新型辦公自動化系統功能結構

　　新型辦公自動化系統功能結構【1】

　　摘 要：新型辦公自動化系統通過網絡技術，實現資源共享、高效協同的事務處理機制，建立一個即時有效的信息交流通道和高質量和高效率的信息網絡，為領導提供一個方便有效的事件跟蹤和監督手段，實現辦公自動化、信息資源化、傳輸網絡化和人性化管理。

　　關鍵詞：辦公自動化 結構設計 系統平臺

　　當今辦公系統中計算機、網絡技術已經滲透到我們的日常工作中，大量的公文、報告、報表、數據等各類信息量越來越大。

　　傳統的手工處理方式以及基本的計算機和網絡技術的使用已經不能滿足發展的需要，不能滿足快速發展的信息化需求，迫切需要利用已經擁有的計算機、網絡資源，實現辦公的信息化，提高辦公自動化系統的運行效率。

　　新型辦公自動化系統將滿足信息處理的需求。

　　1 實現新型辦公自動化系統的意義

　　規范管理流程實現知識管理，有關的所有信息，包括科研、研究報告、檔案、政策方針、法律法規、公文、工作計劃、會議通知、新聞等各種信息由辦公自動化的信息系統集中管理。

　　需要時可快速查詢相關信息，再不會發生信息丟失的現象。

　　實時地了解到整個單位所發生的任何事情，所有職員的知識、經驗記錄在系統中，避免知識流失。

　　將整個單位的所有文檔進行結構化的存儲，并提供各種途徑的查詢功能。

　　建立各級知識庫，將管理權限細化到不同類別的知識文檔，分門戶、分權限、個性化管理機構內部所有文檔。

　　2 新型辦公自動化系統功框架結構

　　新型辦公自動化系統將建設一個通用的信息管理平臺，平臺主要包含五個主要部分：個人事務、公共事務、工作流程、信息交流和系統管理。

　　個人事務：主要是與個人辦公及通訊有關的模塊的整合。

　　公共事務：提供了公共事務與業務綜合管理的相關模塊，如公告發布、新聞發布等。

　　工作流程：可自定義流程的工作流功能。

　　信息交流：是單位內部進行交流的有力手段。

　　系統管理：用于規劃本單位信息系統的結構、內容。

　　按照組織機構、業務分類、功能需要設計信息系統的菜單，按照用戶所屬的部門、角色、管理范圍進行管理和權限指派。

　　信息管理平臺主要目的是為用戶提供一個自由設計符合個性化需要的信息管理系統，并且可以滿足用戶不斷提高的信息化需求。

　　3 辦公自動化系統功能模塊設計

　　3.1 公文簽批及審閱協同管理

　　主要以工作流模塊實現公文的簽批及審閱工作，主要通過工作流的設計、控制、辦理以及特殊狀態處理來實現流程的運轉。

　　工作流設計主要以自定義表單和自定義流程兩部分組成，系統中提供了豐富的表單控件組成及流程分支、權限等控制組成。

　　在工作流系統中，工作過程都可以通過 “流程”的定義來體現，流程分為固定流程和自由流程兩種，固定流程由固定步驟組成，用戶事先需定義好，自由流程無需定義流程步驟。

　　每個步驟都需要設定經辦人、可寫字段、下一步驟、轉入轉出條件等信息。

　　執行中的工作和已完成的工作，都可以通過工作查詢功能進行查詢。

　　3.2 文檔管理與共享

　　文件共享和管理包括公共文件柜與網絡硬盤主要模塊。

　　公共文件柜可作為文檔中心、規章制度管理中心和文件共享管理中心進行管理，在文件柜中可以建立無限多級文件夾，而且可以單獨對每個文件夾進行權限設置，從而把不同文檔柜賦予不同的部門或人員進行管理和維護。

