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職稱檔案信息化建設探討論文
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摘要：職稱改革是我國一項重要的人才選拔和激勵制度，關系到廣大專業技術人員的切身利益。從20xx年開始，廣西率先在全國各省區中實行無紙化信息評審工作，取得了良好的效果，得到了專業技術人員的廣泛認可和支持。作為職稱信息化改革的一個重要內容，檔案的信息化建設也被人們提上了日程。轉變觀念、加大資金投入，不斷提高從業人員的素質，制定相應的標準，確保檔案信息的安全性是職稱檔案信息化建設的關鍵。
關鍵詞：職稱檔案信息化廣西途徑
1、引言
我國的職稱改革已經邁入了第二十六個年頭，近三十年來，這項政策在專業技術人才的選拔、激勵、使用等方面發揮了舉足輕重的作用。20xx年，經過柳州市中小學教師系列的成功試點，20xx年開始，廣西在全區范圍內實行職稱信息化評審的改革。這是廣西在創新人才選拔制度方面進行的一次有意義嘗試。從兩年的實踐來看，這項改革得到了廣大專業技術人員的認可和支持。作為信息化改革的一個重要內容，職稱檔案的信息化建設也因此被提上了議程。
2、職稱檔案信息化的含義
2.1職稱檔案的內容
職稱檔案是指各單位在開展職稱評審、職稱考試、職稱聘任等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖標、音像等不同形式的記錄資料。1主要內容包括各級人事職改部門的文件及通知、參評對象的各類表格（如評審表、認定表、重新確認表）、各類佐證材料、職稱證書等。
2.2檔案信息化建設的含義
檔案信息化建設是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、音像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數據庫。2職稱檔案的信息化建設是指在職稱信息化改革的背景下，利用各種技術手段，將各類紙質的職稱文件或其它傳統的佐證材料轉化成電子檔案數據，并通過一定的數據庫技術實現對檔案信息的管理和利用。
3、職稱檔案信息化建設的必然性
3.1傳統職稱檔案管理存在的問題
3.1.1費時、費力、費錢
以廣西高校教師系列為例，申報高級職稱的紙質材料往往包括一式四份的評審表（16K紙雙面打印）、一式二十五份的推薦大表（A3紙打印）、代表作原件一份、各類證書或證明材料復印件一式一份等。為了能夠提供齊全的材料，參評對象往往需求提前半年收集材料并分類匯總；此外，由于高校教師的教育科研業績相對突出，一個參評對象完整的紙質申報材料往往重達2～3斤，一個高校一年的職稱材料的搬運很有可能會需要使用到微型的面包車，光憑職改工作人員來搬運是不現實的；再次，由于絕大部分申報材料提供的是復印件，使用到的復印紙多達幾百張，這無形中也會給參評對象帶來不小的經濟負擔。
3.1.2檔案材料真實性無保證
近年來，職稱工作的社會關注度越來越高，一方面是因為職稱事關專業技術人員的切身利益，另一方面是因為在職稱評審中出現了不少材料造假的案件，破壞了職稱評審原本的公平性。極少數申報對象利用紙質復印件材料不容易讓人察覺的缺陷，在職稱評審中獲利，使人們對職稱評審的公平、公開和公正，產生了懷疑。
3.1.3檔案材料利用率不高
檔案的最終目的是利用。一份參評對象的職稱材料，既是該同志基本情況的概述，也是該同志幾年甚至是幾十年來業績成果的一個總結，具有較大的利用價值。然而，長期以來，很多人存在一種落后和錯誤的觀點：職稱材料只是在申報評審時才有用，如果通過評審了，則職稱材料的存檔或利用就顯得可有可無。這種觀念導致人們將職稱檔案把其佐證材料功能與日后的使用功能分離開來，再加上相關單位職改辦部門保存的材料中主要是以評審表為主，其它申報材料一般如數退還給申報者本人。因此，大部分參評對象的職稱檔案實際上利用的程度非常低，形成了所謂的信息孤島。
3.2職稱檔案信息化建設的必然性
3.2.1省時、省力、省錢
隨著北部灣經濟開發區的建設及中國―東盟自由貿易區的建成，廣西正處在歷史上最佳的發展時期，為廣西專業技術人員的發展壯大提供了千載難逢的大好機遇。以教師系列為例，20xx年全區申報高級職稱的教師人數只有900多人，而20xx年的申報人數超過了6000人，申報人數增長了6倍。假設每份紙質申報材料的重量平均在2～3斤，則其總重量將高達幾頓，這將給檔案的使用和保管帶來極大的困難。而采用無紙化申報后，將大大簡化職稱檔案材料的制作時間和成本。一般情況下，某個單位或個人只需要具備一臺電腦、一個掃描儀或數碼照相機、一個移動硬盤就能夠滿足大部分職稱信息化佐證材料的制作、上報、保管和利用的要求。
