔案部門的協助與指導還不夠，還需要檔案部門明確其指導思想與要求，掌握收集工作的途徑與方法，積極、主動地開展科技檔案收集工作。

　　科技檔案收集，就是基層科技檔案機構和科技專業檔案館按照一定的規章制度，通過接收、征集、征購等方式把科技檔案集中起來的一項業務活動。

　　其包括：基層科技檔案機構的收集;科技專業檔案館的收集。

　　由于現階段我國存在著多種形式的所有制，科技檔案收集工作與此相適應，也有接收、征集、征購三種方式。

　　2.科技檔案的收集的要求

　　遵守國家的相關法律法規，集中統一管理科技檔案是《檔案法》的明確規定。

　　任何企事業單位的科技檔案都應該由科技檔案部門依法進行收集，實行統一管理，這是國家全部科技檔案實行集中統一管理的基礎。

　　遵循科技檔案的自然形成規律。

　　基層科技檔案機構的收集，標志著科技文件在自身運動過程中發生了性質的變化;科技專業檔案館的收集，標志著科技檔案運動進入到一個新的階段。

　　由于科技檔案是伴隨著各項科技生產活動有規律地形成的，這就要求科技檔案收集工作必須遵循著科技檔案的自然形成規律。

　　保證科技檔案的完整、準確和系統，也是保證科技檔案質量的重要“關口”，只有完整、準確、系統的科技檔案才能發揮應有的作用。

　　3.基層科技檔案機構的收集

　　3.1科技檔案機構的收集渠道

　　部門歸檔的成套科技檔案這是基層科技檔案機構收集科技檔案的主渠道;向科技部門或科技人員收集零散科技檔案;向本單位人員征集非職務科研成果檔案，單位人員非職務活動形成的科技成果，原則上大多屬于個人，其形成的科技檔案從產權的角度看，也應歸個人所有的;收集外單位轉讓或移交的科技檔案對于企事業單位而言，科技檔案并非都是本單位形成的。

　　因此，基層科技檔案機構在收集科技檔案時，有時會涉及到其他單位。

　　3.2基層科技檔案機構的收集方法

　　科技檔案收集工作的目標，是完整、準確、及時地集中科技檔案。

　　基層科技檔案機構圍繞這個目標，再根據不同的收集渠道，應采用靈活多樣的收集方法。

　　科技人員檔案意識的強弱，對科技檔案的收集有著重要的影響。

　　為此，增強科技人員的檔案意識，是做好科技檔案收集工作的一個關鍵，無論是成套接收還是零散收集都是如此。

　　要增強科技人員的檔案意識，必須做好思想工作，特別是要根據人的心理活動規律，加以疏導和激勵。

　　在此過程中，除了要調動科技人員的積極性之外，更應當在收集工作中實行嚴格的監督控制。

　　科技檔案進入檔案部門之后，發現不完整、不準確的情況，通常要進行的補充與糾正。

　　4.科技專業檔案館的收集

　　科技專業檔案館是國家保存科技檔案的基地，其宗旨是積累國家的科技資源，為社會服務。

　　這一宗旨突出了科技專業檔案館收集科技檔案的社會性，也明確了科技專業檔案館與基層科技檔案機構在收集對象及其范圍方面的不同。

　　它的收集要本著價值原則、專業原則、層次原則和綜合原則來進行工作。

　　二、科技檔案的整理

　　整理，是科技檔案進入檔案部門后經歷的第一次技術處理過程，即通過對科技檔案的分類與歸類，確定其在科技檔案庫藏體系中的位置，并以編號的形式將其固定下來。

　　科技檔案整理的內容包括：分類、排架與編號，其中分類是科技檔案整理的核心。

　　整理工作，是科技檔案業務建設的中心環節。

　　整理是科技檔案實行科學管理的基礎。

　　科技檔案的整理，其實質就是對科技檔案進行有序的組織。

　　前蘇聯學者列夫涅爾說：“并不是每個系統都是可控的�？煽氐谋匾獥l件是該系統是有組織的。”所以要通過對科技檔案形式特征的系統化，則可以達到對科技檔案實體的控制。

　　整理是科技檔案查找利用的前提。

　　科技檔案是否經過整理，以及整理得是否科學，將直接影響到對它的利用。

　　經過科學整理，科技檔案就能夠保持內部相互之間的有機聯系以及信息的準確揭示，就易于科技檔案工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，從而能夠準確、迅速地提供利用。

　　科技檔案分類，就是根據科技檔案的內容性質和形成特點，把一定范內的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而使庫藏全部科技檔案形成一個具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的系統。

