檔案的物質結構與檔案整理

　　檔案的物質結構與檔案整理【1】

　　摘 要：檔案自身具有一定的結構形式，在進行檔案整理過程中要全面的對檔案的物質結構進行掌握，這樣才能夠提升檔案整理工作的工作效率和工作質量。

　　現本文就檔案的物質結構與檔案的整理進行探究，僅供交流借鑒。

　　關鍵詞：檔案;物質結構;檔案整理

　　盡管人類很早就對檔案是一種物質有所了解，但是深刻的認識還是在檔案整理工作的不斷完善過程中實現的，傳統檔案管理工作存在一定程度的缺陷，是對檔案物質結構的認識程度不足引起的，而現代的檔案管理工作已經充分的認識到了文件間的歷史聯系是多維的，因此檔案管理工作的管理水平在逐漸提升。

　　1 傳統檔案整理和現代檔案整理的共性

　　檔案本身是一種物質，那么它就必須具有物質的結構形式，檔案人員在進行檔案整理過程中，要掌握好檔案的結構特征，對結構特征進行全面的分析，提高辨別意識，將非檔案結構的物質轉化為檔案結構。

　　因此，無論是傳統大檔案整理工作是現代化的檔案整理工作都要根據檔案結構自身結構形式進行有效的管理。

　　在對檔案物質結構認識的過程中，存在不同的認識階段，不同社會發展程度，檔案的結構形式也不同，同一時期，人們對檔案物質結構的認識也可能存在不同的認識，認識程度也存在一定的偏差，但檔案的整理卻是存在的一定程度的共性，因此，我們可以以不同時代人們對檔案結構形式的不同認識出發，全面的掌握傳統檔案整理和現代化檔案整理工作的方式，從中總結出提升檔案整理工作效率的經驗。

　　2 檔案的物質結構和傳統檔案整理

　　傳統檔案整理過程中，對檔案的物質結構形式還不是很了解，只是單純的檔案的整理工作看做是一個個文件的裝訂存檔，各個文件的組合構成一個完整的檔案，但對于文件之間的歷史關系也有一定淺顯的認識，但是由于其的存在形式不是物質，知識文件之間的某些信息層面的聯系，集合了的文件才可以看做是一中物質，即檔案是物質，有自己的機構形式。

　　為了加強人們對這一知識點的充分認識，可以將傳統檔案整理中的檔案結構形式當做是單一的物質結構。

　　在人們認識到檔案中的各個文件間的歷史聯系是多維的，因而在檔案整理過程中要堅持最大限度的保持文件間的歷史聯系的原則。

　　利用文件間的物理排序來維持文件間的歷史聯系的傳統檔案整理工作是遠遠不夠的，因為文件間的歷史聯系是多維的，而傳統檔案管理所采用的靠文件間的物理排序記錄的方式是一維的，傳統檔案管理工作存在一定的缺陷的地方就在此，認識到文件間的歷史聯系是多維的，但整理方式卻還是一維的，違背了事物發展的結構形式，不利于檔案整理工作質量的提高。

　　雖然檔案學提出了“必須最大限度地保持文件歷史聯系”的檔案整理原則，但它又不得不經過各種解釋和篩選，最終還是從文件之間歷史聯系的六個特征中，只選取其中的一個最為關鍵和最具有代表的特征，來形成檔案整理原則。

　　只有認識到了這一點，我們也才能徹底地理解人們為什么一邊在堅持必須最大限度地保持文件歷史聯系“的檔案整理原則，而另一邊則在檔案整理實踐上，又堅決反對主、客體原則”這一多維檔案整理原則。

　　現在我們必須非常深刻地意識到，文件之間歷史聯系的多維性，這是對文件之間歷史聯系的一種科學認識，而“必須最大限度地保持文件歷史聯系”的檔案整理原則也是科學的二由于傳統檔案整理實踐始終堅持用文件的物理排序來記錄文件之間的歷史聯系，所以傳統檔案整理就不可能真正地實踐這些理念。

　　3 檔案的物質結構與現代檔案管理

　　人們在對檔案的物質結構有了明確的認識，而檔案所具有的雙重結構也能使人們在工作中可以發現其整理的規律，并且對現代化的檔案整理更加順手。

　　這樣一來，我國的檔案管理者在具體的管理工作中才能實現自身的價值，以推動檔案整理工作的順利開展。

　　檔案的雙重物質結構中，其中的文件集合所代表的還是一種物質，而文件與文件之間的聯系也還是存在的，它們同檔案中單一的結構還是有不同的地方，雙重的檔案物質結構中，有一種新的物質出現，也就是“歷史的聯系記錄”。

