檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文

時間：2022-10-05 08:52:06 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

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　　摘要：檔案信息化是隨著科學(xué)技術(shù)進步、社會發(fā)展，逐步形成的一種新的管理模式，檔案管理要跟隨時代變化而革新、與時俱進，這樣才能更好地適應(yīng)信息時代的需求，實現(xiàn)檔案信息管理的歸檔、管理、提供服務(wù)和收集的效率，滿足當(dāng)前人們對檔案信息的要求[1]。本文就檔案信息化建設(shè)與檔案管理的策略進行細致的探討，內(nèi)容如下。

檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討論文

　　關(guān)鍵詞：檔案信息化、管理、建設(shè)

　　1、檔案信息化建設(shè)含義

　　檔案信息化建設(shè)就是借助或者依托現(xiàn)代化的手段，例如：網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)、計算機等，在檔案的管理中，根據(jù)國家相關(guān)的檔案行政管理部門的要求和相關(guān)的信息社會要求，對信息進行管理、搜集、保存的一種管理模式，以檔案工作為依托、檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)、以檔案資源為對象的管理模式[2]。檔案信息的管理主要是依據(jù)數(shù)字化信息的技術(shù)管理方式，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，資源共享，最終達到一體化數(shù)字管理。

　　2、檔案管理現(xiàn)狀

　　2.1在檔案信息化建設(shè)中缺乏足夠的重視

　　在非專業(yè)檔案管理機構(gòu)中，普遍對檔案管理工作不夠重視，這些機構(gòu)中檔案管理部門由于不是主要業(yè)務(wù)部門，因此在人員配備、檔案管理設(shè)施設(shè)備上都多多少少存在“老弱病殘”的現(xiàn)象，主要領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理標(biāo)準不夠了解，導(dǎo)致機構(gòu)內(nèi)部檔案管理部門“積貧積弱”，檔案管理標(biāo)準化較差，更別談檔案信息化建設(shè)和管理。這也導(dǎo)致了機構(gòu)內(nèi)部檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、工作積極性不佳的現(xiàn)狀。另一方面，由于檔案管理工作的特性，檔案工作管理人員容易養(yǎng)成墨守成規(guī)的工作習(xí)慣，遵循于陳舊的管理系統(tǒng)，缺乏時代性的創(chuàng)新，如果讓他們重新再接受別的工作形式，在短時間內(nèi)他們身體和心理上都接受不了，甚至?xí)霈F(xiàn)抵觸，不愿意輕易改變的情況[3]，如此形成了機構(gòu)內(nèi)部檔案管理工作的不良循環(huán)，使檔案管理工作大大落后于信息時代的要求。

　　2.2對檔案信息化的管理標(biāo)準不明確

　　在有關(guān)檔案信息化的管理過程中，還沒有齊全、完整、有效的管理制度和有關(guān)部門的管理系統(tǒng)。國家檔案局對于各單位的檔案管理工作，大多數(shù)只是發(fā)揮業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用，對非直屬單位的檔案管理工作人員和主要領(lǐng)導(dǎo)的考核、考評并不具有話語權(quán)，因此對于相關(guān)管理制度和相關(guān)的管理系統(tǒng)只是起建議性的作用，并不具備相關(guān)行政強制力，對此各行業(yè)、各部門檔案信息的管理水平參差不齊，標(biāo)準各不相同，加之各行業(yè)、各單位對于檔案工作服務(wù)于本單位中心工作各有各的要求和標(biāo)準。因此對于檔案信息化的管理實行統(tǒng)一標(biāo)準也具有較大困難。

　　2.3檔案管理工作人員的素質(zhì)不高

　　現(xiàn)今，各單位檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，多數(shù)人員業(yè)務(wù)水平較低，主要表現(xiàn)：一是，從其他崗位上調(diào)到檔案管理工作崗位，半路出家，對檔案工作的理解和管理理念存在先天不足，需要長期的工作磨合才能提高檔案管理工作業(yè)務(wù)技能和檔案管理理念的共鳴。二是，工作責(zé)任心不強，由于大部分單位對于檔案工作不夠重視，直接反映在檔案工作管理崗位的人員上，基本是“老弱病殘”，甚至將檔案室作為職業(yè)生涯的最后一站。這類人員一是沒有精力學(xué)習(xí)，“心有余而力不足”，更別談檔案信息化建設(shè)、管理工作；三是，純粹抱著“做一天和尚敲一天鐘”的心態(tài)，根本不想學(xué)習(xí)，只要不犯原則性錯誤就行。這種現(xiàn)狀，不但降低了單位中心工作的效率，也給他人在事務(wù)辦理上造成了很多的不便[4]。

