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地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)
地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)【1】
摘要：地鐵作為國(guó)家重要的基礎(chǔ)設(shè)施，是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的大動(dòng)脈，也是大眾化的交通工具。
隨著社會(huì)科技的飛速發(fā)展，地鐵改革的呼聲也越來越高，地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也越來越受到人們的重視。
首先闡述了地鐵辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)，然后提出了地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的目標(biāo)、原則和要求，最后，根據(jù)建設(shè)的目標(biāo)、原則和要求，提出了如何進(jìn)行地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。
關(guān)鍵詞：地鐵站段;辦公自動(dòng)化系統(tǒng);網(wǎng)絡(luò)建設(shè)
1地鐵辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)
在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，中國(guó)地鐵行業(yè)也應(yīng)該要抓住機(jī)遇，深化改革，努力實(shí)現(xiàn)地鐵行業(yè)的現(xiàn)代化。
其中，努力開發(fā)出能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、能夠提高地鐵工作效率和工作水平的地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。
由于地鐵行業(yè)的特殊性，地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也有其自身的特點(diǎn)。
它是建立在Internet的基礎(chǔ)之上，結(jié)合地鐵行業(yè)的特殊要求，讓地鐵不同部門之間的工作流程規(guī)范化，同時(shí)也能夠接插各種應(yīng)用軟件。
由于地鐵行業(yè)的特殊要求，地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)存在以下幾個(gè)特點(diǎn)：
(1)以網(wǎng)絡(luò)為中心，以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的信息流為主要存儲(chǔ)和處理對(duì)象。
(2)能夠讓不同部門之間的溝通更加順利，能夠?qū)崿F(xiàn)不同部門間信息共享，能夠?yàn)椴煌块T協(xié)同工作創(chuàng)造出條件。
2建設(shè)目標(biāo)、原則和要求
2.1建設(shè)目標(biāo)
以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為基礎(chǔ)，建立高質(zhì)量、高效率的地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，能夠進(jìn)一步深化地鐵改革，也能夠進(jìn)一步提高地鐵工作效率，能夠讓地鐵行業(yè)邁向現(xiàn)代化，與國(guó)際先進(jìn)水平接軌，這是地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)。
從具體的方面來說，第一，地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠讓各個(gè)地鐵站段的各個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)形成一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)，形成一條信息溝通的渠道，最終實(shí)現(xiàn)資源共享;第二，地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠讓信息的傳遞不再限于紙質(zhì)文件，提高了工作效率的同時(shí)也減少了資源浪費(fèi);第三，地鐵辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠?qū)⒉煌块T和不同級(jí)別的信息進(jìn)行匯總，有利于決策層進(jìn)行科學(xué)的決策和處理。
2.2設(shè)計(jì)原則
由于我國(guó)地鐵行業(yè)的特殊性，地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)也應(yīng)該要遵循一定的既定原則：第一，由于我國(guó)幅員遼闊，地鐵部門也復(fù)雜而且相當(dāng)龐大，因此，地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)也是一個(gè)復(fù)雜而龐大的工程，需要進(jìn)行合理規(guī)劃和逐步的實(shí)施，這就需要鐵道部進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，制定相關(guān)政策，形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn);第二，為方便日后的維護(hù)和管理，應(yīng)該對(duì)應(yīng)用軟件和硬件堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化;第三，由于地鐵行業(yè)的特點(diǎn)，要特別注意安全性和保密性。
