檔案網站信息資源建設與利用中存在的問題及對策

　　20世紀90年代以來,檔案網站伴隨著檔案信息化工作的推進而產生并發展著。檔案網站建設是檔案館向用戶提供檔案信息服務的重要途徑。隨著各地綜合檔案館網站的陸續開通,檔案信息化工作的不斷推進,檔案網站已逐漸成為檔案界乃至社會各界關注的焦點。下面小編為大家獻上關于檔案網站信息資源建設與利用中存在的問題及對策的論文，歡迎大家借鑒!

　　摘要：檔案網站信息資源已成為社會公眾查閱檔案信息的首選渠道。我國檔案網站信息資源建設中仍然存在信息資源匱乏、網站各自為政、信息資源利用水平低等許多問題;檔案網站應該以紙質資源數字化為基礎，豐富網站信息資源數量，優化提高信息資源質量，重視信息資源共建共知共享，深入開發檢索途徑，增強服務意識，完善相關法律法規，為檔案信息利用提供保障。

　　關鍵詞：檔案信息;檔案網站;信息資源建設;信息資源利用

　　隨著整個社會信息化和檔案信息網絡化的發展，檔案網站信息資源建設已經逐漸成為檔案界和社會公眾關注的焦點。2007年4月5日公布的《中華人民共和國政府信息公開條例》明確規定，檔案館是政府信息的公布和查閱場所，這對于促進檔案網站信息資源建設、發掘和傳播檔案信息資源具有重要意義。

　　我國的檔案網站信息資源建設目前已經初具規模，信息資源總量逐年增長，檔案文獻數據庫的建設也在不斷加強，為檔案信息增值、共享，加快檔案信息的傳播速度，提高服務質量和檔案部門形象，促進檔案館社會化建設提供了平臺。但我們也應該看到由于技術、資金、人才等各種原因，我國的檔案網站信息資源建設過程中仍然存在諸多問題，嚴重影響了信息資源的利用。

　　一、我國檔案網站信息資源建設現存的問題

　　始于1996年的我國檔案網站信息資源建設已經逐步由最初的數量擴充轉變為數量擴充與質量提高相結合的發展階段，而信息資源匱乏、各網站之間各自為政、服務功能缺失等問題也逐漸顯現出來。

　　(一)信息資源匱乏

　　信息種類少。檔案資源數量巨大、種類繁多，如行政領域產生的文書檔案，科技生產領域產生的科技檔案，人事領域產生的人事檔案，財會檔案等，再加上其各種不同的載體和表現形式，更是數不勝數。但目前我國很多檔案網站一般只能提供文本信息和圖像信息，如文書檔案和部分照片檔案，而像科技檔案、人事檔案和其他載體形式的檔案卻很少見。能夠實現網上全文查閱的更少。

　　檔案信息資源深層次開發不足。目前我國檔案網站上所提供的檔案信息資源多是目錄級數據，如全宗目錄、專題目錄、開放檔案目錄等，而檔案全文卻很少，全文檔案在網站信息資源中所占比例很低。只有極少數檔案網站能夠提供部分內容全文檢索，這也就意味著，即使公眾從網站能夠查閱到其所需檔案的某些信息，其需求也極有可能無法得到全部實現，仍需要到檔案館進行進一步的查詢。即使是提供全文檢索的檔案網站，大部分也只是提供現行文件查詢，遠遠不能達到所有的開放檔案的全文獲取。即使這些目錄級數據也只停留在案卷級別的檢索層次，對于能夠更深刻揭示、評價館藏的編研材料，如檔案匯編、大事記、組織沿革、統計數字匯編等，則很少見到。

　　(二)檔案網站之間缺少溝通和交流，各自為政

　　檔案網站信息資源建設缺乏宏觀指導。目前，我國檔案網站信息資源建設仍處于各自發展階段，各個檔案網站之間缺乏緊密聯系，沒有形成全國性的檔案信息網絡體系。全國的檔案網站信息資源建設缺乏整體規劃，對建設方式和標準也沒有統一的規定。迄今為止，我國檔案行政主管部門還沒有就檔案網站信息資源建設發展制定出相應的規范，各檔案網站信息資源建設基本上處于各行其是、各自為政的狀態。

　　資源獲取單一，局限于一館之藏。由于檔案網站之間各自為政，僅對各自擁有的信息資源提供服務，缺少與其他檔案網站進行溝通和交流，必然會帶來部分檔案資源重復建設，造成不必要的浪費。用戶在訪問一個檔案網站時，所能利用的僅局限于本館所擁有和提供的信息資源和服務，若想獲取更多，則需要對不同的檔案網站逐個瀏覽。

