企業(yè)辦公自動(dòng)化推廣中的公文管理

時(shí)間：2022-10-05 18:28:30 計(jì)算機(jī)應(yīng)用論文我要投稿

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　　企業(yè)辦公自動(dòng)化推廣中的公文管理【1】

企業(yè)辦公自動(dòng)化推廣中的公文管理

　　摘要：企業(yè)的公文管理包括制文和收發(fā)文，是個(gè)企業(yè)辦公室工作的重要內(nèi)容，能否做好都會(huì)直接影響到黨和國(guó)家方針、政策，上級(jí)決策和企業(yè)決策的貫徹執(zhí)行，也直接影響企業(yè)的職能發(fā)揮和職責(zé)履行。

　　關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公自動(dòng)化;公文管理

　　隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化逐步推廣，對(duì)提高企業(yè)辦文、辦事、辦會(huì)效率起到積極的推動(dòng)作用，結(jié)合實(shí)際運(yùn)用，現(xiàn)就辦公自動(dòng)化給公文管理帶來的便利和辦公自動(dòng)化平臺(tái)下公文管理中存在的問題，及如何在辦公自動(dòng)化推廣中保證公文管理的作用作一淺析。

　　一、公文制作按流程運(yùn)行方便、省事、快捷，易出現(xiàn)問題環(huán)節(jié)需注意

　　辦公自動(dòng)化平臺(tái)下，公文制發(fā)的優(yōu)勢(shì)非常明顯，一是發(fā)起單位不必一級(jí)一級(jí)找部門、分管領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批，只需按流程做好監(jiān)督。

　　其間，公文的修改、校對(duì)、用印具體時(shí)間、修改人員都會(huì)留下內(nèi)容，對(duì)事后查閱辦文細(xì)節(jié)方便有效。

　　但對(duì)急件的處理，不如紙質(zhì)文件方便、快捷。

　　在實(shí)際操作中，部分公文(尤其上報(bào)請(qǐng)示等)需特事特辦，未按規(guī)定走網(wǎng)上的流程，這時(shí)辦公室需做好這部分紙質(zhì)文件的審核、校對(duì)、歸檔的適時(shí)監(jiān)督，對(duì)發(fā)放范圍不作限制的可公布文件，做好PDF文件的網(wǎng)上公布。

　　二是網(wǎng)上發(fā)布文件減少了紙質(zhì)文件的印發(fā)，大大減少了制作成本，避免了不必要的的浪費(fèi)。

　　同時(shí)網(wǎng)上發(fā)布的文件，點(diǎn)擊率大大提高，擴(kuò)大的文件的閱讀范圍，提高了文件在職工中的周知性和執(zhí)行力。

　　但在實(shí)際運(yùn)用中，辦公自動(dòng)化平臺(tái)在文件管理中還存在一定的不足。

　　一是在文件制發(fā)過程中，發(fā)起人的校對(duì)是在領(lǐng)導(dǎo)審批后出現(xiàn)的環(huán)節(jié)，發(fā)起人的校對(duì)、修改有可能是個(gè)別文字的修改，與原起草的文件無根本的影響和沖突;但也有可能是與起草文件有較大出入的修改，這使文件與原起草文件有根本的不同，與領(lǐng)導(dǎo)審批的內(nèi)容有根本的不同，從而使發(fā)布的文件與領(lǐng)導(dǎo)審批的意思有較大的出入。

　　而在這個(gè)過程中辦公室審核人員無法實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)督，對(duì)此辦公室應(yīng)在最初制定流程中需加以注意，把校對(duì)放在辦公室審核中或用印前的排版中，使文件生效前始終都處在辦公室的的審核監(jiān)督中。

　　二是文件發(fā)布后，受閱者閱讀電子版文件不如紙質(zhì)文件習(xí)慣與方便。

　　三是有需要下發(fā)執(zhí)行的文件，發(fā)起部門需下載，而所下載的文件是電子印章，按檔案管理規(guī)定的要求，下載后的文件效力相當(dāng)于復(fù)印件，執(zhí)行效力不如原件。

