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高職院校教學檔案管理
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【摘要】 本文就高職院校教學檔案管理問題。
說明了提高對教學檔案的認識，確立教學檔案工作的主體地位的作用;指出了教學檔案的收集范圍;闡明了健全教學檔案管理制度，加強教學檔案形成過程的監(jiān)督必要性;論述了加強教學檔案信息管理的開發(fā)利用，為教學工作服務的重要性。
【關(guān)鍵詞】 教學檔案 開發(fā)利用 管理制度
當前，我國的職業(yè)教育體制改革已從宏觀體制改革進入到學校內(nèi)部微觀教育教學改革。
現(xiàn)代職業(yè)教育是一個系統(tǒng)工程，校內(nèi)外諸多因素相互聯(lián)系、相互制約，科學地引導和協(xié)調(diào)這些因素之間的矛盾運動，并有效地解決矛盾和問題，才能促進職業(yè)教育的健康、有序、協(xié)調(diào)發(fā)展。
在高職院校健康、穩(wěn)定的發(fā)展過程中，教學檔案的管理工作起著重要的作用。
但是，在科學技術(shù)突飛猛進和高職院校建設(shè)快速發(fā)展的今天，高職院校教學檔案管理與其規(guī)范的適應周期越來越短，已運行多年的現(xiàn)行高職院校教學檔案管理規(guī)范已失去原有的實踐根基。
高職院校正常的教學工作的進行以教學管理為基礎(chǔ)，教學檔案的管理則是一項基本而又往復循環(huán)的工作。
它是教學工作經(jīng)驗的積累與成果的體現(xiàn)。
實行教學檔案規(guī)范化管理，使教學檔案管理既適應教學的需要，又適應專業(yè)教育的需要，是日常教學管理中不斷探索的一個問題，也是實現(xiàn)教學管理規(guī)范化的有力保障。
一、提高對教學檔案的認識，確立教學檔案工作的主體地位
高職院校專業(yè)教學檔案積累、儲存、傳遞豐富的專業(yè)知識，是一種非常重要的信息和知識傳播方式。
教學檔案的運用，替代了部分教學活動，從整體上為高職院校的教學活動增添了新的內(nèi)容，使教學實踐更趨立體化。
學校與其他社會組織的基本職能活動的區(qū)別就在于它是教書育人的地方，盡管它也有黨群工作、行政管理和其它活動，但它們都是為教學工作服務的，教學工作始終是學校的中心工作。
因此，在學校檔案中，教學檔案是學校全部檔案的主要組成部分，是學校檔案的主體。
教學檔案的管理是學校檔案工作的核心和重點，科學、規(guī)范的教學檔案工作對強化教學管理，促進教學改革，提高教學質(zhì)量有著極為重要的作用。
匆庸諱言，在一些學校，人們一提到檔案工作往往想到的是黨群工作、行政管理及人事等方面檔案管理問題，檔案行政管理部門業(yè)務指導大多也只是關(guān)注這部分檔案。
教學檔案是學校重要的教學信息資源，它不僅是學校教學管理和教學實踐的真實記錄，也是教學和教研等工作的重要參考資料，是直接為教學工作服務的。
如果一個學校沒有齊全完整的教學檔案，這個學校的教育水平、教學質(zhì)量、教師素質(zhì)等將是難以想象的。
因此，我們可以說教學檔案的管理水平不僅是一個學校檔案工作發(fā)展水平的重要標志，而且還是一個學校提高教學工作水平的重要基礎(chǔ)和保證。
二、明確教學檔案的收集范圍，豐富教學檔案的內(nèi)容
近年來，隨著我國高等教育體制改革的進一步深入，深化教學改革、提高教育質(zhì)量成為高職院校教學管理工作的核心和重點，尤其是新一輪高等教育資源的重組整合，以及社會主義市場經(jīng)濟對高素質(zhì)人才的迫切需求，對高職院校教學檔案管理提出了更新、更高的任務和要求。
