科技檔案保管整理簡化

　　科技檔案保管整理簡化【1】

　　【摘要】隨著現如今科學檔案管理研究的不斷發展，科學檔案保管整理簡化已經取了不錯的效果，通過科學檔案保管和整理簡化有助于提高檔案的查找速度，就目前科學檔案的簡化而言，可以通過采用傳統文書式文檔管理辦法對科學文檔進行簡化。

　　下面筆者就讀科學檔案保管整理簡化的方法和簡化的操作可行性進行分析。

　　【關鍵詞】科學檔案;可行性;簡化方法

　　一、科學檔案簡化整理可行性分析

　　對于科學檔案的簡化而言，首先要在保障不影響檔案正常管理的情況下進行，通過采用傳統文檔式檔案管理簡化方法，通過將科學文檔進行單位整理，實現對科學文檔的簡化。

　　在傳統文“件”文書文檔的簡化發展下，科學文檔可以充分借鑒傳統文檔的簡化原則，通過對整理對象進行優化，就能夠實現對科學檔案的簡化整理在科學檔案的管理上有很多和文書檔案管理所相同的地方，我們可以通過將文書文檔的簡化方式，對科學文檔簡化進行套用，就能夠實現對科學文檔的有效簡化。

　　在現代科技的發展進程下，通過借助計算機技術能夠有效提升檔案管理的發展，不僅如此還能夠將科學檔案通過良好的數字化鏈接，實現對大面積數據的有效調取。

　　二、科學檔案簡化優勢分析

　　1.簡化程序。

　　對于傳統的科技檔案保管整理而言，其大多要經過對檔案的定期分類、編號、編目、組合、擬定標題以及裝盒這幾個步驟，有的時候整理步驟高達十幾道。

　　通過簡化整理能夠僅通過對檔案的分類定期、編號、編目和裝盒這幾個步驟就實現對檔案的管理。

　　在充分利用計算機軟“件”，使用專門的檔案管理系統將檔案的目錄進行一鍵生成，大大降低了人工的使用，不僅降低了科學檔案的整理保管時間，還降低了保管過程中的費用和人力支出。

　　通過對科學檔案進行簡化，在檢索程序的同時，人們手工的工作就得到了降低，使得文件的管理過程中所需要的人力大幅的降低。

　　2.加快檢索速度。

　　現階段科學檔案在傳統的整理中要想查找出我們所需要的檔案，首先要查找出相應的技術和文“件”是屬于哪一種類型，然后通過相應的目錄分類找到有關的技術文件，然后再從檔案保管箱里找到我們所需要的檔案。

　　如是想從案卷中查找出相關的圖紙或者文件就需要對相關的文件和圖紙進行查找，通過保管期限的不同找出不同的檔案案卷，這種查找方式十分的困難，難以實現對檔案的準確查找。

　　對于傳統整理而言的案卷而言，其查找手續與檢索的速度都十分的緩慢，不利于檔案的利用和管理。

　　通過簡化整理的科學檔案，能夠充分利用計算機的數據處理和檢索功能，再找找所需的檔案和文件的時候僅通過計算機的檢索功能就能夠輕松地將相關的文件查找出來，在通過對關鍵字進行檢索，就能夠將我們所需要的文件精準的查找出來，從而提高檔案的有效利用率。

　　3.檔案利用方便。

　　在通過對科學檔案進行按“件”劃分之后，檔案的查找速度以及查找能力就能夠得到很大的提升，在通過以各“件”的名稱進行檢索，就能夠實現將所需要的問題進行快速的搜索。

　　在科學檔案簡化下能夠在有效利用計算機的強大系統的情況保障“件”的快速整理和檢索。

　　通過對科學檔案的“組件”和“件”的管理不僅使得檔案的利用更加便利而且還增強了檔案報關的安全性，在檢索的時候通過精確查找和相關組件查找，從而使得檔案使用更為精準避免了由于檢索問題導致的信息泄露。

　　三、科學檔案保管整理簡化方式

　　首先在對一些整理繁瑣且工作量較大的“件”進行整理上，要想其整體的工作量的阿斗簡化，就需要對其進行“件”理論模式操作，也就是將每一份文“件”都按照“件”來劃分，將“件”分為單一自然“件”和組合自然“件”這幾種形式。

　　通過“件”和“組件”的方式能夠有效對工作檢索內容進行簡化，通過這種方式能夠保障在工作的時候其范圍能夠得到適度的擴展，其中相關的有機組合能夠通過模仿傳統文書文檔，卷宗的整理形式，將傳統卷宗整理形式與“件”的形式進行結合，實現將科學檢索的內容的簡化，能夠滿足各方面的需求。