　　可以分別按照人員、部門和角色來進行授權。

　　網絡硬盤實現對服務器上文件的管理，并以訪問、管理、新建和下載/打印權限進行細化授權，以人員、部門和角色為范圍進行授權。

　　3.3 公共信息管理

　　公共信息包括公告通知、新聞等主要功能。

　　公告通知可以按照普通格式或者 MHT格式，按照部門、角色和人員選擇發布范圍，編輯器能很好的支持圖文混排，并支持模板。

　　公告通知發布時，選定審批人，在該審批人的“公告通知審批”模塊中即可見到待批公告列表，審批人點擊“批準”或“不批準”完成審批。

　　點擊“標題”即可進入公告詳細內容。

　　新聞理和公告通知一樣，可以按照普通格式或者MHT格式，按照部門、角色和人員選擇發布范圍，編輯器能很好的支持圖文混排，并支持模板。

　　3.4 個人辦公

　　個人辦公主要包括個人文件柜和個人郵件兩個主要功能。

　　個人文件柜可以分級、分目錄存放個人文件，可以存放任意格式的文件，也可以把自己的文檔方便共享給別人。

　　個人郵件分內部郵件和 Internet 郵件兩部分。

　　內部郵件基于 OA 的數據庫，與 Internet 郵件無縫集成在一起，可以同時向OA 內部用戶和 Internet 郵箱發送郵件。

　　外部郵件實現收發、管理員工外部郵件的功能。

　　在系統服務器上建立郵件代理服務，可以自動接收外部的電子郵件，并分發給收件人。

　　員工提交的外部郵件，由代理服務器代理

　　發出。

　　3.5 計劃管理

　　工作計劃以“進度日志”來進行對計劃的進度情況進行管理，并由不同的角色或參與者對工作日志進行查詢或管理。

　　對在計劃進行中領導、負責人和創建人可以對計劃參與人的計劃進度做批注。

　　工作日志是記錄員工工作完成情況及日常工作記錄的功能，日志采用 Html編輯器，具備一定的文字排版效果。

　　工作日志可以實現鎖定、共享和領導點評功能。

　　工作日志查詢時，是由具備日志管理權限的管理層對其管理范圍內的員工工作記錄的查詢和點評功能，主要實現領導對員工工作的考核與

　　掌握。

　　4 結語

　　新型辦公自動化系統堅持標準化、規范化原則，標準化、規范化是實現互聯互通、資源共享的重要保障，可更好的實現數據文件共享、資源共享、互操作性、可移植性、一致的用戶界面，從而使辦公自動化系統(OA)能更好的與現有的信息系統進行無縫的結合，防止信息孤島的產生。

　　參考文獻

　　[1] 王立明.基于工作流的辦公自動化系統設計[J].科技信息，2012(18).

　　[2] 趙英.有限狀態機原理在OA系統中的運用[J].辦公自動化，2012(8).

　　[3] 陳俊杰，趙春勝，高靜.基于工作流技術的審計辦公自動化系統的設計[J].內蒙古科技與經濟，2012(9).

　　辦公自動化系統【2】

　　摘 要辦公自動化，英文 Office Automation，簡稱OA，是辦公業務中基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作，實現迅速、全方位的信息采集、處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。

　　關鍵詞辦公自動化;網絡;信息安全;數據

　　1緒論

　　隨著計算機網絡技術的發展，我們的生活方式也在不斷變化著。

　　辦公自動化，英文 Office Automation，簡稱OA，是辦公業務中基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作，全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。

　　2辦公自動化的功能需求

　　1)建立內部的通信平臺。

　　建立組織內部的郵件系統，使組織內部的通信和信息交流快捷通暢。

　　提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求。

　　在一個辦公自動化系統中通常包含了多個應用子系統，如發文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等。