　　3、檔案信息化建設(shè)過程中存在的一些問題

　　3.1分散性

　　檔案信息化建設(shè)過程中信息重疊現(xiàn)象屢見不鮮，主要原因是因為各單位、部門在檔案信息化建設(shè)中無法實現(xiàn)信息的聯(lián)網(wǎng)互通、數(shù)據(jù)共享，各個部門的信息資源無法互通，就容易造成擁有相同主題信息這樣的后果。

　　3.2異構(gòu)性

　　很多部門在接到檔案信息后，在數(shù)據(jù)往資料庫轉(zhuǎn)移的過程中導(dǎo)致信息出現(xiàn)了異構(gòu)，從而導(dǎo)致了很多數(shù)據(jù)檔案信息的來源差異，導(dǎo)致了不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，也致使一些文件屬性差異，有些甚至出現(xiàn)了特殊的文件形式，從而導(dǎo)致了復(fù)雜的信息結(jié)構(gòu)，也增加了人工處理檔案信息的困難，浪費了本來就有限的人力物力，也對信息數(shù)據(jù)庫造成了很大的存儲壓力，增加了維護的負擔(dān)。

　　3.3具有滯后性

　　利用現(xiàn)代先進的電子技術(shù)手段建設(shè)檔案的信息化，這是對原有的實體化的檔案信息資料進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，這樣可以快速地通過查找計算機目錄的形式在計算機上顯示出相關(guān)度資料信息和想要查找的存儲內(nèi)容。但是檔案信息化建設(shè)不應(yīng)該單單體現(xiàn)在先進的技術(shù)上，更應(yīng)該體現(xiàn)在是否具有完善的管理體制上，以及對于檔案工作錄入的人員是否具有責(zé)任心等方面上，現(xiàn)如今，沒有及時有效的歸檔的現(xiàn)象仍然存在著，導(dǎo)致很多資料信息化的缺失，大大降低了人們對檔案信息化的信心和效率。

　　3.4混淆信息化和數(shù)字化的概念

　　有人認為從網(wǎng)上下載的信息就是將檔案數(shù)字化后的信息，也有人將電子文件和辦公手段的自動化認為是檔案信息化的建設(shè)。從概念上來說檔案的信息化是一個趨勢，一個目標(biāo)，或者是一種發(fā)展的方向[5]。數(shù)字化的檔案管理是一種檔案信息發(fā)展到一定程度后的一種新的信息化的檔案管理形式，因此，應(yīng)該明確不同的概念和其中存在的區(qū)別，在具體的檔案信息化建設(shè)中避免公式化以及操作的簡單化。目前，我們只是進行檔案信息化的建設(shè)，實際上本質(zhì)還遠未達到數(shù)字化的發(fā)展階段，檔案管理數(shù)字化是檔案信息化的最終目標(biāo)

　　3.5安全性

　　現(xiàn)階段許多的檔案管理機構(gòu)和個人對檔案的信息化后的安全意識存在不足，防范措施不夠完善，不能夠認識到信息安全問題帶來的后果，只是片面地認為只要建立安全的防護系統(tǒng)就能無后顧之憂。對風(fēng)險認識不夠，不能夠及時地更新安全的防范措施。

　　4、構(gòu)建檔案信息化的策略分析

　　4.1構(gòu)建完善水平高的信息化檔案系統(tǒng)

　　想要構(gòu)建起完整的數(shù)字化平臺，首先要建立完整的數(shù)字化系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建公眾服務(wù)平臺以及內(nèi)部檔案系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，設(shè)立符合要求且滿足實際需求的宣傳和服務(wù)窗口，進而對信息資料進行管理，加強實際應(yīng)用，達到凸顯其作用價值的目的。此外，還要強化信息自身的可靠性與安全性。