　　在具體操作中，辦公室應(yīng)及時(shí)提醒發(fā)起部門，在用印前寫明文件印發(fā)份數(shù)，并在加蓋電子印章前，與辦公室及時(shí)溝通，打印適量的需用文件，加蓋印章，以提高公文的效力，避免不必要的麻煩。

　　二、收文管理更快速、便捷，具體操作中要做到緊急文件提前通知不誤事，重要事項(xiàng)事中催辦多提醒，需落實(shí)文件事后督辦查落實(shí)

　　辦公自動(dòng)化平臺(tái)為收發(fā)文管理提供了優(yōu)勢(shì)管理平臺(tái)，機(jī)要人員不必再拿起厚厚的文件夾，一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)地辦文了。

　　收文管理流程使公文傳閱實(shí)現(xiàn)了平行管理，一份文件可以實(shí)現(xiàn)幾個(gè)部門同時(shí)批閱，大大縮短了辦文時(shí)間。

　　但缺少了文件傳閱中的當(dāng)面提醒、催辦作用。

　　一份文件如果有一個(gè)環(huán)節(jié)延誤，整個(gè)流程都會(huì)延緩流轉(zhuǎn)速度。

　　為此，在實(shí)際操作中，需要機(jī)要人員認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，依據(jù)經(jīng)驗(yàn)，將文件分門別類，按機(jī)密等級(jí)、輕重緩急分別處理。

　　對(duì)機(jī)要文件，嚴(yán)格按保密規(guī)定，做好登記、在密級(jí)范圍內(nèi)傳閱。

　　對(duì)普通文件，有時(shí)間、任務(wù)要求的，按時(shí)間限制，做好提前通知，以便相關(guān)部門做好事先準(zhǔn)備工作;對(duì)重要事項(xiàng)，做到適時(shí)網(wǎng)上跟蹤，及時(shí)催辦，縮短流程運(yùn)作的時(shí)間，避免因一個(gè)部門的拖延，使整個(gè)流程無法及時(shí)結(jié)束現(xiàn)象。

　　對(duì)需落實(shí)的事項(xiàng)，參照紙質(zhì)文件傳閱規(guī)定，按領(lǐng)導(dǎo)要求，做好督辦工作。

　　三、文件查閱更方便，收發(fā)文登記、歸檔需更細(xì)致

　　辦公自動(dòng)化平臺(tái)為文件制發(fā)提供了更加便利的平臺(tái)，依據(jù)檔案管理規(guī)定，文件需加蓋印章后方可成為正式文件歸檔。

　　為此，辦公室必須結(jié)合OA辦公自動(dòng)化平臺(tái)文件的審批卡、做好正式文件的下載、用印、立卷、歸檔工作。

　　辦公自動(dòng)化平臺(tái)為收發(fā)文提供了快速便捷的文件傳閱流程，提高了公文的辦文效率。

　　但對(duì)收文的登記，特別是存檔提出了新的要求，作為辦公室機(jī)要部門必須牢樹保密意識(shí)，掌握較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能，在文件密級(jí)鑒定和緊急程度的鑒別上有一個(gè)較好的把握，在方便辦文的同時(shí)，嚴(yán)格按《保密法》規(guī)定做好文件密級(jí)鑒定、管理，同時(shí)做好來文的登記、掃描、上傳等工作，以確保文件的查閱、歸檔。

　　四、既享辦公自動(dòng)化平臺(tái)的便利，加緊系統(tǒng)的推廣運(yùn)用

　　在實(shí)際操作中，常常會(huì)遇到這樣的問題，文件傳至某領(lǐng)導(dǎo)、某部門，特別是公文傳閱中不常涉及到的部門，流程就會(huì)停滯不前，若不催辦，文件可能會(huì)在網(wǎng)上掛上幾天甚至更長(zhǎng)。