地鐵行業(yè)中的很多信息涉及國(guó)家機(jī)密，為防止遭受惡意的攻擊，必須在思想上高度重視，同時(shí)在技術(shù)上提高防御水平，采取嚴(yán)格的保密措施。
2.3 設(shè)計(jì)要求
由于地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)十分龐大，涉及的業(yè)務(wù)范圍十分廣泛，且由于地鐵行業(yè)的特殊性，因此，地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有一些特殊的要求。
第一，注重整體性。
這是一個(gè)全國(guó)性的系統(tǒng)，很多信息需要在這個(gè)系統(tǒng)里面進(jìn)行傳遞和獲取，是各個(gè)部門進(jìn)行協(xié)同工作的基礎(chǔ);第二，注重實(shí)時(shí)性。
地鐵是一個(gè)動(dòng)態(tài)的行業(yè)，信息在時(shí)刻發(fā)生著變化，因此，對(duì)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新就顯得尤為重要，這也對(duì)地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提出了高要求，要及時(shí)而準(zhǔn)確搜集信息，同時(shí)將這些新信息進(jìn)行更新;第三，注重綜合性。
因?yàn)榈罔F行業(yè)涵蓋的部門很多，而且范圍很廣泛，因此，地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在收集信息之后，需要對(duì)這些信息進(jìn)行一個(gè)綜合的分析，然后在綜合分析的基礎(chǔ)上整合出決策層進(jìn)行決策和處理所需要的信息。
3地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)
3.1利用地鐵現(xiàn)有硬件設(shè)施合理配置網(wǎng)絡(luò)
3.1.1統(tǒng)一計(jì)算機(jī)配置，提高辦公自動(dòng)化系統(tǒng)終端機(jī)的數(shù)據(jù)處理能力地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在運(yùn)行過程中，地鐵企業(yè)的大部分工作是交由系統(tǒng)終端來進(jìn)行處理的，因此，系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)終端的數(shù)據(jù)處理能力有比較高的要求，而系統(tǒng)終端數(shù)據(jù)處理能力與計(jì)算機(jī)的配置有著非常密切的關(guān)系。
計(jì)算機(jī)配置低會(huì)影響辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行效率，配置不統(tǒng)一就可能會(huì)導(dǎo)致辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中各計(jì)算機(jī)的不兼容。
因此，地鐵站段在進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的時(shí)候，必須對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行硬件和軟件方面的整合，進(jìn)行統(tǒng)一配置，淘汰配置低的計(jì)算機(jī)，從而有效提高辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的工作效率，為系統(tǒng)的快速運(yùn)行奠定基礎(chǔ)。
3.1.2合理設(shè)置網(wǎng)絡(luò)連接，加快信息傳送速度
根據(jù)地鐵的特點(diǎn)，我們?cè)诮ㄔO(shè)地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的時(shí)候，適宜采用星形網(wǎng)絡(luò)模式。
因?yàn)樾切尉W(wǎng)絡(luò)模式其容錯(cuò)性高且方便重新配置。
以車間或者工區(qū)為單位的辦公條件下，一臺(tái)計(jì)算機(jī)和相關(guān)設(shè)備，其物理距離并不遙遠(yuǎn)，因此可以允許用戶共享打印機(jī)或者其它設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)資源共享的目的。
在異地車間的情況下，配置好本車間局域網(wǎng)之后，利用鐵通專網(wǎng)電話通過ADSL專線和段級(jí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)干網(wǎng)相連接，從而進(jìn)行數(shù)據(jù)的流通和處理。
3.1.3采用高端服務(wù)器提高效率和安全性
地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心是服務(wù)器，它能夠?yàn)檗k公自動(dòng)化系統(tǒng)里面的用戶提供各種服務(wù)，同時(shí)也能夠?qū)@個(gè)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行整合和管理。
隨著地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不斷改進(jìn)，對(duì)服務(wù)器的要求也越來越高，服務(wù)器不但要滿足不斷增加的各種功能，而且還要為系統(tǒng)提供穩(wěn)定的工作環(huán)境，因此，選擇高端的服務(wù)器，成為地鐵站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的必然要求。
3.1.4采用虛擬VPN服務(wù)保障辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全
地鐵辦公自動(dòng)化系統(tǒng)并不是一個(gè)封閉的系統(tǒng)，它與Internet相連接，是具有開放性的系統(tǒng)，這也為系統(tǒng)的安全性帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
