檔案整理的本質與核心

　　檔案整理的本質與核心【1】

　　【摘要】歷史聯系性整理是檔案整理的核心與本質，檔案歷史聯系指檔案的形成與完善被某種特定規律所約束而形成內部相互聯系的關系表征，具有主、客觀統一性和來源、時間、內容和形式四維度架構等特征，其產生、發展與完善經歷“杜威十進制”分類法、“來源原則”和“全宗理論”的應用、電子檔案的元數據整理等過程，于此，闡述“虛擬整理”整理的技術特點，并從擺脫非歷史聯系因素、完善檔案整理實踐原則、檔案整理重心偏向信息整理三方面介紹其使用意義。

　　【關鍵詞】檔案整理;本質;核心

　　一、檔案歷史聯系綜述

　　(一)檔案歷史聯系的界定

　　檔案整理物質結構的演變規律表明，檔案歷史聯系的整理是檔案整理的本質與核心。

　　檔案之間的歷史聯系指檔案在產生與處理的過程中，形成具有一定特征的內部相互關系;換言之，檔案的形成與完善被特定規律所約束，因此具有獨特的形成過程和表征特點，但是某些檔案因形成特點相同而存在客觀的必然聯系，稱之為檔案歷史聯系。

　　于此，闡述檔案歷史聯系的界定如下：第一是檔案之間的歷史聯系與社會實踐息息相關，即表現檔案歷史聯系產生于檔案文件形成與完善過程中，而檔案的形成與完善則來自社會實踐的相應行為;第二是檔案之間的歷史聯系具有客觀存在性，即表現因社會實踐而產生的檔案文件內部的相互關系是真實存在的，不以個人的主觀意志發生轉移;第三是檔案是文件轉換的產物，檔案具備文件形成與完善的特點，檔案之間的歷史聯系來源于源文件之間的歷史聯系。

　　(二)檔案歷史聯系的特征

　　主、客觀統一性是檔案歷史聯系的特征之一，主要表現如下：其一是檔案歷史聯系的客觀特征來源于其源文件的客觀特征，即檔案歷史聯系來源于社會實踐中文件的歷史關系，具有客觀存在性;其二是檔案歷史聯系源于文件卻高于文件，表現為人類思維意識對客觀實踐的主觀抽象，具有主觀描述性。

　　因此，檔案歷史聯系是主觀與客觀的統一體，并因檔案整理人員的知識結構和認知水平而存在差異，比如某些歷史聯系是客觀實踐的真實描述，而某些歷史聯系則是歪曲虛假的反映，所以，檔案整理員應經客觀實踐和主觀意識的統一，將客觀歷史聯系搜集、處理，加工、提煉使歷史聯系成為客觀與主觀的統一體，付諸于特定的物質載體，固化或物化為具體的物質形態以記錄檔案歷史聯系。

　　檔案的本質在于記錄歷史的真實性，歷史聯系性檔案整理即為利用檔案記錄歷史的過程，歷史聯系的檔案整理更易于形成歷史記錄。

　　因此，來源、時間、內容和形式四維度架構是檔案歷史聯系的特征之二，主要表現為：哲學維度的歷史具有清晰的嚴謹性、發散性和推理性，因此解析定義歷史由來源、時間、內容和形式組成的四維度架構，并將社會實踐的踐行者界定為主體，將社會實踐的被踐行者界定為客體，以對應時間為載體，將檔案歷史聯系界定為由來源、時間、內容和形式四維度架構，使檔案歷史聯系的記錄與哲學維度的歷史一一對應。

　　二、檔案整理的核心與本質：歷史聯系性整理

　　(一)歷史聯系思想的產生

　　檔案整理的核心和本質是檔案歷史聯系性的整理，回顧近現代檔案整理實踐，檔案整理的歷史聯系思想產生如下：

　　民國初期因社會生產力和認知局限性，并未形成完整的檔案學分類理論，只是單純的借鑒“杜威十進制”分類法，機械地束縛并破壞檔案間的歷史聯系，不能真實地按照檔案的具體情況進行分類;但是，部分有識之士指出檔案整理與圖書管理的本質區別：