　　2)確立信息發布。

　　在單位內部網絡上建立一個及時的信息發布和數據交流的平臺，例如內網公告、單位新聞簡報、企業內部短信通知、工作技術交流等內容。

　　3)建立科室之間的業務辦公流程自動化。

　　業務辦公流程就是一個科室的人員為完成某一項業務工作，與其他科室人員之間進行的網上業務互動。

　　如業務主發起人通過辦公系統進行公文擬稿，經別的主管科室領導進行審批或其他科室協同辦公后，再發還給業務主發起人。

　　3辦公自動化的設計

　　1)設計原則。

　　①在組織內部構建通信平臺(如電子郵件系統、電子論壇等)，工作人員之間建立網上協同工作;②要求企業可以在辦公網絡中，以先進成熟的計算機和通信技術為主要手段，具有公文管理、檔案管理、會議管理等模塊，并可實現手機短信提醒、全文批注、手寫簽名、電子印章、移動辦公等功能。

　　實現辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化和決策科學化，為辦公和領導決策提供服務;③要求企業可以在外網上建立自己的網站，用于發布信息、數據收集等。

　　2)系統構架。

　　辦公管理系統是采用B/S(BROWSER/SERVER)結構，實現整個企業的信息化管理。

　　這種系統的優勢在于系統簡單，功能強大，擴展能力良好以及跨地域操作性能。

　　B/S模式通過公網進行通信，客戶的登錄界面是通過IE來實現，一少部分的工作內容在瀏覽器的前部分進行實現，并且使其主要的工作內容是機房的服務器端進行實施，這樣就減少了客戶端電腦工作的負擔，降低了用戶的總體成本。

　　由于系統數據的實時性要求并不高，因此采用B/S結構比較合理。

　　3)設計技術與開發環境。

　　辦公信息管理系統采用的設計技術和軟件有：Dreamweaver頁面設計軟，Photoshop圖像處理軟件，MyEclipse為主要開發軟件，JSP結合JavaBeans的動態頁面制作技術以及SQLServer 2000數據庫管理系統。

　　JSP(Java Server Pages)是目前十分流行的一種技術，主要運行于開發服務端的腳本程序和動態生成系統的內容。

　　JSP是一種全新的技術，它借助了ASP的許多優點，同時JSP使用靈活而強大的Java語言，實現了與平臺無關的特性。

　　JSP在眾多的動態頁面技術中是最優秀的，也是未來發展的必然趨勢。

　　它具有內容的生成和顯示進行分離，采用標簽簡化頁面開發，一次編寫，大大簡化了整個程序的編寫，提高了程序編寫的安全性，并使程序編寫過程更為規范。

　　4)系統數據庫設計。

　　①數據庫結構設計。

　　數據結構是網絡計算機存儲、管理數據的方式。

　　數據結構指同一種類的數據元素中，各元素之間的相互關系，包括三個組成成分，數據的邏輯結構，數據的存儲結構和數據運算結構;②數據庫邏輯設計。

　　數據庫邏輯設計包括所需的實體和關系，實體規范化等工作。

　　設計的后半段則是數據庫物理設計，包括選擇數據庫產品，確定數據庫實體屬性(字段)、數據類型、長度、精度確定等。

　　4辦公自動化系統的安全

　　在辦公自動化系統安全上提出下面幾類主要的防范方法。

　　1)加強機房管理。

　　對單位機房的網管人員要做好選擇和日常考察，采取一定的手段來嚴格控制網絡管理員的權限，結合單位機房內部的軟、硬件系統，服務器系統和硬盤數據等各個方面的安全問題進行教育，提高網絡管理人員的個人素質和技術素質。