VPN，即虛擬專用網(wǎng)絡(luò)，它能夠提供一種通過公用網(wǎng)絡(luò)安全地對(duì)企業(yè)內(nèi)部專用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程訪問的連接方式。
VPN能夠?yàn)榈罔F站段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接入Internet網(wǎng)提供保護(hù)，同時(shí)，也能夠解決各部門局域網(wǎng)IP地址混亂的情況。
此外，對(duì)于各部門局域網(wǎng)，統(tǒng)一配給IP地址段并且與各終端網(wǎng)卡物理地址綁定能夠防止私自改變IP地址引起的IP沖突。
辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)【2】
近年來，我國(guó)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展突飛猛進(jìn)，對(duì)各行各業(yè)傳統(tǒng)的工作方式和管理模式造成極大挑戰(zhàn)，同樣對(duì)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也帶來巨大的挑戰(zhàn)。
為適應(yīng)飛速發(fā)展的信息時(shí)代的要求，各單位必須把辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提高到重要議事日程來抓，只有這樣才能在科技經(jīng)濟(jì)日趨全球化的今天，打破單位與單位、國(guó)與國(guó)之間信息傳播的局限，盡快實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。
筆者認(rèn)為，要建設(shè)以計(jì)算機(jī)通信技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)，必須做好以下六項(xiàng)工作：
一、加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)
要建立辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)體制，把辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方案納入國(guó)家和各行各業(yè)自動(dòng)化建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃，并與其同步發(fā)展，從經(jīng)費(fèi)、物資上得到保證。
二、加強(qiáng)辦公自動(dòng)化隊(duì)伍建設(shè)
要針對(duì)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的需要，建立高水平、高技能的現(xiàn)代化管理機(jī)制，培養(yǎng)出一支能夠適應(yīng)新形勢(shì)要求，掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能的高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍。
三、加強(qiáng)辦公自動(dòng)化制度建設(shè)
數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化決定了辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。
因此，有計(jì)劃地建立各種數(shù)據(jù)庫是一向重要而艱巨的任務(wù)。
各單位必須做好數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)錄入工作，減少數(shù)據(jù)的丟失、重復(fù)和分散，提高信息含量，實(shí)現(xiàn)資源共享等，都必須有嚴(yán)格的規(guī)章制度作保證。
隨著辦公自動(dòng)化的逐步實(shí)現(xiàn)，文檔工作僅靠傳統(tǒng)的管理制度管理已經(jīng)完全無法適應(yīng)，應(yīng)該根據(jù)國(guó)家有關(guān)電子文件管理方面的規(guī)章制度，結(jié)合單位工作中的實(shí)際情況重新制定或修訂各類辦公自動(dòng)化管理制度，以適應(yīng)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的需要。
四、加大對(duì)辦公自動(dòng)化設(shè)備和技術(shù)的投入
由于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的推廣，促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展，人們將要逐步實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。
機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位辦公室是信息的產(chǎn)生地點(diǎn)，要把公務(wù)、商務(wù)、經(jīng)濟(jì)信息資源用活、用足，就需要及時(shí)進(jìn)行信息編輯，在單位內(nèi)部實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理。
為解決傳統(tǒng)辦公模式中由于紙質(zhì)文檔進(jìn)行傳遞所造成的信息交流不暢，大量辦公文件歸檔后存放困難以及對(duì)多部門進(jìn)行工作協(xié)調(diào)時(shí)效率較低等問題，要加大對(duì)辦公自動(dòng)化設(shè)備和技術(shù)的投入，引進(jìn)開發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅能對(duì)一般文件進(jìn)行管理，也能夠?qū)D表、圖像、聲音等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行管理檢索，還可以由管理人員直接在計(jì)算機(jī)屏幕上審閱積存的文件，對(duì)電子文件中不具有保存利用價(jià)值的進(jìn)行刪除，對(duì)具有保存價(jià)值的文件確定保管期限，并在各份文件上注明。
