淺談檔案計算機網絡化管理論文

　　當前，科學技術發展日新月異，檔案管理工作也隨之發生著翻天覆地的變化。尤其是計算機網絡技術在檔案管理中的廣泛應用，使得檔案管理的重心由傳統的保存好檔案轉移到運用計算機技術不斷完善與豐富檔案信息數據庫，使檔案更好地服務社會，充分發揮檔案的功能，讓人們認識到檔案在社會發展中的重要性。

　　一、網絡化管理是檔案管理的必然趨勢

　　1.檔案管理的現狀

　　隨著計算機技術的廣泛應用，檔案管理的工作方式也有了一定的改變，一些檔案管理軟件也被運用到檔案工作中，例如現在很多企事業單位在使用的永樂文檔一體化軟件。但是我們在使用過程中不難發現，許多管理系統只是實現了單機管理，只能對檔案條目進行數據錄入、刪除、修改、存儲、檢索、報表、打印等實體的管理功能和數據備份、用戶權限等系統管理功能，對檔案管理和文書處理的銜接問題、機關檔案室和檔案館的銜接問題、不同類型檔案管理問題、目錄管理和全文管理等問題考慮的都還不是很全面，而且大多數檔案管理系統僅是提供檔案管理人員使用，對管理者來說，這種管理方式相對手工管理可以更快的查閱到利用者所需資料的位置，而對利用者來說，這種管理方式與手工管理并無兩樣，檔案利用者還是要到檔案館來查詢檔案。由此可見這種單機版的管理軟件實用性并不強。要滿足利用者的需要，使檔案更好地服務社會，檔案管理人員應該開發一套網絡版的管理系統，使管理者能夠時時監控各部門的檔案管理工作，提高工作效率；使利用者隨時隨地能夠查詢自己需要的檔案資料，提高檔案利用率。當然，任何一套軟件系統的開發都要經過細致的需求分析，并且在使用過程中不斷完善，檔案管理系統也不例外，它需要檔案專業人員和軟件開發人員共同努力。

　　2.檔案管理網絡化具有無比的優越性

　　檔案事業是人類的記憶工程，體現其最終價值就是利用。如何能夠使人們更好地利用檔案，成了檔案管理人員工作中必須思考的問題。

　　當今社會，人們的生活方式、工作方式隨著網絡技術的發展而發生改變，網絡信息服務已形成產業。檔案管理部門應充分利用這些技術，采用現代化的管理手段來提高檔案的管理水平和服務質量，提高工作效率。開發信息資源，實現檔案信息資源共享。論文發表。網絡化是檔案管理工作的必然要求。實現檔案網絡化管理，可以減少所保存檔案的交叉重復，通過聯機操作，檔案部門可以時時監督、檢查各部門的檔案工作，督促其將一些重要檔案及時歸檔，以免原件損壞和丟失，使檔案部門保存的檔案更加完整。

　　通過網絡技術，檔案管理部門能夠為各職能部門提供“快、準、精”的檔案服務。檔案管理網絡化，實現各部門的資源共享，快速而有效的提供有關資源，提高工作效率。檔案管理人員的工作可以逐步從前臺轉移到后臺服務，及時地更新檔案信息資源庫，將最新的信息資源以最快的速度提供給利用者，以改變傳統的檔案工作方式“你來我借”；管理人員還可以通過網絡管理，了解到哪些檔案的利用率最高，從而在以后管理工作中有重點，使檔案工作更具有主動性；由于檔案網絡化軟件的開發使用，檔案利用者可以隨時隨地查詢自己所需要的檔案，利用者可以根據自己的需要通過管理系統查閱自己的材料，這樣利用者獲得的資料將會是他自己最滿意的。