　　檔案形成于特定的歷史實踐，是社會實踐系統性和積累性的歷史產物，其分類應源于歷史并尊重歷史，必須“特有要則”;于此，檔案整理嘗試以檔案自身形成與特點為基準，按照檔案間歷史聯系進行分類，例如1933年文獻館明清檔案整理原則即為：

　　分析研究與檔案產生密切相關的文書程序、檔案術語、職官衙署等因素，有機選擇具備特有本質與形成關系的文件實體，并選擇不同的分類方案以體現歷史聯系的層面性。

　　總之，歷史聯系思想的產生初期，主要體現了檔案四維度特征中的來源聯系，使檔案整理部分的體現歷史聯系的客觀結果，最終按照時間、內容、形式等要素分類排列，雖然未上升至一定的理論高度，但是仍然為歷史聯系思想的后續研究提供經驗和奠定基礎。

　　(二)歷史聯系思想的發展與完善

　　歷史聯系思想的發展與完善主要經歷兩個階段，第一階段是“來源原則”和“全宗理論”在檔案整理領域中的運用;第二階段是電子檔案的元數據整理在檔案實踐的應用。

　　“來源原則”是檔案學理論的基石，指按照檔案來源或形成進行整理與分類的原則，其特點是斷定檔案來源差異并保持原有整理次序;“全宗理論”是檔案學的最高原則，指將來源相同的檔案作為統一整體進行保存與整理。

　　但是，不論是“來源”還是“全宗”，其本質均為檔案整理的歷史聯系而且均來自檔案整理實踐，尊重檔案的自然存在和固有形成的歷史聯系，強調并維護歷史聯系檔案的客觀規律和客觀事實，以歷史聯系為載體，在特定的統一的原則下，辨析來源、時間、內容、形式等諸方面因素，為歷史聯系檔案整理提供理論依據和指導方向。

　　另外，電子檔案的元數據整理產生于電子文件依賴性、易逝性、易變性、不確定性等特征下，意在真實完整的描述電子文件形成的條件、內容、架構和過程，并為計算網絡系統提供自動變細、分析、分解、提取、歸納的數據信息，將其內容特征、文件形成、處理利用等過程用元數據記錄，具備真實性、時效性、完整性和高價值性。

　　元數據整理電子檔案的本質也是歷史聯系性整理，通過整理元數據集記錄檔案間歷史聯系并對應和還原相應的社會實踐活動，反映電子檔案記錄社會實踐活動的歷史過程與形成背景。

　　三、歷史聯系整理技術：”虛擬整理”技術

　　(一)“虛擬整理”技術綜述

　　“虛擬整理”指與文件實體排列順序無關，以符號或符號的語法邏輯為載體，單純記錄并解釋檔案間歷史聯系的一種整理技術。

　　“虛擬整理”技術的結果是形成檔案歷史聯系記錄，揭示并固化檔案歷史聯系，合理真實的表達檔案物質實體本質構成部分。”

　　虛擬整理“技術優于“實體整理”技術表現于其不僅實現檔案歷史聯系的多為整理，而且實現紙質檔案、電子檔案、不同載體檔案等檔案整理實踐環境下的統一，換言之，“虛擬整理”技術能以計算機網絡系統或者計算機整理軟件為載體，通過對檔案文件材料中不同原則下歷史特征的多維排序，以不破壞實體排列為準則，全面、真實記錄實體記錄中所不能表現的檔案歷史聯系。