　　2)建立訪問控制策略。

　　訪問控制策略是網絡系統安全防范和保護的主要策略，其任務主要是保證網絡數據內容不被非法篡改和使用。

　　網絡安全策略包括很多種類：有用戶名和口令的認證，操作權限的設置，還有管理員對目錄和文件的屬性控制策略等。

　　3)建立日志審計。

　　對所有合法登錄用戶的操作情況進行跟蹤記錄。

　　對非法用戶，要求系統能夠自動記錄其登錄次數，時間，IP地址等信息，能夠使工作人員根據計算機的系統日志信息，監控網絡的非法行為，對其采取必要的防控措施。

　　4)建立防火墻。

　　防火墻是一種網絡安全保障手段，是討論網絡通信時執行的一種訪問控制標尺，它主要是控制入、出一個網絡權限，迫使所有的連接都進過這樣的檢查。

　　5總結和展望

　　現今，計算機網絡技術和設備的迅猛發展，對信息數據處理的應用范圍有了明顯提高，對單位的辦公自動系統建設標準也有了更高的要求。

　　網絡通信也在進一步的擴大，給企業的異地辦公提供了跟有效和節約的便利條件。

　　通過信息處理和信息通信兩者的緊密結合，使辦公室自動化技術具有更高的效能，也是辦公室自動化技術發展的重要趨勢。

　　參考文獻

　　[1]張銳昕.辦公自動化概論[M].清華大學出版社,2005.

　　[2]楊學瑜.JSP入門與提高[M].清華大學出版社,2004.

　　[3]薩師煊.數據庫系統概論[M].高等教育出版社,2004.

　　新時期辦公自動化管理系統功能分析設計【3】

　　摘要：數據庫、網絡等計算機技術的快速發展促進了辦公自動化普及和推廣，許多企事業單位已經開發了辦公自動化管理系統，其可以有效滿足企業的經營業務、日常辦公需求，實現了業務流程的電子化、信息化和自動化，創造了一個高效率的集成辦公環境，可以大大地提升企事業單位的信息化水平，具有重要的作用。

　　文章重點介紹了辦公自動化系統的主要功能，詳細地分析了工作流技術的應用。

　　關鍵詞：辦公自動化;公文管理;郵件管理;工作流

　　1引言

　　網絡技術和數據庫管理技術的快速發展和改進，有力地促進了辦公自動化管理系統的拓展，其已經在電子政務、電子商務、通信運營、金融證券等行業得到了廣泛的應用。

　　辦公自動化管理系統又叫OA系統，該系統是一個動態概念，其伴隨著通信技術、計算機技術的發展，OA系統已經開發了更多的功能，充實了系統。

　　隨著新時期的到來，信息化已經成為當前社會發展的主要動力，辦公自動化管理系統結合了先進的計算機技術而發生了非常大的變化。

　　辦公自動化管理系統不但在技術上進行了變革，而且引入了更新的管理理念和管理思想，其面對復雜易變的外部環境時，打破了傳統的、嚴格的部門分工，使企業在飛速發展的過程中表現的跨區域、多項目以及集團化的發展受到地域、時間以及部門間的制約帶的信息性孤島得以打破，提高了企業整體的前進速度與整體的競爭力。

　　2辦公自動化管理系統功能分析

　　辦公自動化管理系統在不同的企業擁有不同的功能，其可以根據企業的具體工作事務進行修改，但公文管理、工作管理、郵件管理和綜合事務管理是辦公自動化系統的通用功能。

　　(1)工作管理。

　　工作管理可以根據員工自身的辦公情況，為員工設計一種協同、共享、自動和流程的功能，可以方便員工工作。

　　常見的工作管理系統包含代辦事務管理、工作進程跟蹤管理、流程傳閱管理、績效考核管理等功能。

　　(2)綜合事務管理。

　　綜合事務管理可以讓員工更好地管理公司的綜合事務、公共事務，比如可以實現公司的合同管理、用車管理等，確保公司高效化運轉。

　　具體的，綜合事務管理的關鍵功能分別是請假管理功能、合同會簽管理功能、用車管理功能、內部人事審批管理功能、內部審批管理功能等五個重要方面，以便幫助用戶實現綜合業務處理。