　　4.2充分發(fā)揮多部門協(xié)作的作用

　　在對電子文檔進行處理、管理過程中，一般來說，原始檔案產(chǎn)生部門對相應(yīng)的電子信息資源較為熟悉，可以實現(xiàn)對其初步有效整合、管理。電力檔案形成以后，檔案管理部門一定要按照其內(nèi)容來完成分類、歸檔、鑒別等工作，從而對其中有價值的文件進行充分利用，最終實現(xiàn)文檔信息化的目的。通過多部門之間的協(xié)作，可以提高檔案信息化的價值水平。

　　4.3對電子檔案進行處理

　　電子檔案文件建立以后，相關(guān)的工作人員要對形成好的電子信息進行審核、鑒別，等確定其中的價值后，將文件設(shè)置成只讀性，確保文件不可以隨意更改，保證文件的原始性和符合性。

　　5、檔案信息化建設(shè)的好處

　　5.1節(jié)約成本

　　檔案信息化建設(shè)將有利于單位或部門節(jié)約資源，避免不必要的浪費。在檔案信息化建設(shè)之前，檔案信息的管理需要檔案人員花很多的時間和紙張對檔案資料進行撰寫，人為地整理撰寫檔案信息難免會出現(xiàn)漏記和漏寫的情況，對于資料的查找更是需要大量的時間，這樣做也大量浪費了物力和人力。信息化建設(shè)后可以快速地查詢到所需的資料，在保存上不易缺損和丟失，也相對簡單。

　　5.2提高工作效率

　　現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展被看作一個將紙質(zhì)信息檔案到信息化的一個過渡過程，現(xiàn)代化的技術(shù)能夠高效提高對信息查詢的效率，還可以節(jié)約人工成本，運用現(xiàn)代化的技術(shù)對信息處理后只需要很少的人就能完成這份工作，也大大提高了工作人員的效率。

　　6、檔案管理信息化建設(shè)的策略

　　6.1逐步完善檔案信息化管理的設(shè)施

　　檔案信息化建設(shè)的首要條件就是要求基礎(chǔ)設(shè)施要完善，如果沒有這樣的基本條件，檔案信息化的建設(shè)就無從談起，沒有實實在在的意義。所以建立現(xiàn)代的信息化檔案管理系統(tǒng)就需要基本的基礎(chǔ)設(shè)施，其中最為主要的設(shè)施就是計算機，其次就是相應(yīng)的輔助設(shè)備，例如：打印機、復(fù)印機、掃描儀等設(shè)備。在設(shè)備條件滿足后我們還需要有一套完整的、可靠的系統(tǒng)可以快速地對檔案進行錄入和查詢，也需要可靠的管理系統(tǒng)對檔案進行分類管理。

　　6.2將檔案信息化與傳統(tǒng)方式并重

　　檔案的信息化建設(shè)很重要，但是傳統(tǒng)的檔案保管方式也不能被我們無情地拋棄，不能全盤否定過去的檔案管理方式，比如，現(xiàn)如今的房地產(chǎn)有關(guān)的資料文件作為房產(chǎn)擁有者的一個證明文件，就需要紙質(zhì)文件的長期保存。還有一些原始的紙質(zhì)檔案比電子檔案具有更高的學(xué)術(shù)或歷史價值。

　　6.3提高檔案信息化建設(shè)的安全性

　　信息時代，人們生活越來越信息化，隨之而來的關(guān)于信息泄漏的問題也屢見不鮮，我們應(yīng)該在現(xiàn)代化信息建設(shè)的基礎(chǔ)上進一步加強和提高檔案信息化建設(shè)后的安全性和可靠性。不少不法分子利用一些技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)上的漏洞，對檔案信息管理系統(tǒng)進行攻擊，這造成了檔案信息的損壞和流失。很多檔案信息在沒有備份的情況下，導(dǎo)致出現(xiàn)流失的、破損的文件的情況，這就很難對原有文件進行修復(fù)和還原，所以，檔案管理部門應(yīng)該對信息管理的系統(tǒng)進行完善和升級，確保管理檔案信息系統(tǒng)的安全性和可靠性。