　　“虛擬整理”技術應完善為以人工干預為主，以計算機模擬為輔助的全新檔案整理技術，人為處理、描述、記錄檔案的歷史聯系性，保證檔案歷史聯系的可檢索功能。

　　(二)“虛擬整理”技術的使用意義

　　“虛擬整理”技術具備多向歷史聯系記錄、豐富檔案整理實踐意義及理論等特點，現將“虛擬整理”技術詳細闡述如下：其一是擺脫非歷史聯系因素對檔案整理的影響，即擺腿檔案實體排列順序的歷史聯系記錄，注重檔案文件與社會實踐過程的一一對應，使檔案歷史聯系性整理免受保管期限、密級、載體種類等非歷史因素的影響。

　　其二是完善檔案整理的實踐原則，“來源原則”不是檔案學的至善原則，也并非歷史性原則，而“虛擬整理”技術能實現檔案整理從“來源原則”向歷史性原則的過渡，使歷史性原則真實完整的包容“來源原則”以保證歷史性原則的適用性;其三是檔案整理實踐重心偏向信息整理，即檔案實體管理向以檔案歷史聯系整理為核心和本質的檔案信息整理便宜，“虛擬整理”技術作為其過程的加速器和助推器，保證此過程的穩定與合理。

　　四、小結

　　檔案整理的本質與核心是歷史聯系性檔案整理，其是檔案管理學理論與實踐的豐富內容，也是正確認知、分析、處理檔案管理其他工作的關鍵所在。

　　因此，必須正確界定檔案整理歷史聯系的界定內涵與表觀特征，于檔案整理實踐中正確應用“來源原則”和“全宗理論”，輔之以電子檔案元數據整理技術，并適時采取“虛擬整理”技術，保證檔案整理的合理過渡與穩定發展。

　　參考文獻：

　　[1]王英瑋.關于檔案本質屬性的思考[J].檔案學通訊， 2008(2)： 32-35.

　　[2]杜鵬.論分類原則對檔案整理及歷史聯系的影響[J].山西檔案， 2008(4)：27-29.

　　[3]桑毓域，劉新安，曾永仁.“虛擬整理”技術的產生和實踐意義[J].蘭臺世界，2008(1)：14-15.

　　檔案的物質結構與檔案整理【2】

　　[摘 要]檔案在物質結構上有其自身的特征，在檔案整理的過程中必須要對檔案的物質結構有一個全面的了解，只有這樣，才能更好的保證檔案整理的效果，從而使檔案整理工作的質量有所提高。

　　本文主要分析了檔案的物質結構與檔案整理，以供參考和借鑒。

　　[關鍵詞]檔案;物質結構;檔案整理

　　很早以前人們就已經意識到檔案是一種物質，但是檔案結構的概念在本世紀初期才開始出現，所以當前其還要不斷的發展和深化，只有這樣，才能更好的發揮其自身的作用。

　　檔案整理的過程中對檔案自身的物質結構有一個比較清晰的認識才能更好的做好這項工作。

　　傳統的檔案整理工作和現代的檔案管理工作存在著一定的共性，同時其也存在著一定的差異，所以在這樣的情況下，必須要對二者之間的關系有一個科學的認識。

　　一、傳統和現代檔案整理的共性

　　任何一種物質都有其自身的結構形式，檔案也有其結構的特性，在檔案整理的過程中，通常可以總結出檔案自身的結構特征，掌握了這些特征之后就可以將非檔案結構的物質轉化成檔案結構，因此無論是對傳統的紙質檔案的整理還是對現代的電子檔案整理，都要嚴格的根據其自身的結構特征對其進行有效的處理。

　　在對檔案物質結構了解的過程中經歷了不同的階段，在不同的時代，人們對檔案結構的認識也存在著一定的差異，因為檔案整理存在著一定的共性，所以在檔案整理工作中就要以不同時代人們的認識作為出發點，對傳統的檔案整理工作和當今的檔案整理工作有一個更加全面和科學的認識，從而能夠更好的總結出自檔案整理中應該遵循的原則。