　　為了做好科技檔案的分類工作，每個基層科技檔案機構和科技專業檔案館，都應根據庫藏科技檔案的實際情況，編制科學的、切實可行的科技檔案分類方案。

　　科技檔案分類方案，是對科技檔案進行類別劃分和正確歸類的依據性文件。

　　它提供了一個完整的分類體系，使科技檔案的歸類能夠按部就班地順利完成。

　　同時，科技檔案分類方案提綱挈領地反映了庫藏的全部內容。

　　我們知道，一切科技生產活動都具有連續性、繼承性的特點，前一階段形成的經驗(科技檔案)，往往是后階段科技和生產活動的憑據。

　　生產技術越復雜，現代化程度越高，越離不開科技檔案。

　　科技檔案管理如果脫離了科技檔案工作的實際，那將是無源之水、無本之木，所以科技檔案管理也要僅僅的跟隨實際工作的變化而變化，與時俱進。

　　參考文獻：

　　[1]王實.新時期認識與加強科技檔案工作的探討[J].湖南林業科技，2004(02).

　　[2]趙輝等.科技文件與科技檔案管理方法淺議[J].河南林業科技，2007(04).

　　加強科技檔案的收集與管理【2】

　　【摘 要】隨著科學技術的迅猛發展，科技檔案的種類和數量日益增多，如何收集管理好檔案信息資源，以滿足科技人員的需求，是我們檔案工作者的首要任務。

　　【關鍵詞】科技檔案 收集 管理

　　1.科技檔案收集與管理的重要性

　　科技檔案是指在科學技術研究中形成的具有一定價值的科研項目、產品、基本建設、設備儀器等檔案，是具有保存和參考價值的科學技術資料，對本單位的發展起著重要的作用。

　　1.1科技檔案是科技活動的真實記錄

　　科技檔案反映了一個單位的科研、生產活動的全過程，是科研、生產發展變化的歷史記錄，是廣大科技人員的勞動結晶。

　　它能為科技人員在進行管理、科技決策、技術交流、經驗總結、推廣應用等方面提供信息和依據。

　　科技檔案是寶貴的無形資產，蘊藏著巨大財富，它在產品制造、設備維修、設施擴建中為工程技術人員提供所需檔案材料，有效地提高工作效率。

　　同時，它還能促進生產發展，提高知識創新能力，新產品開發能力和同行業的競爭力。

　　1.2科技檔案收集與整理是檔案管理的重要內容

　　檔案法中明確規定，檔案管理包括收集、整理、保管、鑒定、統計、提供、利用等環節，其中收集是第一環節。

　　由此可見，強調對產生的文件材料進行收集、集中統一管理，才能保證檔案的完整齊全，才能使檔案工作更有效地為社會和諧、為科學發展提供服務。

　　2.科技檔案收集與管理存在的問題

　　2.1對科技檔案的重要性認識不夠

　　目前，科技檔案的收集工作仍處于一種被動的收集狀態，檔案資料的上交不及時，收集不齊全的情況較為普遍。

　　倘若不能更有效地保證科技檔案的完整與統一，不能為科技檔案工作的進一步開展打下良好的基礎，就會影響和制約檔案工作的開展，勢必會影響整個單位發展的效率與效益。

　　2.2沒有法制意識和長期規劃

　　由于對科技檔案收集和管理工作沒有法制意識和長期規劃，有資料則歸，無資料就不歸，有的科技人員對檔案人員的收集、辦理移交檔案工作都是被動的，僅僅在等待著某些行政命令而缺乏主動性。

　　目前，我所還沒有形成完全主動歸檔的局面，因而，把“收集”、“歸檔”僅僅看作是一項檔案部門的工作，僅僅是為了應付上級領導而匆匆歸檔。

　　3.做好科技檔案收集與管理工作的意義

　　3.1增強檔案意識，做好收集管理工作

　　要做好檔案收集與管理工作，首先要改變觀念，增強檔案意識，檔案工作人員和科技人員要認真學習、貫徹《檔案法》。

　　《檔案法》中規定，“對國家規定的應當立卷的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有”。

　　這就從法律上明確了應該歸檔的文件必須履行正常程序，保證其系統完整。

　　檔案工作者還要按照《檔案法》積極主動地做好科技檔案的收集與管理工作。

　　檔案工作是伴隨著科研工作而進行的企業主動行為，因此，要以主動的服務來促進檔案收集工作的進行，以跟蹤服務來保證收集工作的高效完整、統一真實。

　　3.2建立專兼職檔案工作人員網絡，敦促檔案產生部門歸檔

　　《檔案法》規定，檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，以維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。