　　(3)公文管理。

　　公文管理可以有效地幫助企業規范公文收發管理流程，并且可以有效地保管曾經發送的公文，能夠提高公文業務管理的智能化、流程化和自動化，可以非常方便地管理公文信息。

　　公文管理子系統的主要功能包括發文管理、收文管理、轉發間管理等3個關鍵功能模塊。

　　(4)電子郵件管理。

　　電子郵件管理可以有效地幫助企業員工管理相關的郵件信息，主要功能包括新建郵件、收件箱管理和垃圾箱管理等主要功能。

　　(5)新聞信息資源管理。

　　新聞信息資源管理可以有效地幫助企業員工管理相關的新聞數據資源，實現企業新聞信息資源的共享，以便能夠提高企業新聞資源管理的信息化水平。

　　具體的，新聞信息資源模塊主要功能包括新聞信息發布管理、新聞資源中心管理和新聞傳閱專區管理等主要功能。

　　3工作流技術辦公自動化管理系統中的應用

　　工作流技術已經在很多業務流程管理中得到了大量運用和實踐，目前較為主流的工作流技術包括產品數據管理技術、辦公自動化技術、企業資源計劃技術、業務流程建模與分析技術。

　　工作流管理系統是一種在工作流邏輯帶動下，經過軟件的運行來完成定義、管理和執行的任務流程。

　　通常情況下，工作流管理系統由兩個非常重要的組件組合而成，分別是工作流執行部分和工作流建模部分。

　　工作流建模組件可以為工作流建模人員提供一個非常理想的建模環境，在這個環境中用戶可以定義、分析、管理相關的工作流模型;工作流執行組件可以為用戶提供一個創建、執行和管理工作流的運行環境，在工作流執行過程中，工作流執行組件可以為用戶或者外部用戶，從而完成一個工作流執行的流程。

　　除此之外，工作流管理系統還能提供一些實例監控和跟蹤系統。

　　目前，工作流在辦公自動化管理過程中，可以采用的子系統包括以下幾個方面：

　　(1)電子郵件應用：電子郵件可以為同一個團隊以及不同團隊之間提供一個發布信息和信息傳遞的功能。

　　工作流技術可以在電子郵件系統中增加不同的路徑指令，這些命令可以明確郵件接受者的次序，工作流管理系統中的Lotus Notes功能實現了可移植l生強、可變形較高的電子郵件管理機制。

　　(2)群件管理應用：群件管理可以采用工作流技術，以便能夠提高群件中各個成員的通信能力，實現日志存取、計劃協調、公告流轉等高效運行，進一步改善辦公自動化水平。

　　(3)文檔管理系統：文檔管理系統可以通過使用工作流方法來管理整個使用周期的電子文書檔案，以便建立修改傳遞存檔，提供用戶查詢檢索催辦和銷毀等技術。

　　(4)業務處理工程：業務處理工程可以用來管理企業的核心業務功能，對其進行分析、建模和重定義，保證業務處理工程進行必要的業務支持，業務處理工程還可以支持結構化系統的擴容升級性能。

　　(5)基于事務的應用流程：基于事務的應用流程可以使用工作流控制相關的工作處理次序，也就是在合適的時間點啟動相關的業務處理過程。

　　4辦公自動化管理系統架構設計

　　4.1系統整體功能架構設計

　　辦公自動化管理系統整體功能架構設計過程中，通常采用2種架構模式，分布式C/S體系架構和B/S架構。

　　C/S體系架構是一種常用的軟件體系架構，在該架構中，服務器是一個網絡的核心，客戶端是網絡的基礎條件和前提，客戶端可以依賴服務器獲取網絡需要的資源和數據。

　　目前，許多眾多用戶使用的計算機硬件配置的非常強大，可以有效的幫助服務器處理邏輯業務，其可以幫助用戶解決服務器的壓力，降低服務器系統的通信需求，降低系統的開銷要求。

　　B/S體系架構與C/S架構不同，其不需要安裝一個客戶端軟件，用戶登錄瀏覽器，通過輸入辦公自動化管理系統的網絡地址，點擊打開即可完成登錄操作。

　　所有的客戶端層面都不需要安裝，作為一個3層的分布式管理系統軟件，由于其自身的有效性，所有的操作都能夠通過服務器進行處理，在客戶層的用戶瀏覽器上做的操作處理很少，瀏覽器只需要接收用戶的邏輯業務請求即可，將其轉換為web業務處理流程，發送到客戶的瀏覽器界面上，就可以實現用戶的使用較為順利。