　　簡單地說，雙重的檔案物質結構中，文件集合是其中的一種物質，就連歷史的聯系記錄也是其中的一種物質，這也就是為什么被稱作“雙重物質”的原因。

　　當然，我們不能對檔案的物質結構產生低估的想法，也正是這樣的變化才逐漸形成了現如今的檔案整理規律和整體特點。

　　對于歷史的聯系記錄來說，現代的檔案整理方法中已經不承認利用文件的物理記錄去排序與文件之間所保持的聯系是整理檔案的唯一一種方法，而認為根據歷史的聯系記錄去整理檔案，是記錄各個文件之間聯系的科學方法。

　　在現代的整理檔案工作中，所謂歷史的聯系記錄已經是文件記錄與文件之間保持一定歷史聯系的物質結構。

　　檔案中各個文件間的歷史聯系承載者，已經不再是單一的文件集合式的檔案物質結構，而是雙重的檔案物質所體現出來的歷史記錄。

　　在檔案整理中利用這種物質結構，是特意來記錄各個文件中所產生的歷史聯系，這也是現代的檔案整理工作必須遵守的一項規則。

　　檔案的物質結構中出現歷史的聯系記錄，能使檔案各個文件間所有的歷史聯系通過物質形式去記錄并且長久保持，更重要的一點是，我們能通過這種物質擺脫掉文件集合只能做單一記錄工作和保持文件之間的聯系這項弊端，能徹底實現多項記錄的檔案工作。

　　現代的檔案管理工作隨著計算機技術的發展實現了記錄文件歷史聯系的多維，檔案整理原則也要應時而變，檔案整理的原則要打破傳統的一維記錄文件間的歷史聯系，所以檔案作為一種物質結構形式，在演變過程中要高舉文件間的歷史聯系是多維的旗幟，實現了檔案整理工作的完美蛻變，現代化的檔案整理工作在一定程度上提升了檔案的使用價值，滿足了人們日益增長的對檔案的需求。

　　結束語

　　在檔案整理工作中，一個重要的前提和基礎就是要對檔案的物質結構有一個更加科學合理的認識，在這樣的情況下，我們一定要在實際的工作中對檔案自身所具備的物質結構有一個相對科學合理的認識，只有這樣，才能采取有效的方法做好檔案整理，提升檔案工作的質量。

　　由于檔案物質結構是檔案內在的、基本的存在形式，因而它決定著檔案的屬性、功能、價值和本質。

　　“檔案物質雙重結構”是一個創新性的觀點，有學者在此基礎上又提出了文件雙重結構的理論，對檔案學理論的研究和實踐都具有重要的意義。

　　參考文獻

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　　[2]鄭慧玲.檔案的物質結構與檔案整理[J].山西檔案，2014(2).

　　[3]劉紅芹.淺談人事檔案材料的收集與整理[J].檔案管理，2015(4).

　　檔案的收集與整理【2】

　　[摘 要]檔案材料的收集與整理是做好檔案管理工作的前提和基礎，材料收集是否及時、準確、全面、規范，整理是否合乎標準，直接關系到檔案的價值，決定著能否為有關部門提供高質量服務，更好地起到憑證與參考作用。

　　[關鍵詞]檔案 作用 收集 整理 措施

　　檔案的收集與整理工作是檔案管理工作的重要環節，它為檔案工作提供了實際的管理對象。

　　檔案收集與整理工作，就是按照黨和國家的有關規定通過一定的途徑和方法將各部門分散產生和形成的具有保存價值，且可供查考利用的各種文件材料集中到單位檔案室統一管理的過程，這是單位檔案部門獲得和積累檔案的一種重要的手段。

　　檔案收集工作是否科學，決定了檔案收集數量多少和質量高低，因此，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質量，更好地為領導決策提供服務。

　　檔案是在單位管理和實踐中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等材料，其內容非常豐富。

　　檔案的收集與整理從一定程度上來講是反映單位管理水平的一個重要標志，是單位各項工作的真實記錄，檔案的規范化管理是提高單位管理質量的重要保障，下面就如何做好檔案的收集和整理工作淺談幾點看法。

　　一、提高認識，明確檔案在工作中的作用

　　檔案是具有保存價值的最原始、最準確的記錄，同時具有很高的實用價值。

　　隨著社會的進步以及新形勢發展的需求，檔案基礎工作有了進一步的發展，檔案分類工作更加具體、精細，努力提高認識，在充分認識檔案工作重要性的前提下，把全面加強檔案資源建設作為檔案工作的著力點，提高檔案工作的服務水平和管理水準，因此，檔案工作人員應認真履行職責，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，一方面保證各門類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國家積累檔案打下一個良好的基礎。