由于計(jì)算機(jī)隨時(shí)可以迅速對(duì)電子檔案中的單份文件從任務(wù)角度進(jìn)行檢索，既省時(shí)又省力，所以在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案過程中，管理人員不必再去分類、組卷。
五、加強(qiáng)電子檔案的技術(shù)保護(hù)
眾所周知，光盤、優(yōu)盤、軟盤等電子檔案存儲(chǔ)載體的存儲(chǔ)容量很大，構(gòu)架占用空間很小，檔案庫房管理相對(duì)比較方便。
但電子檔案在保管條件上與紙質(zhì)檔案相比要求嚴(yán)格，必須存放在專用庫房中，對(duì)庫內(nèi)溫度、濕度進(jìn)行嚴(yán)格控制，并配置防高強(qiáng)度磁場(chǎng)、電場(chǎng)等設(shè)施設(shè)備，還要嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒等等。
六、廣泛運(yùn)用科學(xué)技術(shù)
要加快實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的步伐，就必須在各行各業(yè)廣泛運(yùn)用科學(xué)技術(shù)。
科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和管理水平的提高將從根本上決定我國(guó)現(xiàn)代化的進(jìn)程。
主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立不同程度的網(wǎng)絡(luò)。
如建立單位局域網(wǎng)、地區(qū)范圍內(nèi)的局域網(wǎng)、全省、全國(guó)范圍的廣域網(wǎng)等，實(shí)現(xiàn)資源共享。
隨著辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的進(jìn)程，文件不再以紙質(zhì)形式運(yùn)轉(zhuǎn)，而是以電子郵件的形式發(fā)送，以電子文件形式歸檔，檔案館(室)變?yōu)闄n案信息的控制中心，網(wǎng)絡(luò)中單個(gè)信息中心所能提供的信息，不再僅僅是一個(gè)信息庫中的信息，而是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中所連接的所有信息庫的信息，信息數(shù)字化已成為辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的必然結(jié)果。
二是運(yùn)用多媒體技術(shù)提高辦公自動(dòng)化的水平。
多媒體技術(shù)能夠?qū)ξ淖帧⒄掌D像、聲音等多種媒體進(jìn)行綜合處理，能使檔案由分散管理變?yōu)榧泄芾恚箼n案的服務(wù)手段實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
多媒體信息檢索與普通檢索相比，增加了許多檢索點(diǎn)和檢索要求，用戶可按自己的需要，向系統(tǒng)提出圖形、圖像、聲音等多媒體信息的檢索要求，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率。
三是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)加快辦公自動(dòng)化的步伐。
隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)展，計(jì)算機(jī)將從輔助性工具逐漸成為現(xiàn)代化管理的技術(shù)支撐，文檔工作的重點(diǎn)將從文檔實(shí)體管理逐漸轉(zhuǎn)移到信息管理上來，使傳統(tǒng)的手工管理向自動(dòng)化管理轉(zhuǎn)變，將使檔案館(室)、辦公室的信息更趨精確、完善，文件、檔案從整理、編目、檢索到提供利用等，都通過計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。
高職院校建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)勢(shì)在必行【3】
自從大規(guī)模擴(kuò)招以來,為了適應(yīng)發(fā)展需要,多校區(qū)辦學(xué)已經(jīng)成為我國(guó)當(dāng)代高職院校發(fā)展的一個(gè)特征。
我國(guó)高職院校教育在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的條塊分割、辦學(xué)分散、效率低等弊端,以及目前高職院校多校區(qū)辦學(xué)存在的運(yùn)轉(zhuǎn)成本高、工作效率低等問題,在高校實(shí)行辦公自動(dòng)化后將得到有效解決。
所以全面利用校園數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),在高職院校中加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè),實(shí)現(xiàn)和推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是高職院校管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的必然趨勢(shì)。
一、高職院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要職能
高校辦公自動(dòng)化是指利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),盡可能充分地利用信息資源,提高工作效率。