　　在對科學檔案保管簡化方式的“組件”過程中，一定要遵循將內容簡單且數量少的并在內容上存在內在關聯的文“件”進行“組件”，比方說會議記錄、會議材料、會議討論圖紙等。

　　進行“組件”的主要目的就是為了保障其能夠可觀的理解，不必采用較為復雜的規則來進行硬性的強調。

　　再其掌握尺度的調控上，需要各單位在“組件”的時候根據企業的自身情況進行。

　　從而保障“組件”和簡化能夠滿足單位檔案檢索和保管需求。

　　對于檔案的“組件”之前，還需要對其進行相應的預處理，通過人工的整理能夠有效地給“組件”進行封面和標題，從而使得在“組件”內部的填寫的時候，能夠與正式文“件”進行統一裝訂。

　　在計算機中進行檔案管理軟“件”錄入的時候，通過計算機模糊檢索，就能夠將我們之前人工處理的相應問題進行全面的調取，保障我們所調取出來的數據適合我們檢索的內容。

　　對于檔案管理而言，其進行目錄管理的時候還需要我們對計算機檔案管理軟“件”中目錄進行設置，這樣我們就能夠通過利用目錄實現將“組件”的全面檢索。

　　【參考文獻】

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　　檔案的保管與整理【2】

　　摘 要：隨著社會的不斷進步與發展，檔案管理工作的重要性被越來越多的人所重視，與此同時，隨著科學技術的不斷發展，檔案管理工作也發生著明顯的變化。

　　檔案的保管與整理做為檔案管理工作的重要組成部分，只有不斷加強對檔案保管與整理方法的創新，才能更好地促進檔案管理工作的發展。

　　下面本文就檔案的保管與整理工作進行了進一步的論述。

　　關鍵詞：檔案;保管;整理

　　在檔案管理工作中，做好檔案的整理與保管工作有著非常重要的意義，我們要在日常工作中以檔案管理原則為基礎，更好地提高檔案管理工作的科學性。

　　為了使得檔案管理工作做得更好，我們要盡量做好檔案的保管與整理工作的創新，從而使得檔案管理工作更加順應時代的發展，更好地提高檔案信息的利用率。

　　一、做好檔案整理與保管工作創新性的重要意義

　　檔案的整理工作和保管工作的最終目的就是保證檔案管理工作的高效性，進而促進檔案內容的利用。

　　因此，在進行這兩項工作的過程中，工作人員應該充分考慮到時代發展的需要，找到傳統管理方式的弊端和不足之處，對工作方式進行創新，提升工作效率。

　　(1)在管理工作中應用先進的技術

　　現如今，社會已經進入到了高速發展時期，信息化和現代化的趨勢比較明顯。

　　在實際的工作中，工作人員應該將網絡技術以及計算機技術等融入到檔案的整理和保管當中。

　　先進技術和檔案的相互結合，必然會直接推動管理工作進行的高效性。

　　另外，工作人員在對檔案進行管理的過程中，首先需要按照檔案的內容和實行的需求進行分類，在這一過程中，檔案管理技術的應用是不可或缺的，從檔案發展的方向上看，這也是一種普遍的趨勢。

　　(2)現代化的檔案整理手段應該備受關注

　　現如今，計算機技術已經應用到各行各業當中，檔案管理工作中應該充分利用計算機技術。

　　主要是在應用這一技術之后，檔案管理工作的工作形式發生了明顯的變化，無需采用繁雜的紙質檔案，只需要借助計算設備來對電子版的檔案信息進行管理即可，這樣不僅可以減少工作人員的工作量，還可以起到事半功倍的效果。

　　利用計算機等現代化的整理技術，工作人員就可以實現檔案序列的自動編號，可以實現自動的檢索，提升可檔案內容查找和應用的效率。

　　另外，計算機管理的優勢作用比較明顯，達到了整理和保管工作簡單易行的效果。

　　二、如何做好檔案的整理工作

　　對于企事業單位來說，檔案對單位的發展起到一個監督的作用。

　　但是目前，在一些單位發展中，并沒有健全的文化管理制度，而檔案工作也并不規范，檔案整理工作也并沒有專人來負責。

　　還有一些其他的單位建立了規范的檔案室，把立卷的任務交給了檔案室，這樣的方式雖然保證了文檔管理的正規性，但是無法確保檔案收集的全面性。

　　文件材料的產生規律和內在聯系都不清晰，導致檔案的內在質量不高。

　　因此，要做好檔案管理整理工作，那么就要加強對檔案管理工作的重視，加強對檔案整理工作制度的建立。

　　所以建立標準的立卷制度十分必要，有關部門要明確文書檔案管理的工作。

　　在對檔案進行整理時，要注意把文件形成年度和針對年度相結合。

　　一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按針對年度立卷，如計劃、總結、統計報表要按針對年度立卷。