　　具體原因是，在系統(tǒng)推廣中，大家雖然都學(xué)習(xí)了使用方法，但不主動(dòng)運(yùn)用，平常無事不會(huì)主動(dòng)打開網(wǎng)頁(yè)瀏覽，所以對(duì)偶爾到來的“待辦文件”不知道，有的甚至是時(shí)間長(zhǎng)了不用競(jìng)忘記操作方法。

　　對(duì)此，在辦公自動(dòng)化推廣的進(jìn)程中，辦公室人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，既要結(jié)合實(shí)際使辦公自動(dòng)化平臺(tái)更符合企業(yè)自身管理實(shí)際;更要做好推廣，特別是在領(lǐng)導(dǎo)層的推廣，使他們充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化給工作帶來的便利。

　　領(lǐng)導(dǎo)的帶頭運(yùn)用，不僅能推動(dòng)系統(tǒng)的應(yīng)用，更是提高系統(tǒng)運(yùn)用速度、效率的關(guān)鍵和保證。

　　辦公自動(dòng)化平臺(tái)一般都是以企業(yè)辦公室為主管部門的，自動(dòng)化辦公平臺(tái)，其含量巨大，為企業(yè)辦文、辦事提供了強(qiáng)大的平臺(tái)，為公文管理更加科學(xué)化、效率化提供了強(qiáng)有力的保證。

　　在系統(tǒng)推廣過程中，應(yīng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際，與開發(fā)公司合作，自主設(shè)計(jì)，以使用更合理;積極推廣，以應(yīng)用更加廣泛;靈活運(yùn)用，以作用更巨大。

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子公文管理【2】

　　[摘要]信息技術(shù)的發(fā)展引發(fā)了辦公領(lǐng)域里的一場(chǎng)革命，隨著辦公自動(dòng)化(OA)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)電子公文管理勢(shì)在必行

　　[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化：電子公文管理

　　一、辦公自動(dòng)化的由來及發(fā)展

　　辦公自動(dòng)化(OA)一詞始見于1948年，它是數(shù)據(jù)處理的同義詞，20世紀(jì)60年代以來，在微電子技術(shù)和通信技術(shù)迅速發(fā)展的推動(dòng)下，辦公室開始了以自動(dòng)化為重要內(nèi)容的“辦公室革命”，其目標(biāo)是借助先進(jìn)的信息處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高辦公效率和質(zhì)量，將管理與辦公活動(dòng)納入到自動(dòng)化的軌道中。

　　20世紀(jì)70年代，世界先進(jìn)國(guó)家已經(jīng)開始啟用OA系統(tǒng)辦公。

　　20世紀(jì)80年代，隨著局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和遠(yuǎn)程通信技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化開始走向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化、網(wǎng)絡(luò)化、綜合化。

　　隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公室的工作方式發(fā)生了巨大的變化。

　　實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)辦公，大大提高了辦公效率，改善了辦公環(huán)境，使人們從原先繁重的重復(fù)性，例行性的辦公事務(wù)中解放出來，從而有更多的時(shí)間和精力投放在更需要人的思維來考慮和解決的問題上。

　　當(dāng)前，用于辦公室工作的技術(shù)越來越先進(jìn)，設(shè)備越來越多，功能越來越強(qiáng)，性能也越來越高，這些技術(shù)和設(shè)備對(duì)辦公室工作提供了有力的支持，在不同程度上為辦公室工作的自動(dòng)化提供了現(xiàn)代化的推動(dòng)手段。

　　二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中電子公文管理的發(fā)展趨勢(shì)

　　(一)公文管理操作界面簡(jiǎn)單化

　　公文管理工作人員利用簡(jiǎn)單化的操作界面方便、簡(jiǎn)單、迅速的工作。

　　方便就在于功能的高度集中和智能化的提醒。

　　簡(jiǎn)單在于將復(fù)雜的信息錄入簡(jiǎn)化為鍵盤、鼠標(biāo)的重復(fù)操作，簡(jiǎn)單重復(fù)的操作有效提高了信息錄入的速度。