　　B/S體系架構可以把分布式管理系統分為3個邏輯獨立的層次結構，分別是分布式管理系統的客戶端的表示層、Web業務處理的功能層、數據庫處理的數據層，在系統運行過程中，B/S模式的每一個層次都可以獨立的完成相關的邏輯業務處理工作，其可以把相關的請求發送到下一個邏輯業務請求處理層次，并且把處理得到的結果返回到上一個層次結構，并且把相關的業務集成在一起，就可以實現用戶的請求管理操作，具體的每一個層次的描述如下所示：

　　(1)第1層是表示層：B/S模式中，表示層就是和用戶進行接觸、給用戶提供請求信息輸入的層次，此層功能就是先接受其用戶的業務請求，且把用戶請求傳送于第二層中間層，也就是邏輯層，之后再接受其邏輯層所返回的處理結果，并把信息顯示于用戶客戶端，呈現于用戶來瀏覽。

　　此表示層是處于用戶端的，使用方能利用其IE瀏覽頁面來發送請求，而且能夠接受到處理的結果。

　　(2)第2層是功能層：該層在WEB服務器之上，功能主要是對表示層所傳送來的應用請求進行處理，并在業務邏輯的處理過程中，可以實時的檢測到用戶的邏輯業務請求，發現系統中存在的邏輯業務處理功能，實現系統的數據處理，比如可以解析出來系統相關的SOL處理語言，并且對系統的程序進行操作，反饋給表示層，并把請求處理的結果返回到客戶端表示層。

　　(3)第3層是數據層：B/S架構里，數據庫的服務器端就是數據層，功能主要是對邏輯層傳送來的應用數據請求進行處理，數據庫的操作引擎實現了此層數據處理的過程，具備龐大的數據操作的性能，可以對數據庫進行查詢、更新等操作，并且把數據操作的結果返回于系統邏輯層，進而返回給客戶端的表示層，把操作的結果提供給用戶瀏覽。

　　4.2系統軟硬件部署架構設計

　　辦公自動化管理系統在運行過程中，需要滿足相關的硬件部署和配置，主要包括靜態部署和動態部署兩個重要方面。

　　4.2.1靜態系統部署

　　由于辦公自動化管理系統的許多靜態內容可以通過網絡架構中的各個節點進行緩存，使用多種方式獲取緩存內容，比如，瀏覽器請求的內容可以通過其歸屬的客戶端、或者IDC分布式文件服務器、或者附近的CDN網絡服務器節點、或者IDC中心服務器進行獲取，IE瀏覽器在獲取靜態內容的過程中，大大地降低IDC中心服務器的數據訪問讀寫壓力。

　　4.2.2動態系統部署

　　對于辦公自動化管理系統來講，其需要滿足用戶訪問動態信息的功能，動態內容是根據服務器上的應用系統發出的某種請求，按照解析規則生成的響應內容，動態內容生成的頻次是無法確定的，并且動態內容生成的時限也是不完全相同的，有的要求的時限短，比如實時『生獲取辦公自動化管理系統某種邏輯業務的請求，有些應用請求的時限比較寬松。

　　對于響應速度要求較高的系統就需要系統具有高效的優化過程，以便能夠提高優化效果，比如可以進行算法優化、數據庫連接優化、系統部署架構優化等。

　　通過對辦公自動化管理系統進行認真的需求分析，本文系統架構部署如圖1所示。

　　5結語

　　傳統辦公自動化管理系統功能單一，系統技術含量較低，因此無法充分發揮出辦公自動化性能。

　　隨著工作流、云計算、大數據、神經網絡、移動計算等技術的快速發展，新時期辦公自動化管理系統能夠有效地將企業電子郵件系統、信息資源系統、公文管理系統、綜合事務管理系統、個人事務管理系統和全文檢索系統等集成在一起，整合企業資源，實現了資源共享，方便企業運行管理。

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