　　另外，要注意在整理過程中對上下級文件之間密切聯系的把握。

　　一般在進行檔案整理時，要把上級、下級與本級文件分開組卷;但請示與批復，來文與復文應與本單位文件一起組卷，轉發上級文件可以與上級文件一起分類組卷。

　　同時，進行檔案整理時，要注意對檔案的保管期限，一般對于需要永久、長期、短期保存的文件應分別組卷，但為了保持文件間的有機聯系，少量保管期限短的文件與保管期限長的文件一起組卷時，保管期限從長。

　　三、如何做好檔案的信息保管工作

　　對檔案信息的保管工作，我們可以利用計算機來進行輔助，對一些檔案在月末或是年底來進行分批次的處理，同時也可以對特定的文件進行單獨的處理。

　　編制歸檔文件責任者、內容、文種的報表，并按上述分支對每個詞條給分，這些詞條我們可以預先找出一部分，其他的一部分可以通過計算機進行找出。

　　另一方面，我們可以通過對列出歸檔文件的性質，把文件分為重要性和一般性，通過各種性質進行合理的歸檔。

　　根據現行文件的格式，確定不同的模板。

　　如模版一：責任者、內容、文種;模版二：內容、文種。

　　這樣可以為計算機的自動抽詞提供方便。

　　編制計算機的歸檔程序。

　　對電子文件的標題名中各個字段進行比較，對責任者、內容進行一次性的抽取，并給予相應的分數。

　　它們共同組成了編制工作的核心。

　　每一份文檔形成電子文件后，需要在設計好的程序中運行，通過對運行后的總分數確認可以實現初步的保管期限，并對其進行人工審閱。

　　總之，我們現在處于一個信息高速發展的現代化社會之中，科學技術每天都在不斷地進步與更新，檔案管理工作做為見證社會進步的一個重要組成部分，它對歷史發展起著重要的記載作用，同時，檔案管理工作對生產經營過程中的一些重要事件可以起到真實地反映。

　　近年來，隨著我國改革開放的繼續深入與發展，如何更好地提高檔案管理水平，更加及時、準確、完整地提供檔案信息，從而更好地滿足社會的發展，成為我們所要積極面對的一個新問題。

　　參考文獻：

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　　[2]趙春苗. 檔案整理技術的比較研究[J].科技創新與應用. 2014(08)

　　文書檔案的整理與保管方法的創新【3】

　　摘 要：從現如今社會發展的現狀中可以看出，文書檔案管理工作的重要性日益突出。

　　隨著信息技術的高效普及和發展，文書檔案的管理方式也發生了明顯的變化。

　　由于傳統的文書檔案管理工作的發生弊端展現，無法促進檔案管理工作的高效進行。

　　文書檔案的整理形式和保管方法都應該在原有的基礎上進行創新，這樣才能夠促進檔案管理工作的長足發展。

　　本文中，筆者主要對文書檔案管理方式的創新性和相應的措施進行分析，僅供參考。

　　關鍵詞：文書檔案;整理方法;保管方法;創新

　　做好文書檔案的整理和保管工作至關重要，工作人員在實際的工作中應該以文書檔案的管理原則為基礎，提升文書檔案管理工作的科學性。

　　為了實現這一目的，工作人員應該盡量做好文書檔案的整理和保管工作，使得文書檔案保管工作順應時代發展的需求，在提升工作效率的基礎上，提升檔案信息的利用率。

　　1 文書檔案整理、保管方式實現創新的重要性

　　文書檔案的整理工作和保管工作的最終目的就是保證檔案管理工作的高效性，進而促進檔案內容的利用。

　　因此，在進行這兩項工作的過程中，工作人員應該充分考慮到時代發展的需要，找到傳統管理方式的弊端和不足之處，對工作方式進行創新，提升工作效率。

　　1.1 在管理工作中應用先進的技術

　　現如今，社會已經進入到了高速發展時期，信息化和現代化的趨勢比較明顯。

　　在實際的工作中，工作人員應該將網絡技術以及計算機技術等融入到文書檔案的整理和保管當中。

　　先進技術和文書檔案的相互結合，必然會直接推動管理工作進行的高效性。

　　另外，工作人員在對文書檔案進行管理的過程中，首先需要按照文書檔案的內容和實行的需求進行分類，在這一過程中，檔案管理技術的應用是不可或缺的，從文書檔案發展的方向上看，這也是一種普遍的趨勢。

　　1.2 現代化的文書檔案整理手段應該備受關注

　　現如今，計算機技術已經應用到各行各業當中，文書管理工作中應該充分利用計算機技術。

　　主要是在應用這一技術之后，文書檔案管理工作的工作形式發生了明顯的變化，無需采用繁雜的紙質檔案，只需要借助計算設備來對電子版的檔案信息進行管理即可，這樣不僅可以減少工作人員的工作量，還可以起到事半功倍的效果。