　　(三)網站信息資源利用水平低

　　檢索功能不健全。我國檔案網站的檢索能力較弱，有的僅僅是一個網頁，根本不具備檢索功能，有的則是頁面上雖有檢索工具，但無法檢索出結果，因為缺乏完備的數據庫支撐。檔案信息檢索僅局限于案卷級或目錄級，無法深入。

　　我國檔案網站普遍采用的檢索工具過于簡單或專業化，檢索方式單一，用戶很難通過輸入關鍵詞或任意詞進行檢索，甚至是跨字段檢索。而過于專業化的檔號等檢索方式對普通用戶來說難度太大，在一定程度上限制了非專業用戶對檔案信息資源的獲取和利用。

　　服務功能缺失。服務功能缺失是我國檔案網站信息資源建設過程中所面臨的另一個重要問題，也是導致信息資源利用水平低的主要原因之一。我國對檔案網站服務功能的關注不夠充分，大多局限于從管理、行政的角度加以規劃，內容多為本部門機構職能、部門設置等信息，較少考慮服務的需要。而訪問檔案網站的大多是出于學習和研究目的的用戶，這種沒有實質性內容的宣傳性信息根本無法滿足用戶的需求，起不到為用戶查詢檔案、解決問題的作用，是對網絡空間和信息資源的一種浪費。而缺乏以服務為導向的信息資源建設，其真正價值難以得到充分發揮，

　　二、優化我國檔案網站信息資源建設與利用的若干對策

　　在當前我國檔案網站信息資源建設與利用工作初具規模的同時，我們需要對檔案網站信息資源建設與利用過程中存在的問題保持清醒的認識，正視這些不足，采取有效措施，改變目前這種狀況。筆者認為可以從以下幾方面做出改進。

　　(一)以本館館藏資源為基礎，豐富網站信息資源

　　首先，加快本館館藏信息資源數字化進程。每個檔案館(局)都擁有著數量巨大、種類繁多、內容豐富的信息資源，尤其一些專門檔案館更是擁有著特色鮮明的館藏資源，這些都是檔案網站信息資源建設的重要基礎，檔案網站必須首先立足本館館藏資源，加快實現本館資源的數字化進程，充分發揮各自檔案網站的作用，實現自身價值，這也是檔案網站信息資源建設和利用工作的首要任務。

　　在館藏資源數字化進程中，要本著利用優先、分步實施的原則，對一些珍貴檔案資源如重要紙質檔案、照片檔案、音像檔案優先進行數字化，采集文件級目錄數據，建設館藏檔案文件級目錄數據庫、全宗目錄數據庫、現行文件目錄數據庫，再逐步建立各種專門檔案目錄數據庫，最終形成檔案信息資源數據庫，使檔案網站真正成為動態的網頁而非靜態的展示窗口。

　　其次，建設一批特色信息資源，凸顯網站優勢。檔案網站應根據自身特色對信息資源進行整合，建設一批與普通用戶息息相關的基礎信息專題數據庫。如職務任免、個人榮譽、職稱評定、工作調動、畢業結業、婚姻登記等普通群眾人物信息數據庫群。

　　(二)保證檔案網站信息資源的質量

　　檔案網站信息資源建設應當從檔案館的文化事業機構屬性出發，本著服務民眾、方便民眾、尊重民眾的宗旨，為用戶提供實時、適用、可信的檔案信息，站在用戶角度，研究用戶的信息需求，準確定位信息資源范圍，精心選擇和組織網站信息資源，加大檔案信息的開發開放力度，及時解密、降密重要文件，公開非保密文件。擺脫檔案信息專業性、神秘性的陰影，使檔案信息真正實現大眾化，將其溶于網絡、溶于社會，這是檔案網站進行信息資源建設的必由之路。

　　其實，檔案網站信息資源在吸引用戶方面具有其獨特魅力。檔案網站所提供的信息資源具有可信度高、權威性強等優勢，檔案網站應充分利用這些優勢，為廣大用戶提供高質量的信息服務。

　　(三)對檔案網站信息資源進行整合，加快實現信息資源共建共享

　　整合檔案網站信息資源，可以在很大程度上豐富和充實網站信息資源容量，吸引用戶眼球，激起用戶的查看欲望。而我國檔案網站信息資源建設長期以來缺乏統一規劃，信息數據庫沒有統一標準，各自為政，資源割據的局面，勢必會阻礙社會公眾對檔案信息資源的利用。