　　二、檔案的收集與整理工作的意義

　　檔案的收集與整理工作，對整個檔案工作具有重要意義。

　　它是檔案基礎工作中的關鍵環節。

　　在檔案工作所有環節中，收集工作是起點，提供利用是目的，而檔案的整理則是承上啟下的關鍵所在。

　　上承收集工作，可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質量，下繼開發利用，為開發利用創造條件。

　　因此，這是一個很重要的中間環節，其意義為：一是實現檔案科學管理的基礎，要有成效地進行管理，還必須善于實際地進行組織工作。

　　檔案的整理工作，就是對檔案進行有序地組織，以利于查找利用，以利于檔案的安全保管。

　　二是應把檔案整理工作放在利用工作的前頭，檔案整理得好，其分類和組卷的系統本身就具備一種檢索功能，可以分擔檢索工具體系的一部分任務。

　　三、確保檔案的收集與整理具有真實性

　　檔案是歷史及社會實踐活動的真實記錄，這是它的價值所在。

　　它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。

　　現代國外學者，特別是歷史學家對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價值。

　　檔案記載了許許多多的歷史事件和社會現象，內容十分豐富。

　　檔案又是新的社會實踐最可靠的憑證和依據，檔案是在生產實踐和社會實踐中產生的，它客觀地、真實地記載著各階段的活動，銘刻著歷史上的千秋功過，保留著真切的歷史標記，因此，檔案發生的效用與日俱增。

　　四、檔案收集與整理工作中存在的主要問題

　　一是庫房問題。

　　檔案庫房必須選擇寬敞、通風良好的地方，避免檔案收集后保存時，長期受潮發霉而紙張變質、字跡模糊現象;二是由于管理不科學，致使檔案混亂，用時查找不到;三是有些人不了解檔案在整個社會中的重大作用。

　　五、加強檔案收集與整理工作的對策和措施

　　(一)做好檔案的收集與整理

　　檔案的收集是檔案工作的起點和基礎，這項工作做得好與壞會直接影響到檔案的數量與質量，因此，要把檔案這項基礎工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經濟社會發展服務。

　　如何把檔案收集齊全、完整、準確，充分發揮檔案在經濟發展工作中的作用，是目前檔案管理部門面臨的一個突出問題。

　　目前，有些人沒有認識到檔案工作的重要性，認為檔案沒有效益，可有可無，導致檔案工作人員工作熱情不高，檔案工作進展緩慢，這就要求我們對檔案進行及時收集、整理、歸檔，為領導提供服務，發揮其重要作用。

　　檔案整理工作，從其中各個環節作業的性質上，又可概括為系統化和編目兩大部分。

　　檔案的系統化包括區分全宗、分類、組卷、卷內文件的排列、案卷的排列。

　　案卷的編目主要包括編制卷內文件目錄，備考表，案卷封面的編目、案卷目錄的編制。

　　系統化是整理工作的開始，編目是整理工作的結束;系統化是編目的基礎，編目是系統化的反映。

　　在實際工作中，二者往往交錯進行。

　　(二)加強管理，狠抓檔案工作制度落實

　　要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作。

　　同時，要建立相應的檔案管理制度，強化規范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進行統一管理，制定一套嚴格的規章制度，防止檔案分散流失。

　　在此基礎上要狠抓落實，要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，違法必究，使之逐步變成自覺的行動，以確保檔案歸檔質量與管理。

　　(三)提高檔案信息管理和服務水平

　　檔案信息化建設是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。

　　人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎設施的前提下，實現信息的公開與信息利用。

　　因此，在檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

　　(四)認真宣傳貫徹《檔案法》，建立獎勵激勵機制

　　只有加強宣傳《檔案法》，依法辦事，引起各級領導的重視和全社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。

　　同時，要抓住機遇，發揮檔案自身的宣傳教育作用，做好檔案的收集整理工作，通過建立獎勵激勵機制來考核檔案工作人員的工作業績、業務熟練程度、責任心的大小，從而調動廣大檔案工作者的工作積極性。

　　(五)注重文件材料的收集與整理

　　存檔的文件、材料要隨時收集并整理，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和時效性。

　　文件資料的收集要齊全、完整、突出重點;整理要符合要求，按照歸檔范圍進行分類整理，力求整齊美觀。

　　同時，要加強檔案保管工作，確保檔案機密安全。

　　集到的原始資料和數據，要進行科學分類和歸納，使資料系統化，便于分析和敘述。

　　六、結束語

　　完整齊全的檔案材料并經系統整理的檔案能科學地、系統地為單位各項工作服務，檔案室要發揮前端調控功能，從立卷歸檔做起，注意有重點、有計劃地收集、整理各門類的檔案，把基礎打牢，發揮檔案資源建設的基礎作用，把有保存價值的檔案集中管理，采取切實有效的措施，改善工作思路，拓展工作對象，創新工作手段，豐富檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來源，確保檔案資源開發利用工作的質量和效率。