其基本特征是采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)、存儲(chǔ)各種文檔,使用復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)或網(wǎng)絡(luò)等其他先進(jìn)設(shè)備復(fù)制、傳遞文檔。
因此,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要職能為:公文管理、會(huì)議管理、部門事務(wù)管理、領(lǐng)導(dǎo)日程管理、文檔資料管理、人員權(quán)限管理、業(yè)務(wù)信息管理等。
高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)著眼于順應(yīng)現(xiàn)代行政辦公的需要,總體上體現(xiàn)出操作方便、信息共享、切合實(shí)際、功能完整、安全高效、設(shè)置靈活、智能決策等特點(diǎn)。
二、高職院校建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)擁有優(yōu)越條件
高校擁有大量的計(jì)算機(jī),校園網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)率較高,傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、電話全面普及,具有良好的基礎(chǔ)設(shè)施條件,實(shí)現(xiàn)了大量的數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)上信息傳遞。
高校是知識(shí)和信息集散地,人員素質(zhì)較高,接受新知識(shí)、新事物較快,具有良好的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。
在高校,使用辦公軟件、收發(fā)電子郵件已經(jīng)成為人們工作、交流的重要手段,這為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣奠定了良好的人員隊(duì)伍。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)引入多媒體技術(shù),使之處理語音、圖形、圖像功能加強(qiáng),更能夠滿足辦公要求,提高辦公信息處理的應(yīng)用范圍和價(jià)值。
高職院校校園卡主要具有儲(chǔ)蓄、取款、消費(fèi)、身份認(rèn)證、個(gè)人信息查詢等功能,其應(yīng)用覆蓋綜合消費(fèi)系統(tǒng),包括收、繳費(fèi)及各類款項(xiàng)支取,校內(nèi)熱水收費(fèi)及其它小額消費(fèi);信息查詢系統(tǒng),包括身份認(rèn)證,門禁、考勤、圖書借閱、計(jì)算機(jī)房上機(jī)、管理信息查詢及統(tǒng)計(jì)分析等。
整個(gè)系統(tǒng)還可與銀行系統(tǒng)、校內(nèi)原有的軟件系統(tǒng)與學(xué)校管理信息系統(tǒng)進(jìn)行良好的銜接。
高校應(yīng)把推進(jìn)辦公自動(dòng)化和數(shù)字化校園建設(shè)結(jié)合起來,進(jìn)一步健全網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施,讓網(wǎng)絡(luò)覆蓋學(xué)校管理和服務(wù)的方方面面。
三、高校辦公自動(dòng)化是自身建設(shè)的需要
當(dāng)前,我國(guó)高職院校教育快速發(fā)展,辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大,辦公工作的新情況、新問題不斷出現(xiàn),如何保障管理信息的公開與暢通,管理關(guān)系的協(xié)調(diào)與統(tǒng)一,已成為管理者必須著手解決的主要問題。
與此同時(shí),許多高職院校存在幾個(gè)校區(qū),且地理位置各異,傳統(tǒng)辦公方式明顯不能適應(yīng)遠(yuǎn)程辦公的需求,這就要求校區(qū)間的新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公方式出現(xiàn)。
若采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行跨校區(qū)辦公,文件的批閱和簽發(fā)都非常麻煩。
利用公文辦公系統(tǒng),辦公人員只需在網(wǎng)頁上點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)就能及時(shí)將公文傳送到各處理部門,并及時(shí)跟蹤事務(wù)的處理情況,極大地提高辦事效率,同時(shí)保證資料的完整性和連續(xù)性,做到有據(jù)可依。
實(shí)施公文辦公自動(dòng)化也減少了紙張和墨盒的消耗,為學(xué)校節(jié)約了大量的辦公經(jīng)費(fèi)和資源。
四、高職院校建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)策略
1.傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的銜接。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)源于傳統(tǒng)辦公系統(tǒng),并應(yīng)逐步取而代之。
在推行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的初期甚至相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi),為保證正常的辦公秩序,必須將傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)并行。
現(xiàn)代辦公手段取代傳統(tǒng)辦公手段,必須是一個(gè)長(zhǎng)期的、漸進(jìn)的過程,必須充分認(rèn)識(shí)高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的價(jià)值、地位、作用和意義。