　　這個原則是我國多年檔案管理經驗的積累與總結，也是被檔案工作實踐證明是行之有效的，必須全面理解，認真落實。

　　要做好科技檔案收集與管理工作，必須明確一名主要領導分管檔案工作，有穩定的檔案職能機構，建立一支人員結構合理、業務精湛、既懂科技又懂檔案的專職檔案員隊伍。

　　把檔案工作人員網絡建設到科技檔案形成的各個部門，在這些部門設置兼職檔案員，并將其進行培訓，使他們成為部門檔案收集工作的實行者和監督者，只有這樣，才能使科技檔案工作變被動為主動。

　　3.3加強科技檔案活動全過程的收集與管理工作

　　科技活動是長期、連續不斷進行的，其中的科技檔案也是在這種循序漸進的發展中不斷產生的。

　　科技資料在科研工作的早期對科技檔案管理具有較大的可塑性。

　　因此，為了提高科技檔案收集工作的質量，在項目開展工作之際，應及時地將科技檔案管理要求傳達到各級科研部門，使他們能夠在工作中正確地組織科技材料的編寫及保證今后歸檔文件的完整性和準確性。

　　科研工作的最終目的是將科研轉入生產。

　　這一階段應重點做好科研總結、使用說明書、成果照片、成果申報表、鑒定證書，以及課題論證報告等的收集工作。

　　這樣，由于文件資料產生部門比較分散，這就要求我們檔案工作者應及時主動、有目的、有計劃地按照工程、項目的進度做好文件材料的收集工作。

　　因此，無論是怎樣的科研課題，最重要的是要把科技檔案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作納入日常工作中去，明確職責，落實到人。

　　檔案部門在整個工作過程中要發揮指導監督作用，在保證文件完整的同時，努力使所收集的文件材料質量達到最好。

　　3.4做好科技檔案的集中統一管理，保證檔案的完整齊全

　　維護科技檔案的完整與齊全，是科技檔案管理的首要任務。

　　維護檔案的準確性，必須從加強管理入手，建立健全科技檔案的更改補充制度，加強科技檔案質量的鑒別工作，保證科技檔案的準確性。

　　對庫房里的檔案進行科學分類，系統排列，對每個科研項目的科技文件進行整理立卷，正確編著目錄，保證科技檔案的系統化。

　　為確�？萍紮n案的安全，應加強科技檔案的安全措施，建立檔案的保密制度，提供必要的防護措施。

　　再則，應全面提高科技檔案的收集、管理工作水平，要全面提高檔案人員的自身素質。

　　要全面貫徹黨和國家的方針、政策，熟悉檔案管理的各項規章制度，并且將檔案政策、法規、制度落實到實處。

　　隨著科學技術的發展，要熟練掌握各種現代化管理手段，不斷提高科技檔案收集與管理水平，只有這樣，才能跟上時代前進的步伐。

　　檔案的收集與整理【3】

　　檔案的收集與整理工作是檔案管理工作的重要環節，它為檔案工作提供了實際的管理對象。

　　檔案收集與整理工作，就是按照黨和國家的有關規定通過一定的途徑和方法將各部門分散產生和形成的具有保存價值，且可供查考利用的各種文件材料集中到單位檔案室統一管理的過程，這是單位檔案部門獲得和積累檔案的一種重要的手段。

　　檔案收集工作是否科學，決定了檔案收集數量多少和質量高低，因此，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質量，更好地為領導決策提供服務。

　　檔案是在單位管理和實踐中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等材料，其內容非常豐富。

　　檔案的收集與整理從一定程度上來講是反映單位管理水平的一個重要標志，是單位各項工作的真實記錄，檔案的規范化管理是提高單位管理質量的重要保障，下面就如何做好檔案的收集和整理工作淺談幾點看法。

　　一、提高認識，明確檔案在工作中的作用

　　檔案是具有保存價值的最原始、最準確的記錄，同時具有很高的實用價值。

　　隨著社會的進步以及新形勢發展的需求，檔案基礎工作有了進一步的發展，檔案分類工作更加具體、精細，努力提高認識，在充分認識檔案工作重要性的前提下，把全面加強檔案資源建設作為檔案工作的著力點，提高檔案工作的服務水平和管理水準，因此，檔案工作人員應認真履行職責，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，一方面保證各門類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國家積累檔案打下一個良好的基礎。

　　二、檔案的收集與整理工作的意義

　　檔案的收集與整理工作，對整個檔案工作具有重要意義。

　　它是檔案基礎工作中的關鍵環節。

　　在檔案工作所有環節中，收集工作是起點，提供利用是目的，而檔案的整理則是承上啟下的關鍵所在。

　　上承收集工作，可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質量，下繼開發利用，為開發利用創造條件。