　　二、檔案的物質結構和傳統檔案整理

　　在對傳統檔案進行整理的過程中，人們對檔案物質結構并沒有一個十分清晰的定義，檔案是文件的集合，它展現了文件之間在時間層面上的聯系。

　　當前我們要將這些不同時期的認識綜合在一起，才能順利的總結出不同時代人們對檔案整理工作的認識重點，也有人將其概括成文件集合和文件之間歷史聯系的結合體。

　　對于潛意識當中的傳統檔案物質結構，我們尤其要關注的一點就是在這樣的檔案形式當中，文件集合是物質形式，但是文件之間的歷史聯系是非常抽象的，它不是以物質的形式存在的，它只是一種文件之間的信息。

　　所以文件集合是其中唯一的物質，為了使人們對這一點有更加充分的認識，我們也將傳統檔案時代的檔案結構形式稱作是檔案的單一物質結構。

　　盡管檔案學很早就發現了文件之間歷史聯系的六個特征，也就是說，已經認識到了文件之間歷史聯系是多維的，并且由此提出了“必須最大限度地保持文件歷史聯系”的檔案整理原則。

　　但由于傳統檔案整理要用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯系，且只能一維地記錄和保持文件之間的歷史聯系，所以我們就必須客觀地認識到，“利用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯系”是一塊“短板”，實際上它將阻礙傳統檔案整理在實踐上實現文件之間歷史聯系的多維記錄。

　　因此，檔案學所提出的“必須最大限度地保持文件歷史聯系”只能被弱化為“盡其所能地保持文件歷史聯系”，這是在“單一檔案物質結構”的意識下，傳統檔案整理所無法違背的又一個客觀規律。

　　三、檔案的物質結構與現代檔案整理

　　當前人們對檔案物質結構的認識在不斷的深化和發展，檔案雙重物質結構認識的形成也就意味著人們在實際的工作中可以更好的認識和發現現代檔案整理工作中所固有的一些規律，只有這樣，才能更好的幫助中國的檔案學者在實際的工作中更好的推動相關工作的開展。

　　在“檔案雙重物質結構”的模型中，“文件集合”仍然是一種物質，“文件之間的歷史聯系”也依然存在，而它與檔案的單一物質結構所不同的是，在檔案物質雙重結構中出現了另一種物質――“歷史聯系的記錄”。

　　通俗地說，檔案物質雙重結構中，不僅文件集合是一種物質，而且“歷史聯系的記錄”也是一種物質，所以它才被稱為“雙重物質”。

　　千萬不要低估了檔案物質結構的這一變化，正是因為這一變化，形成了現代檔案整理的特點與規律。

　　“歷史聯系的記錄”的出現表明，現代檔案整理不再認為利用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯系是檔案整理的唯一方法，而是認為利用“歷史聯系的記錄”來記錄文件之間歷史聯系是一種更為科學和實用的方法。

　　所以在現代檔案整理中，“歷史聯系的記錄”就成為記錄和保持文件之間歷史聯系的物質。

　　由此檔案中的文件之間歷史聯系關系信息的承載者，已從單一檔案物質結構中的“文件集合”，轉移到了檔案雙重物質構成中的“歷史聯系記錄”。

　　而利用“歷史聯系的記錄”這種物質，來專門記錄文件之間的歷史聯系，就成為現代檔案整理的一個必須恪守的法則。

　　“歷史聯系的記錄”在檔案物質結構中的出現，不但能將文件之間的歷史聯系用物質的形式加以記錄和保持，更為重要的，我們能徹底擺脫利用文件集合只能一維地記錄和保持文件之間歷史聯系這一規律，實現過去已經想到的但又總是無法實現的多維記錄歷史聯系的夙愿。