防止形式主義,盲目追求的思想,一步一個(gè)腳印地先抓傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)規(guī)范化建設(shè),再將自動(dòng)化流程與傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)相結(jié)合,如此才能使辦公自動(dòng)化逐步擴(kuò)展到辦公室的各個(gè)工作領(lǐng)域,實(shí)現(xiàn)辦公手段的變革。
另外,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員提高認(rèn)識(shí)和更新觀念,可采取參觀學(xué)習(xí)的方法,不定期地組織人員到辦公自動(dòng)化建設(shè)較成功的兄弟院校參觀學(xué)習(xí),讓他們有一個(gè)感性的認(rèn)識(shí),提高他們辦公自動(dòng)化的意識(shí)和觀念,在增強(qiáng)他們改變傳統(tǒng)辦公手段信心的同時(shí),在技術(shù)上采取多方面的措施,確保辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全可靠。
2.要注意處理好建設(shè)、管理與維護(hù)的關(guān)系。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)、管理與維護(hù)三者相輔相承。
同樣的系統(tǒng)和設(shè)備在有的學(xué)校運(yùn)行良好,而在有的學(xué)校卻無法得到廣泛的應(yīng)用,其關(guān)鍵在于管理的原因。
建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不難,難的是如何使系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)好并且發(fā)揮最大效用,這就需要管理和維護(hù)工作了。
辦公自動(dòng)化建設(shè)的目的是優(yōu)化服務(wù)流程、革新工作手段,沒有管理和維護(hù)工作,系統(tǒng)就只能是一堆毫無用處的程序代碼。
在推進(jìn)過程中必須成立專門管理機(jī)構(gòu)、培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍、建立健全管理制度等方式,將管理和維護(hù)工作落到實(shí)處,使辦公自動(dòng)化建設(shè)科學(xué)、長(zhǎng)效地進(jìn)行。
3.做好用戶培訓(xùn)工作。
辦公自動(dòng)化包含三大重要因素,即自動(dòng)化的人、自動(dòng)化的設(shè)備和自動(dòng)化的系統(tǒng),這三者是缺一不可的。
自動(dòng)化的人是前提,自動(dòng)化的設(shè)備是基礎(chǔ),自動(dòng)化的系統(tǒng)是在自動(dòng)化的人和自動(dòng)化的設(shè)備基礎(chǔ)上建立起來的。
在辦公自動(dòng)化中,人是決定因素。
如果校園網(wǎng)建立后,大家都不積極利用,這樣再好的設(shè)施又有什么作用呢?因此,要使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得到很好的推行,并使系統(tǒng)運(yùn)行后達(dá)到預(yù)期的使用效果,就需要提高辦公人員的思想認(rèn)識(shí)及業(yè)務(wù)素質(zhì)。
進(jìn)行用戶培訓(xùn)是很關(guān)鍵的一步。
培訓(xùn)可根據(jù)不同層次的人員在內(nèi)容上有所側(cè)重,但最終目標(biāo)是使領(lǐng)導(dǎo)和群眾都具有現(xiàn)代意識(shí)和觀念,對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)持積極態(tài)度,辦公人員能熟練地操縱現(xiàn)代化的辦公設(shè)備,使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得以實(shí)施及高效率運(yùn)轉(zhuǎn)。
4.避免“重硬件、輕軟件”的問題。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的硬件與軟件互為補(bǔ)充、缺一不可。
但是硬件看得見、摸得著,各單位都愿意花巨資購(gòu)買配置;而軟件是一種無形資產(chǎn),加上盜版軟件的泛濫,給人一種可有可無的錯(cuò)覺。
因此,在軟硬件的資金投入和隊(duì)伍建設(shè)上存在嚴(yán)重的不平衡,導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)“投建―閑置―報(bào)廢―重投建”的惡性循環(huán)。
要解決這個(gè)問題,首先應(yīng)把“軟件使用”擺在辦公自動(dòng)化建設(shè)的突出位置,組織高職院校教師進(jìn)行軟件使用的討論、培訓(xùn)。
總之,隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)通信等技術(shù)的廣泛應(yīng)用,高職院校要處理好學(xué)校內(nèi)外部的工作、交流,保障學(xué)校辦公的順利運(yùn)行,發(fā)揮整體實(shí)力并發(fā)揮優(yōu)勢(shì)效果,就必須擁有現(xiàn)代化的高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。
建立一套方便快捷的自動(dòng)化辦公系統(tǒng),是高職院校在新的形勢(shì)下進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能、工作方式和工作作風(fēng),提高工作質(zhì)量和效率的一項(xiàng)重要手段,也是衡量學(xué)校辦學(xué)水平的重要標(biāo)志。
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