　　利用計算機等現代化的整理技術，工作人員就可以實現檔案序列的自動編號，可以實現自動的檢索，提升可檔案內容查找和應用的效率。

　　另外，計算機管理的優勢作用比較明顯，達到了整理和保管工作簡單易行的效果。

　　2 檔案整理和保管工作對人員素質提出了更高的要求

　　從這一點上看，文書檔案管理工作能夠得以運行的主要因素就是工作人員的自身素質達標。

　　檔案管理工作中，工作人員是主體。

　　由于現代社會處于一個信息化高度發達的社會，文書檔案信息內容遠遠不斷地涌入，這就給檔案管理工作帶來了一定的困難。

　　因此，在檔案管理工作中，工作人員的素質是影響工作能否高效進行的重點。

　　為了提升工作人員的專業素質和職業道德，在具體工作之前，管理人員要對其做好培訓和教育工作。

　　在提升檔案管理工作者業務能力的基礎上，保持積極的工作態度。

　　由于傳統的文書檔案管理工作對人員素質的重視程度不夠，導致檔案管理工作缺乏創新性。

　　在吸收教訓之后，對檔案管理工作人員素質進行培養，從某種程度上可以更好地適應社會發展的需要。

　　3 做好文書檔案整理和保管工作的具體做法

　　3.1 文書檔案管理工作的分類方法

　　通常情況下，文書檔案管理工作的分類方法可以從三個方面來進行分析和探討。

　　第一是年度分類，第二是組織機構分類，第三是問題分類。

　　3.1.1 年度分類。

　　所謂的年度分類法在進行的過程中，主要是根據文件形成和處理的年度來講所有的文書檔案以時間為標準進行區分，然后根據時間的差異來排列。

　　在文書檔案管理工作中，工作人員首先需要將文書檔案進行歸納，提升檔案分類的高效性。

　　經過具體的實踐可以看出，采用年度分類法不僅可以提升文書檔案的質量和效率，在實際的工作中意義重大。

　　3.1.2 組織機構分類法。

　　根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。

　　它以立檔單位內部的組織機構為標準，按不同的機構分別設置類目。

　　3.1.3 問題分類法。

　　按照文件內容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。

　　3.2 檔案裝訂

　　檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個重要環節。

　　一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復和請示可以合并歸成一件，如果頁數太多當然可以分成兩件或者多件。

　　正文與附件之間、正本和草稿之間、來文同復文之間，都可以根據實際情況斟酌而行，或者合而為一，或者拆而為二，都是可以的。

　　不過如果有關的文書檔案拆開處理時，在進行排序時還是應當相對集中于一處，以方便后期的利用。

　　3.3 檔號章與頁碼編寫

　　檔案管理中章與頁碼編寫是最細微繁瑣的工作之一，頁碼編號的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。

　　所有文件的右上部位應當加印檔號章，檔號章上填寫檔案內容，內容包括檔案號碼、所屬年份、機構代號、問題代號、保管時限、館編件號等項內容。

　　重點應當強調檔案號碼的填寫，按照分類標準的不同，檔案號碼要從分類、保管時限的低級順序向高級順序依次進行。

　　4 如何做好文書檔案的信息保管工作

　　通過計算機系統輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應用的是抽詞比較法。

　　抽詞比較法可以按照不同的時間按照批次處理。

　　首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納入索引表，其中包括文件責任人、內容、種類等等。

　　這個過程可以有主要和次要之分。

　　按照一定規范要求給每個詞條打分，把其余的詞條錄入到計算機數據庫，歸之為自學習系統，形成后各建詞表。

　　其次，根據不同的要求，對文書檔案的文件格式進行不同的設置。

　　這種設置方法沒有明確的規定，包括其中的文書內容、種類、年代等等，主要做到更加便捷容易的瀏覽和查閱即可。

　　再者，編輯制作計算機輔助程序。

　　這項工作簡單來說就是比較的過程，將檔案文件的題名表和題名的對照。

　　找出其中相一致的內容，方便儲存和使用。

　　第四，文書檔案的管理的最后一步就是確保電子文件形成后能夠在計算機中正常運行。

　　并按照分類標準與保管期限等進行劃分。

　　5 結論

　　新時期企業核心競爭力的提高與簡單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。

　　檔案事業的發展離不開創新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業的工作進程。

　　創新，是以原來的管理方法為前提，融人新的技術手段，做到更高效更便捷。

　　因此，相關工作人員必須提高工作意識，轉變陳舊觀念，勇于大膽創新，積極投入實踐。

　　充分利用現有的網絡資源。

　　把新時期文書檔案的整理與保管工作推向新臺階。

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