3.2.2人才的流動性增強，對職稱檔案的使用提出了更高的要求
隨著國家事業單位崗位設置改革政策的實施，很多專業技術人員逐漸擺脫了原來鐵飯碗、大鍋飯的思想束縛，人才的流動日益頻繁，這就要求職稱評審的任務不單單是選拔人才，更要利用好人才。而利用好人才的一個基本前提，就是要掌握人才的各項基本情況，而職稱檔案正好具備了這樣的功能。再加上信息化評審后，檔案的信息更加便于檢索、利用、傳遞、保管，相比傳統的職稱檔案而言，具有更大的利用價值。
3.2.3電子設備的普及和信息化技術的進步為檔案信息化建設提供了物質保障
幾年前，當計算機、數碼相機、移動硬盤等電子設備對于國內絕大多數的消費者、甚至是單位來說都是一種奢侈品時，信息化建設因缺乏基本的載體而只能是一種奢望。而今，筆記本電腦、數碼相機、移動硬盤、復印機、掃描儀等電子設備早已進入了尋常百姓家，即便是在一些條件比較艱苦的山區或者鄉鎮，也具備了制作信息化職稱檔案的基本設備；其次，信息化技術的進步為職稱檔案的使用變得更加的便利。如網絡技術的發展解決了多人同步電子檔案上傳或下載的帶寬問題，加密碼認證技術解決了檔案材料的安全性問題等。
4、職稱檔案信息化建設的探討
4.1轉變觀念，加大投入
作為一個新生事物，職稱檔案信息化建設的發展之路不可能一帆風順。與傳統紙質檔案管理相比，信息化建設面臨設備的使用和維護更加復雜、前期投入的經費更大、技術的學習和掌握更難等現實問題，再加上人們接受一個新生的事物普遍需要一個較長的過程，致使在實踐當中出現檔案信息化建設跟不上職稱信息化改革步伐的征兆。究其原因，主要由于很多單位的領導或職改工作人員不重視導致的。片面追求職稱評審的通過率，突擊性的階段性工作，無固定的工作人員等方面的原因使得職改工作在很多單位得不到應有的重視，職稱檔案的管理更加容易被人忽視。只有相關單位加大對職稱信息化建設的投入，轉變人們的觀念，把要我建變為我要建，才能為職稱檔案信息化的建設爭取到更為有利的發展條件。
4.2提高從業人員素質
職稱檔案的利用率大小，關鍵在于職改工作人員業務素質的提高。以往紙質材料階段，職改工作人員只需在評審會結束后將相關的評審文件和紙質的評審表歸檔保管即可。而信息化以后，職改工作人員既要指導申報對象如何制作信息化的檔案材料，又要負責信息材料的整理、匯總、上報和保管，工作量明顯增加了；其次，信息化后職改工作人員的工作難度也增加了，要求他們不僅懂得基本的電子設備使用和維護的方法，且需要學習掌握網絡傳輸、數據庫、繪圖軟件等計算機軟件的技能。可見，只有不斷提高職改工作人員的業務素質，才能為職改檔案信息化建設提供必要的智力支持。而要提高職改工作人員信息化管理能力，可以考慮以下兩種方法：（1）加強崗位技能培訓。采取集中學習和自學相結合的方式，對所有職改工作人員特別是缺乏相關信息化管理知識的人員進行培訓；（2）參加各種計算機或信息化方面繼續教育的培訓。必要的繼續教育能夠防止職改工作人員知識的老化，開拓他們的視野，調整他們的知識結構，提高他們的素質。
4.3制定標準、安全第一
信息化標準的制定和信息的安全性保障是信息化建設的兩個核心問題。如果沒有相對統一的制作標準作為指導，那么不同單位的信息化檔案之間的就有可能出現較大的差異性，不利于檔案信息的相互傳遞或者使用；其次，安全性問題是職稱檔案信息化建設的另一核心問題，由于檔案中大量涉及單位或個人的信息，假如保管不當，極有可能給當事人帶來物質上或經濟上的損失。因此，制定統一的標準，確保信息的安全就顯得十分的迫切。標準的制定可以掌握以下兩個原則：（1）不違反規定的原則。即根據現有的相關檔案管理的法律法規制作檔案信息化的要求；（2）普遍性與特殊性相結合。即各單位、各部門既要在服從上級人事職改部門有關職稱檔案信息化建設指導意見的基礎上，根據本單位的實際制定切實可行的方案和措施。其次，檔案信息化的安全性問題可以通過限制訪問策略（如網絡防火墻設置、網絡訪問權限設置、加密狗設置等）及物理安全設置等方法解決。
總之，信息化是當今社會發展的一大趨勢，職稱檔案信息化建設必將隨著職稱信息化改革的深入而顯得更加的迫切。廣大職改工作人員需要克服前進道路上面臨的各種困難，才能使職稱工作在經濟社會發展中發揮更大的作用。
參考文獻：
[1]許壯苗.醫科院校直屬醫院職稱檔案的特點與管理[J].陜西檔案，20xx（4）
[2]明煒.試論檔案信息化及檔案信息化建設[J].管理觀察，20xx（11）
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