　　電子檔案的整理與保護【3】

　　摘 要 中石化西北油田分公司勘探開發設計研究院資料中心主要負責塔河油田鉆井地質、鉆井工程、地面建設、科研項目、測井曲線等各類綜合原本資料的錄入、整理、歸檔等工作。

　　目前，中心的檔案資料大都采用電子檔案保存，歸檔的類型主要有磁盤、光盤、磁帶等類型。

　　而如何將種類繁多的各種檔案資料進行整理歸檔，并確保檔案資料的保存安全可靠，切實有效的發揮檔案資料的功能，電子檔案的整理與保護顯得尤為重要確保電子檔案資料的可靠性，切實有效的發揮電子檔案資料的功能，電子檔案的整理與保護顯得尤為重要。

　　關鍵詞 電子檔案 整理 保護

　　西北油田分公司資料館主要負責塔河油田鉆井地質、鉆井工程、地面建設、科研項目、測井曲線、實物等各類資料的錄入、整理、歸檔等工作。

　　目前，資料館的檔案資料大都采用電子檔案保存，歸檔的類型主要有硬盤、光盤、磁帶等類型。

　　而如何將種類繁多的各種檔案資料進行整理歸檔，并確保檔案資料的保存安全可靠，切實有效的發揮檔案資料的功能，電子檔案的整理與保護顯得尤為重要。

　　一、電子檔案的整理

　　通常情況下，資料館接收的檔案資料的種類較多，為使資料管理有序，便于查找，應當按照中石化地質資料歸檔管理辦法進行分類整理，然后再進行歸檔。

　　(一)基建、科研檔案。

　　基建檔案的形成一般是利用計算機打印并使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就要按照檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使用戶可以直接檢索到每一張圖紙資料。

　　(二)各種鉆井地質、鉆井工程等等。

　　在引進技術和購置各種設備時，供應商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展，產品也逐步實行了CAD設計，而且多數企業的管理也采用了電子化。

　　明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。

　　在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。

　　在做好以上檔案資料分類整理的基礎上，再進行資料歸檔時，應當按照檔案的種類、時間、組織機構、保管期限等進行分別歸檔，要將不同年代、組織機構、保管期限的檔案資料進行分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔檔案資料的保管壽命。

　　對于同一歸檔部門的檔案資料，還應集中在同一盤上歸檔保管，以方便利用。

　　同時為了確保電子檔案資料組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔資料時集中完成組盤后，檔案人員要以統一的數據庫結構和規范命題，建立檔案管理信息，如：分類號、檔案號、保管密級、保管期限等，并建立盤內文件目錄，便于在計算機上對盤內文件進行快速查找。

　　二、電子檔案的保護

　　由于歸檔電子檔案以脫機方式保存，在實際使用中部分電子檔案資料還是用軟磁盤保存。

　　而光盤作為新型的存貯載體，比軟盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子檔案的長期保存，因此，應大力提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。

　　但是，不論是軟磁盤還是光盤存儲，他們的保護仍是當前歸檔電子檔案保護的重點，都必須制定相應的保護措施。

　　(一)軟磁盤的保護。

　　首先應當統一軟盤的規格，使用3.5寸高密盤進行保存，并嚴把軟磁盤質量關。

　　軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到1年，就讀不出數據。

　　目前市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。

　　其次要規范保管條件。

　　軟磁盤應存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在40%—50%，溫度控制在14—24℃。

　　再次要加強病毒防范。

　　各業務部門都應當加強計算機的病毒檢測，確保保存電子檔案的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。

　　最后應當做好加密盤的管理。

　　有的電子檔案在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。

　　所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。

　　在條件允許時，還是建議將存貯電子檔案的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

　　(二)光盤的保護。

　　首先應規范排放和使用。

　　光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中還要避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

　　其次要保持良好的溫度、濕度環境。

　　高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤發生霉變。

　　為此光盤存放的溫度宜控制在14℃-24℃，相對濕度控制在40%-65%。

　　最后應注意避光。

　　光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。

　　因此，光盤要十分注意避光。

　　不管磁盤還是光盤，定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年應轉存一次，轉存后的載體與原載體要同編號保存。

　　以上是筆者在從事檔案資料管理工作中的一些經驗和做法。

　　當然，做好電子檔案的管理和保護工作，運用一定的技術手段是做好檔案管理工作必須具備的外在條件，檔案資料管理工作人員的責任心和業務技能水平同樣也是關鍵之所在，只有不斷提高管理人員的整體素質，積極引導他們樹立優質服務意識，才能真正發揮好檔案資料管理工作的服務職能，才能更好地為油田油氣生產服好務。

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