　　(二)公文管理制度標(biāo)準(zhǔn)化

　　目前，公文管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這給信息資源交換和共享帶來一定的困難，同時(shí)數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，也造成了資源的浪費(fèi)。

　　公文管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化問題包括公文的傳遞、運(yùn)行、行文規(guī)則、主題詞標(biāo)引、歸檔工作制度以及操作標(biāo)準(zhǔn)等。

　　三、撫順石油化工研究院公文管理的現(xiàn)狀

　　(一)傳統(tǒng)的公文管理

　　2006年以前，我院收、發(fā)文的管理流程大部分采用半人工處理方式，由辦公室專人手工登記收發(fā)文，對(duì)文件進(jìn)行分發(fā)，傳閱，催辦。

　　公文辦理完畢后，第二年移文到檔案室進(jìn)行歸檔。

　　檔案人員在接收移交文件后進(jìn)行歸檔記錄時(shí)，也同樣要登記收發(fā)文的文號(hào)、標(biāo)題、文件形成時(shí)間等重要信息，再一次錄入計(jì)算機(jī)。

　　這樣做帶來的結(jié)果是錄入信息的重復(fù)工作，造成了公文管理與檔案管理各行其是，檔案人員處于“交什么、管什么，收多少，存多少”的被動(dòng)局面。

　　這樣就難以達(dá)到信息的共享、資源的共享。

　　這給公文的檢索與利用帶來了諸多不便，急需改進(jìn)。

　　(二)改進(jìn)后的電子公文管理

　　作為現(xiàn)代企業(yè)信息化的重要組成部分，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)無疑是增強(qiáng)企業(yè)素質(zhì)和競(jìng)爭(zhēng)力的利器，對(duì)辦公效率的提高和辦公成本的降低起著積極的作用。

　　2006年，我們使用了總部統(tǒng)一配置的中國(guó)石化公文傳輸系統(tǒng)，至此，我院公文管理的流程實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，解決了中石化各單位，各部門之間協(xié)同工作的問題，實(shí)現(xiàn)了高效率的協(xié)作。

　　我們都知道，各單位都存在著大量流程化的工作，例如：公文的處理，收發(fā)文等，都是一些流程化的工作，通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

　　目前，我院收發(fā)文程序如下：

　　發(fā)文程序擬稿→審核→復(fù)核→簽發(fā)→用印→分發(fā)

　　收文程序：簽收登記(做閱文處理單)一擬辦(辦公室主任批示)→批辦(院領(lǐng)導(dǎo)批示)→承辦(相關(guān)部門具體辦理)→催辦(緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦)→歸檔

　　2009年，我院對(duì)公文處理效率提出了更高的要求，實(shí)行了清華紫光檔案管理系統(tǒng)歸檔公文，實(shí)現(xiàn)了一次輸入多次提取的全過程管理和全文管理工作。

　　使各類公文按權(quán)限進(jìn)行保存，共享和使用，并建立了一個(gè)方便的查詢方式。

　　只要身份符合權(quán)限，輸入密鑰(口令)，便可在檔案管理系統(tǒng)中得到需要的資料。

　　改進(jìn)后的公文管理給我院公文工作帶來了極大地便利，具體表現(xiàn)在：(1)通過授權(quán)后，使相關(guān)部門能及時(shí)看到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件的批示，以便進(jìn)行下一步的工作安排和部署。

　　(2)與紙質(zhì)文件各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱一遍的“串行”方式相比，電子公文可同時(shí)發(fā)送的“并行”傳輸方式，大大提升了文件傳閱速度，縮短了辦文周期，提高了工作效率。