　　目前全國各地檔案網站信息資源建設正如火如荼，國家應當統一規劃，整體推進，盡快建立統一、規范的全國檔案網站信息資源體系，形成全國檔案網站的規模效應。國家檔案館應在全國檔案網站信息資源體系建設進程中發揮統領協調的作用，分層次整合檔案信息資源，實現各級各類檔案網站之間的有效鏈接，構建分布式國家檔案信息資源網絡體系，提高網站信息發布水平，為用戶實現便利的跨庫檢索利用信息資源創造有利條件，使用戶不論身處何地，都能便捷地找到所需檔案信息，實現真正意義上的信息資源共享。

　　(四)深入開發檢索工具，提供多途徑檢索

　　深入開發檢索工具，為用戶提供多種檢索途徑，實現有效的跨庫檢索，是檔案網站信息資源建設的一大目標，也是是檔案網站維持其生命力、幫助用戶更加有效地利用網站信息資源的重要措施和保障。

　　檔案網站要及時增加和推出更多的檢索工具和服務，提高檢索工具的易用性。一方面，使用以自然語言為基礎的分類體系，避免在檢索界面上出現學術性、專業性很強的詞匯。另一方面，友好化用戶界面，使檢索工具能夠支持用戶進行多語言、多角度、多種邏輯方式進行提問檢索，盡可能使用戶以最小的付出掌握檢索工具，從而方便、快捷地找到所需信息資源。

　　(五)增強服務意識，提高服務質量和效率

　　在檔案網站信息資源建設過程中，逐步增強服務功能是檔案信息資源利用和網絡服務的必然發展趨勢。首先，樹立服務意識有利于利用工作，為檔案利用開拓了更多的渠道。網站咨詢業務的有效增強也有利于擴展利用工作。擴大檔案工作的社會影響力，拉近社會公眾與檔案工作之間的距離。其次，服務功能的增強，有利于提高社會檔案意識，激發社會公眾對檔案工作的關心。信息資源利用的方便快捷，服務的專指性，大大提高了用戶的參與程度，增強了用戶的信任程度和依賴感，使檔案網絡信息資源成為用戶獲取檔案信息的首選途徑。

　　(六)提高檔案工作人員的業務素質

　　目前，各級檔案部門在進行檔案網站信息資源建設和利用過程中遇到的一個難題就是人才問題。雖然檔案人員對信息技術應用的熟練程度較前幾年有了很大程度的提高，但仍與當今迅猛發展的網絡服務不相適應。檔案網站信息資源建設的水平與質量，在很大程度上取決于檔案工作人員對現代信息技術的運用程度。而既掌握現代管理思想，又有堅實的檔案專業理論功底和高超的專業技能，同時又掌握一定的計算機基本知識，能將二者有機結合起來的復合型人才更是少之又少。因此，各級檔案部門要把加強人才隊伍建設當作進行檔案信息化發展的前提性工作來做，打破各種束縛和局限，廣羅人才，并加快對現有人才培養的步伐，盡快組建一支掌握各方面專業知識和技能的高素質人才隊伍。此外，還應該提倡地方檔案部門與有關高校、科研單位加強合作。只有人才問題解決了，檔案網站信息資源的建設和利用工作才有動力。

　　(七)完善相關法律法規，為信息資源利用提供保障

　　檔案網站信息資源建設和利用過程中會涉及到著作權、隱私權等問題，應從法律法規上加以明確，不至于在建設和利用過程中引起糾紛。這不僅涉及到檔案界的問題，還涉及到信息和計算機立法等多個方面，需要各界的合作與配合。目前我國有關網絡建設、網絡管理方面的法律法規很不完善，無法可依、無章可循的現象比較突出，這也阻礙了信息資源網絡化建設的發展。只有提供了更加完善的法律保障，檔案網站信息資源建設才能走得更遠，才能更好地為社會公眾服務。

　　在檔案信息普遍數字化、網絡化的今天，全民檔案意識和信息意識全面提高。鑒于其利用的方便快捷、服務的專指性，檔案網站信息資源已經成為用戶獲取檔案信息的首選，它打開了檔案部門通向網絡世界的窗口，為檔案信息化建設奠定了基礎。為社會公眾服務是檔案網站信息資源建設的目標，也是檔案網站建設的出發點和歸宿。因此，對檔案網站信息資源的建設和利用工作進行深入研究已經刻不容緩，促使檔案網站真正成為以人為本的公共檔案信息資源平臺，為檔案事業的發展營造更加良好的社會氛圍，培養和提高社會的檔案意識，拉近公眾與檔案的距離，推動檔案信息化進程，促進檔案社會價值的實現。

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