　　二、檔案管理網絡化應注意的問題

　　1.安全保障

　　網絡化管理雖然有很多優點，但也不能忽視它的不穩定性和不安全性，網絡是一個開放的系統，網絡的不安全性已成為限制其發展的最大障礙。國家保密局規定，帶密級的文件、信息不能上網，檔案不同于其他信息資源，開放利用必須經過嚴格的審查。因此，在檔案文件信息上傳到網上前，要仔細區分普通檔案和密級檔案，確保密級檔案不能上網流傳。現在被許多企事業單位運用的辦公自動化系統，包含機關檔案信息化系統，涉及大量的國家機密，必須與互聯網等公共信息網實行物理隔離。從安全角度考慮，各單位應盡可能建立檔案部門獨立的系統，采用電子身份驗證、數據加密及加密傳輸、病毒防范等技術來增強安全性。各部門登記注冊合法用戶，根據權限不同上傳電子文件，查詢相關信息。管理人員還應在網絡中心管理人員的協同下定期進行網絡安全檢查，有效監督，配以相應的技術手段，確保管理系統安全健康的運行。檔案網絡化建設是一項長期的高投入的系統工程，各級各類單位應根據自身情況、條件不一樣，量力而為，分步實施，講求實效，不應盲目跟風，只有逐步建設，才能持續發展。論文發表。

　　2.培養人才，提高檔案從業人員的專業素質和道德品質

　　檔案管理網絡化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等工作，需要復合性人才，檔案部門應積極吸納即掌握計算機應用知識又懂檔案管理知識的工作人員。檔案部門要不斷增強檔案隊伍的現代化素質，通過多種渠道，采取多種方式，加強對檔案工作者的繼續教育和培訓，提高工作人員的管理技能、計算機應用和網絡管理技術，增設新的學科知識，培養出合格的現代化檔案管理復合型人才；重視檔案人員專業素質培養的同時，我們還不能忽視工作人員職業道德和思想素質的培養，檔案工作是一項特殊的工作，對管理人員的道德素質有著很高的要求。每個檔案工作人員要把“甘為他人做嫁衣”的精神作為自己的美德，熱愛本職工作，正確對待名利，熱心服務，樹立檔案職業道德信念。在工作中要忠于職守，盡職盡責，實事求是，尊重和維護歷史的真實面貌。要遵守紀律，具備嚴格保密觀念和良好的保密習慣，維護國家和單位的利益。

　　人才隊伍建設是檔案信息化成功之本，是保證檔案信息化建設持續發展的關鍵。技術再先進，也要靠人去掌握和運用。各級各類檔案部門始終應把培養人才、建設隊伍、提高人的素質放在第一位。

　　3.制定法律、法規保障網絡化檔案管理工作

　　檔案工作是一項嚴肅的工作，保證檔案價值的前提和基礎是檔案部門的權威性，必須建立相關的制度來規范檔案部門的工作流程，確保檔案的真實性。

　　從檔案網絡化建設的基礎來講，標準規范是它的重要基礎之一。論文發表。高速公路上車輛行駛要遵守交通規則，信息高速公路上的交通，同樣也需要遵守規范嚴密、科學合理的“交通規則”，這些“交通規則”就是我們所要構建和遵守的檔案信息化建設的標準和規范。隨著計算機網絡技術的發展，越來越多的社會生活和科技生產的記錄產生于電子工作環境，各種文件的生命都將有可能部分甚至全部以電子形式度過，未來館藏數字檔案最主要的來源就是電子文件。于是，電子文件歸檔和電子檔案管理、電子檔案的查閱，檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，都需要我們做系統的調研和論證，根據國際標準和通用規范，逐步制定出檔案網絡化的標準規范體系。

　　從檔案管理者應該具有的素質和法律知識上來看，檔案管理者要有強烈的依法辦事的意識，遵守檔案利用工作紀律，按照黨和國家有關規定進行檔案的開發、開放、公布和利用。檔案部門還要建立完善的獎懲制度和激勵機制，樹立典型，以調動檔案工作者的工作積極性。

　　新的時期——以知識經濟和信息時代為特征的21世紀，給檔案工作帶來了挑戰和壓力，同時也為我們帶來新的機遇，國內有關計算機輔助檔案管理、電子文件管理、檔案網站建設、數字檔案館建設等方面研究成果的取得，為檔案網絡化建設積累了可貴的經驗，我們要抓住機遇，更新觀念，加強檔案網絡化管理意識，提高人員的技術素質和業務能力，使檔案工作上新的臺階，更好地服務社會。

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