　　(3)公文網(wǎng)上傳閱，有效地避免一文多印的現(xiàn)象，節(jié)省了紙張，降低了辦公費(fèi)用。

　　(三)公文管理系統(tǒng)存在的問題

　　截止到目前，我院公文管理自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)開通五年多了，清華紫光檔案管理系統(tǒng)也開通兩年多了。

　　辦公自動(dòng)化技術(shù)在日趨成熟，但在實(shí)際應(yīng)用中也發(fā)現(xiàn)了一些需要完善的地方。

　　(1)公文管理的分類不夠明確，集團(tuán)公司與我院各部門的工作分工有一些分歧，在公文管理中我們應(yīng)采取統(tǒng)一分類方式，以方便檢索，提高工作效率。

　　(2)雙軌制管理措施不健全，集團(tuán)公司對(duì)公文處理工作優(yōu)化調(diào)整后，不斷減少了紅頭文件的數(shù)量，各部門的文件更多采用工作表單傳真的形式發(fā)送給我們，收到傳真后應(yīng)將紙件掃描一份電子件存檔，同時(shí)登記錄入到檔案管理系統(tǒng)中，以方便查閱。

　　(3檔案管理系統(tǒng)無法查詢文件處理的進(jìn)展，這就使我們的工作處于被動(dòng)，若能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上批文，并能及時(shí)跟蹤文件處理進(jìn)展，將有利于提高公文管理的主動(dòng)性及工作效率。

　　(4)信息孤島問題的存在，隨著我院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不斷完善，我院科研，經(jīng)營(yíng)，行政部門的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都已投入使用。

　　有些系統(tǒng)對(duì)用戶，信息等數(shù)據(jù)進(jìn)行了單獨(dú)的管理，造成了信息孤島的形成，為信息的共享設(shè)置了一定的障礙。

　　若能在信息不涉密的前提下，通過授權(quán)，使更多的人了解到我院最新的信息，將有利于信息資源的共享。

　　四、我院實(shí)施OA的意義

　　(一)實(shí)施OA是“創(chuàng)建一流辦公室”的必由之路。

　　根據(jù)總部“創(chuàng)建一流辦公室”的實(shí)施要求，嚴(yán)格按照公文管理規(guī)范、安全、效率相統(tǒng)一的原則，嚴(yán)把行文規(guī)范關(guān)，政策運(yùn)用關(guān)，內(nèi)容精準(zhǔn)關(guān)和部門會(huì)簽關(guān)，在公文制發(fā)時(shí)追求“精”，盡力做到零差錯(cuò)，在公文辦理時(shí)追求“快”，盡力做到零遺誤;在公文管理時(shí)追求“細(xì)”，盡力做到零疏漏。

　　實(shí)施OA，進(jìn)一步加快了公文流轉(zhuǎn)，提升了辦公效率。

　　(二)實(shí)施OA是可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在要求。

　　傳統(tǒng)的公文管理要耗費(fèi)大量的物力、人力和精力。

　　既不利于節(jié)約資源，又浪費(fèi)大量紙張油墨，增加成本。

　　建立OA系統(tǒng)，使資源得到了很好的優(yōu)化，信息資源可以更好的共享。

　　一方面提高了我院管理水平和工作效率，另一方便也能樹立我院節(jié)約資源、高效環(huán)保的現(xiàn)代企業(yè)形象。

　　(三)實(shí)施OA是開展精細(xì)化管理的重要抓手。

　　我院的管理模式逐步走向精細(xì)化。

　　實(shí)施OA，有利于進(jìn)一步抓流程和管理的精細(xì)化，根據(jù)我院HSE相關(guān)管理制度要求，使公文管理流程和制度更加規(guī)范。

　　五、結(jié)束語(yǔ)

　　我院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施以來，公文審批，傳閱及歸檔的程序簡(jiǎn)潔了，提高了公文處理的工作效率，使資源得到了共享。

　　實(shí)現(xiàn)公文管理辦公自動(dòng)化已成為我院持續(xù)和快速發(fā)展的必經(jīng)之路。