在一些學校教學檔案管理水平不夠高，雖然有多種原因，但教學檔案收集范圍不明確也是重要原因。
一般來說，凡是學校教學管理及教學實踐活動中形成的，對學校教學工作具有憑證作用和參考價值的文件材料、教師教學檔案，如教學大綱、教學計劃、教材及講義、優(yōu)秀教案;招生、學籍管理、課堂教學與教學實踐教學檢查、教師測評、學生試卷及成績分析、學生實驗報告、實驗項目管理、教學材料，學科建設(shè)材料、教學工作規(guī)劃與總結(jié)、師資管理及學生的讀書報告、作業(yè)及論文，畢業(yè)生工作等方面的方案、圖表、聲像材料都是教學檔案的重要內(nèi)容。
教學檔案是招生、管理、教學、學生分配等全過程的真實的完整的記錄。
為方便收集、學校應當將教學收集范圍以文件的形式確定下來并要求各部門認真執(zhí)行。
這里特別要強調(diào)的是，由于教學檔案形成者的特殊性，檔案部門應對教師、學生及相關(guān)活動中形成的材料的收集工作給予足夠的重視，采取強有力的措施做好這方面的材料的收集，確保這部分材料的齊全完整。
三、健全教學檔案管理制度，加強教學檔案形成過程的監(jiān)督
教學檔案的形成過程較之其他檔案來說有其特殊性，如教學文件形成者主要是師生個人，大多數(shù)材料屬于“白頭文件”，且未經(jīng)正常的文書處理程序等，以致教學文件材料的質(zhì)量和數(shù)量難以得到有效控制。
目前大多數(shù)教學人員檔案意識不強，教學文件材料的收集尤其困難。
教師形成的文件材料即使他們據(jù)為已有，檔案部門也無能為力。
為做好教學檔案的收集工作，學校在宣傳貫徹檔案法律法規(guī)的同時，應當重點建立教學文件材料管理制度：一是教學檔案歸檔制度，將歸檔范圍、歸檔時間、歸檔材料份數(shù)和歸檔要求制度化、透明化;二是教學檔案材料形成歸檔情況的獎懲制度，將教學評論年材料的歸檔與評選、獎金、晉職等掛鉤;三是將文件材料形成歸檔工作納入有關(guān)教學管理制度，作為教學工作的組成部分與教學工作一起抓。
教學檔案管理實踐證明，只有對教學文件材料的形成歸檔全過程實行監(jiān)督和控制，才能保證有關(guān)文件材料歸檔。
四、加強教學檔案信息管理的開發(fā)利用，為教學工作服務
對高職院校而言，中心任務是將教學搞好，圍繞教學活動所產(chǎn)生的大量各種類型的文件材料形成了檔案群中所特有的檔案――教學檔案，這類檔案記載了教學管理工作的內(nèi)容、途徑和效果，準確地反映出學校各個歷史時期的教學管理、教學水平、教學質(zhì)量，內(nèi)容豐富、成分也較復雜，在高職院校的全部檔案中占有相當突出的地位，在教學管理中，具有特殊的重要作用。
收集管理檔案的目的在于利用，對教學檔案而言更是如此。
檔案部門和檔案人員要主動參與學校教學管理活動，深入做好調(diào)查研究，及時了解有關(guān)教學活動情況，了解教學活動對檔案的要求，主動為教學工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務。
檔案部門還應根據(jù)利用者的需要編制必要的檢索工具，方便教職員工查閱有關(guān)檔案。
有條件的學校，還應加大教學檔案的系統(tǒng)開發(fā)力度，將那些常用的教學檔案匯編成冊，以滿足教職員工系統(tǒng)利用的需要。
利用工作做得好了，必將極大地促進教學檔案材料的收集和管理工作，必將極大地促進學校檔案工作持續(xù)健康發(fā)展。
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