　　6.4增強管理檔案工作人員自身素質(zhì)

　　首先要提高檔案工作人員的工作水平，熟悉對電子文檔和自動化系統(tǒng)的操作，有一些很有價值的書面材料，時間長了后就容易出現(xiàn)破損和陳舊，很多紙質(zhì)上存在的資料就看不清楚，這就需要管理人員具有一定的專業(yè)素質(zhì)，對紙質(zhì)資料進行妥善的保管保存[6]。其次，主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的高度重視。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好工作的重要條件，對于人員配備、硬件設(shè)施完善都具有十分重要的作用，同時也能提高檔案管理工作人員的工作積極性，從根本上突破檔案信息化建設(shè)和管理的瓶頸。最后，關(guān)于工作人員的敬業(yè)精神。這就需要定期對工作人員展開責(zé)任教育，使其感受到強烈的自身約束力和使命感，也要執(zhí)行強有力的管理措施對工作人員形成約束力，保證檔案信息的安全。

　　6.5強化檔案信息化建設(shè)水平

　　在對資料以及信息進行接收以及處理時，需要嚴格按照數(shù)據(jù)信息的類型及其方式上的差異，充分利用計算機等相關(guān)手段來將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字化，同時根據(jù)信息數(shù)據(jù)的實際情況，做好專門的鑒定、分類以及歸檔，進行甄別，確保其在保存過程中的完整性、可使用性、真實性和有效性。同時還要制定相應(yīng)的管理辦法，用來加強檔案信息化管理的規(guī)范，制定相應(yīng)的制度，嚴格遵循制度的執(zhí)行和實施，這樣做可以更好地加強檔案信息化建設(shè)應(yīng)有的效率和成效。

　　6.6實現(xiàn)檔案信息資源的共享，改變原有的檔案管理模式

　　為進一步對檔案信息化管理上的效率和作用的提高，我們必須改變相關(guān)工作人員對于檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，提高檔案管理者的態(tài)度，加強主動服務(wù)意識和反應(yīng)能力。管理工作人員將信息及時進行整理，確保信息的時效性和真實性，做到信息共享，主動提供檔案信息內(nèi)容，為人們和社會提供有價值的信息。在檔案信息化管理過程中，要進一步加強對電子軟件和信息內(nèi)容的檢索，確保檔案信息的有效性、規(guī)范性、安全性、使用性。

　　6.7堅持質(zhì)量第一

　　第一，在有關(guān)檔案信息化的轉(zhuǎn)移和歸類的過程中，工作人員必須做到每一步所做的都能夠達到一個高水準，不能因為時間上的限制或者其他的一些托詞，導(dǎo)致了質(zhì)量上的下降。

　　第二，檔案工作人員要提高對自身的要求，加快自己對檔案信息建設(shè)的知識更新，保證對于檔案信息的使用者可以享受到更好的服務(wù)、更快捷的服務(wù)體驗。

　　第三，檔案信息化的建設(shè)是國家檔案工作的重點和發(fā)展方向，所有地區(qū)、所有單位都必須要參與進來，在這過程中，我們還需要下列兩點并重：1.信息資源的整理與調(diào)整的職能并重；2.拓展建設(shè)與安全防范并重；軟件與硬件并重。

　　本文所闡述和研究的現(xiàn)代化信息檔案管理模式，突出了檔案信息化建設(shè)的重要作用，和現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)無法超越的優(yōu)越性。在此基礎(chǔ)上，提出了建設(shè)檔案信息化的存在的問題，以及建設(shè)檔案信息化的一些步驟，這些意見為建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)提供了較好的參考建議。

　　參考文獻：

　　[1]褚志臣.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].黑龍江科技信息，2017（13）：250.

　　[2]馬小榮.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（8）：84.

　　[3]齊宏佳.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（6）：132.

　　[4]劉爽.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].黑龍江科技信息，2017（8）：143.

　　[5]李曉琳，王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016（5）：58.

　　[6]楊志聯(lián).關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（3）：48.

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