探析企業檔案管理中的保密問題

　　【摘要】隨著現代經濟的高速發展，檔案保密管理工作十分重要，本文從強化檔案保密意識， 提高檔案管理人員的專業素質， 明確規定檔案管理人員的工作職責， 建立健全檔案管理管理制度，加強檔案庫房的安全建設，準確確定檔案的保管期限， 做好檔案密級的調整工作， 加強絕密檔案的管理和保密八個方面提出了如何做好檔案管理中的保密工作。

　　【關鍵詞】企業;檔案管理;保密工作

　　隨著現代經濟高速發展，企業間合作的日益增進，企業檔案承載著企業的安全、生產、經營、管理等諸多方面的商業秘密。所以，檔案保密工作管理是檔案管理中的重中之重。

　　所謂檔案管理中的保密工作，是指檔案管理過程中對涉密檔案的管理，主要包括涉密檔案存放的硬件建設要求、涉密檔案管理制度的健全、檔案管理人員的保密責任、檔案保密管理與利用的關系等。如果檔案管理工作中某些不規范的行為會對企業商業秘密和安全構成威脅，能否做好企業檔案管理過程中的保密工作，直接關系到企業的安全和利益，誰的保密工作做得好，誰就能在競爭中掌握主動，取得優勢。因此檔案保密工作正面臨著一系列新問題，作為檔案管理人員，必須強化檔案安全意識，加強檔案保密管理，做好檔案密級調整、檔案利用監督、檔案開放中的保密等工作， 以及嚴格落實檔案保管人員職責，確保檔案保密管理工作規范有序。那么如何做好檔案管理中的保密工作，在具體實踐工作中，就以下八個方面闡述自己的幾點粗淺認識。

　　1、強化檔案保密意識

　　企業領導及檔案管理部門要不斷增強做好檔案保密工作的責任感和使命感， 切實重視和不斷強化檔案保密工作，要加強檔案保密、宣傳工作的力度，經常開展對《檔案法》、《保密法》的宣傳教育，組織觀看泄密案例教育等形式，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，提高員工的保密觀念、保密工作的自覺性和責任感，自覺履行保守國家秘密的義務。要認真貫徹“預防為主”的方針政策， 防止和克服麻痹大意的的思想和僥幸心理，要經常開展安全教育工作，講明、講清檔案安全工作的重要性，講足、講透檔案泄密的危害和后果，讓檔案安全意識真正深入人心，對涉密檔案的借閱、保管、銷毀等環節要嚴格遵守檔案保密制度，把安全責任意識貫穿于檔案工作的始終，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識，提高保密工作的自覺性和責任感。

　　2、提高檔案管理人員的專業素質

　　檔案管理工作是一項政策性和業務性較強的工作，檔案管理需要各種高素質的人才，由于對檔案的安全負有直接責任，一方面檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業道德，認真客觀地、辯證地、全面地研究和分析工作中存在的問題，要熱愛檔案工作。發揚不求索取的無私奉獻精神，做好檔案管理每個環節的工作，一絲不茍，精益求精;同時要解放思想勇于創新，創造性地開展工作，及時提出工作新思路，使工作取得新突破。另一方面檔案專業人員要有一定的檔案基礎理論和專業知識。檔案工作是一門管理科學，要實行科學化、標準化、規范化管理檔案，必須努力學習和掌握好檔案學基礎理論基礎和專業知識，要懂得檔案學、檔案管理學、檔案保護技術學等基礎理論，要熟悉和掌握管理學的一般原理和檔案管理學知識及其在管理工作中的應用，檔案管理人員還要熟悉本單位及其業務各部門的職能范圍、業務分工和業務知識，熟悉和掌握自己所管檔案的內容及與內容相關的文史等方面知識。

　　3、明確規定檔案管理人員的工作職責

　　檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作中要做到“四不”，即不壞、不丟、不散、不亂。“不壞”.就是使檔案保管礙完好無損.不致因各種不利因素而使檔案毀壞：“不丟”.就是使檔案絕對安全.不致因工作疏忽而使檔案遺失或被盜。不僅保證檔案實體安全.也要保證檔案內容的安全：“不散”.就是要求檔案的管理相對集中.不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便：“不亂”.就是要求檔案保管工作有條不紊.整齊規范.有規可循.有目可查。

　　現在企業檔案管理已進入信息化時代，檔案管理人員作為涉密信息的保管者，要增強責任感和緊迫感，充分認識到信息化條件下加強保密工作的重要意義。不準將涉密計算機或存儲介質接入互聯網;不準用非涉密計算機、傳真機處置涉密信息。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

　　4、建立健全檔案管理管理制度

　　制度防線是維護檔案安全的根本保障，要建立健全和不斷修訂、充實、完善檔案實體安全與檔案信息安全的管理制度。在規章制度建設的基礎上，應結合實際，建立一套規范、科學的規章制度，如檔案實體安全的保管、保密、利用、交接、銷毀制度、檔案信息安全的學習培訓制度、電子文件與電子檔案的保管、利用制度和計算機檔案信息系統網絡應急預案及電子文件與電子檔案異地備份制度等。制度建立后，要狠抓落實，加強對執行檔案安全制度情況的監督檢查，層層落實檔案安全責任制，落實分管領導、責任人員，責任到人。

　　5、加強檔案庫房的安全建設

　　檔案庫房是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障，首先，檔案庫房應配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監控設備等防盜設施，并隨時做好各項設施設備的檢修、維護工作。其次，檔案庫房應指定專人負責管理，落實雙人雙鎖等嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。其三，涉及企業及國家秘密的檔案應單獨保管，要設帶鎖的移動密集檔案架、帶密碼鎖的保險柜等，從保管條件上確保檔案的安全。其四，應減少檔案的破損率，延長檔案的使用壽命。另外，要堅持日常監督與重點檢查相結合，不定期組織全面細致的安全檢查，在認真清點核對檔案數目的同時，及時發現和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取切實的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

　　6、準確確定檔案的保管期限

　　根據本單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限�！秶�家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30 年，機密級事項不超過20 年，秘密級事項不超過10 年。

　　7、做好檔案密級的調整工作

　　對涉密檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠，為了適應涉密檔案調密工作制度化、正規化的需要，應建立以下三個制度，一是建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密;二是建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知檔案人員，以便銜接工作，及時掌握，適時變動;三是建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。

　　8 加強絕密檔案的管理和保密

　　絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和經濟發展的成敗。因此為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。首先，絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設帶鎖的移動密集檔案架，帶密碼鎖的保險柜等，從保管條件上確保絕密檔案的安全。其次，提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員有知密早、知密多、知密深的特點，因此，他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任。

　　總之，當代世紀已進入一個信息時代，我們應抓住機會，與時俱進，建立更加高效的管理系統，更好地為單位的經營管理服務，為我國經濟的高速發展助力，保守企業機密是每個員工必須履行的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責，做好企業檔案保密工作，使檔案信息得到充分的利用，將檔案價值最大化，才能使企業利益最大化。

　　參考文獻：

　　張恒，雷志輝，丁曉等.一種改進的中值濾波算法.中國圖象圖形學報，2004， 9(4) ： 408～411

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