　　因此，這是一個很重要的中間環節，其意義為：一是實現檔案科學管理的基礎，要有成效地進行管理，還必須善于實際地進行組織工作。

　　檔案的整理工作，就是對檔案進行有序地組織，以利于查找利用，以利于檔案的安全保管。

　　二是應把檔案整理工作放在利用工作的前頭，檔案整理得好，其分類和組卷的系統本身就具備一種檢索功能，可以分擔檢索工具體系的一部分任務。

　　三、確保檔案的收集與整理具有真實性

　　檔案是歷史及社會實踐活動的真實記錄，這是它的價值所在。

　　它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。

　　現代國外學者，特別是歷史學家對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價值。

　　檔案記載了許許多多的歷史事件和社會現象，內容十分豐富。

　　檔案又是新的社會實踐最可靠的憑證和依據，檔案是在生產實踐和社會實踐中產生的，它客觀地、真實地記載著各階段的活動，銘刻著歷史上的千秋功過，保留著真切的歷史標記，因此，檔案發生的效用與日俱增。

　　四、檔案收集與整理工作中存在的主要問題

　　一是庫房問題。

　　檔案庫房必須選擇寬敞、通風良好的地方，避免檔案收集后保存時，長期受潮發霉而紙張變質、字跡模糊現象;二是由于管理不科學，致使檔案混亂，用時查找不到;三是有些人不了解檔案在整個社會中的重大作用。

　　五、加強檔案收集與整理工作的對策和措施

　　(一)做好檔案的收集與整理

　　檔案的收集是檔案工作的起點和基礎，這項工作做得好與壞會直接影響到檔案的數量與質量，因此，要把檔案這項基礎工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經濟社會發展服務。

　　如何把檔案收集齊全、完整、準確，充分發揮檔案在經濟發展工作中的作用，是目前檔案管理部門面臨的一個突出問題。

　　目前，有些人沒有認識到檔案工作的重要性，認為檔案沒有效益，可有可無，導致檔案工作人員工作熱情不高，檔案工作進展緩慢，這就要求我們對檔案進行及時收集、整理、歸檔，為領導提供服務，發揮其重要作用。

　　檔案整理工作，從其中各個環節作業的性質上，又可概括為系統化和編目兩大部分。

　　檔案的系統化包括區分全宗、分類、組卷、卷內文件的排列、案卷的排列。

　　案卷的編目主要包括編制卷內文件目錄，備考表，案卷封面的編目、案卷目錄的編制。

　　系統化是整理工作的開始，編目是整理工作的結束;系統化是編目的基礎，編目是系統化的反映。

　　在實際工作中，二者往往交錯進行。

　　(二)加強管理，狠抓檔案工作制度落實

　　要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作。

　　同時，要建立相應的檔案管理制度，強化規范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進行統一管理，制定一套嚴格的規章制度，防止檔案分散流失。

　　在此基礎上要狠抓落實，要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，違法必究，使之逐步變成自覺的行動，以確保檔案歸檔質量與管理。

　　(三)提高檔案信息管理和服務水平

　　檔案信息化建設是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。

　　人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎設施的前提下，實現信息的公開與信息利用。

　　因此，在檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

　　(四)認真宣傳貫徹《檔案法》，建立獎勵激勵機制

　　只有加強宣傳《檔案法》，依法辦事，引起各級領導的重視和全社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。

　　同時，要抓住機遇，發揮檔案自身的宣傳教育作用，做好檔案的收集整理工作，通過建立獎勵激勵機制來考核檔案工作人員的工作業績、業務熟練程度、責任心的大小，從而調動廣大檔案工作者的工作積極性。

　　(五)注重文件材料的收集與整理

　　存檔的文件、材料要隨時收集并整理，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和時效性。

　　文件資料的收集要齊全、完整、突出重點;整理要符合要求，按照歸檔范圍進行分類整理，力求整齊美觀。

　　同時，要加強檔案保管工作，確保檔案機密安全。

　　集到的原始資料和數據，要進行科學分類和歸納，使資料系統化，便于分析和敘述。

　　六、結束語

　　完整齊全的檔案材料并經系統整理的檔案能科學地、系統地為單位各項工作服務，檔案室要發揮前端調控功能，從立卷歸檔做起，注意有重點、有計劃地收集、整理各門類的檔案，把基礎打牢，發揮檔案資源建設的基礎作用，把有保存價值的檔案集中管理，采取切實有效的措施，改善工作思路，拓展工作對象，創新工作手段，豐富檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來源，確保檔案資源開發利用工作的質量和效率。

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