　　能多維地記錄和保持歷史聯系，就成為現代檔案整理所具有的一個特征和規律。

　　由于計算機技術的發展，現代檔案整理實現了多維記錄歷史聯系，所以檔案整理的原則就必然要隨之發生變化。

　　檔案整理將不再堅持傳統的“來源原則”、“事由”或“年代”這樣的一維原則，它將形成一個由“來源原則”、“事由”和“年代”整合而成的多維“歷史原則”。

　　所以檔案物質結構的演變，為在檔案整理中高舉“歷史”的旗幟，奠定了一個最根本的基礎。

　　而檔案物質結構的這種演進，也就成為了檔案進化的一個規律。

　　四、結語

　　在檔案整理工作中，一個重要的前提和基礎就是要對檔案的物質結構有一個更加科學合理的認識，在這樣的情況下，我們一定要在實際的工作中對檔案自身所具備的物質結構有一個相對科學合理的認識，只有這樣，才能采取有效的方法做好檔案整理，提升檔案工作的質量。

　　參考文獻：

　　[1]郭萍.淺論檔案的修復裱糊技術[J].科技創新導報.2015(04)

　　[2]劉新安.檔案物質實體的雙重構成[J].檔案學通訊.2003(05)

　　檔案的收集與整理【3】

　　檔案的收集與整理工作是檔案管理工作的重要環節，它為檔案工作提供了實際的管理對象。

　　檔案收集與整理工作，就是按照黨和國家的有關規定通過一定的途徑和方法將各部門分散產生和形成的具有保存價值，且可供查考利用的各種文件材料集中到單位檔案室統一管理的過程，這是單位檔案部門獲得和積累檔案的一種重要的手段。

　　檔案收集工作是否科學，決定了檔案收集數量多少和質量高低，因此，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質量，更好地為領導決策提供服務。

　　檔案是在單位管理和實踐中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等材料，其內容非常豐富。

　　檔案的收集與整理從一定程度上來講是反映單位管理水平的一個重要標志，是單位各項工作的真實記錄，檔案的規范化管理是提高單位管理質量的重要保障，下面就如何做好檔案的收集和整理工作淺談幾點看法。

　　一、提高認識，明確檔案在工作中的作用

　　檔案是具有保存價值的最原始、最準確的記錄，同時具有很高的實用價值。

　　隨著社會的進步以及新形勢發展的需求，檔案基礎工作有了進一步的發展，檔案分類工作更加具體、精細，努力提高認識，在充分認識檔案工作重要性的前提下，把全面加強檔案資源建設作為檔案工作的著力點，提高檔案工作的服務水平和管理水準，因此，檔案工作人員應認真履行職責，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，一方面保證各門類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國家積累檔案打下一個良好的基礎。

　　二、檔案的收集與整理工作的意義

　　檔案的收集與整理工作，對整個檔案工作具有重要意義。

　　它是檔案基礎工作中的關鍵環節。

　　在檔案工作所有環節中，收集工作是起點，提供利用是目的，而檔案的整理則是承上啟下的關鍵所在。

　　上承收集工作，可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質量，下繼開發利用，為開發利用創造條件。

　　因此，這是一個很重要的中間環節，其意義為：一是實現檔案科學管理的基礎，要有成效地進行管理，還必須善于實際地進行組織工作。

　　檔案的整理工作，就是對檔案進行有序地組織，以利于查找利用，以利于檔案的安全保管。

　　二是應把檔案整理工作放在利用工作的前頭，檔案整理得好，其分類和組卷的系統本身就具備一種檢索功能，可以分擔檢索工具體系的一部分任務。

　　三、確保檔案的收集與整理具有真實性

　　檔案是歷史及社會實踐活動的真實記錄，這是它的價值所在。

　　它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。

　　現代國外學者，特別是歷史學家對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價值。

　　檔案記載了許許多多的歷史事件和社會現象，內容十分豐富。

　　檔案又是新的社會實踐最可靠的憑證和依據，檔案是在生產實踐和社會實踐中產生的，它客觀地、真實地記載著各階段的活動，銘刻著歷史上的千秋功過，保留著真切的歷史標記，因此，檔案發生的效用與日俱增。

　　四、檔案收集與整理工作中存在的主要問題

　　一是庫房問題。

　　檔案庫房必須選擇寬敞、通風良好的地方，避免檔案收集后保存時，長期受潮發霉而紙張變質、字跡模糊現象;二是由于管理不科學，致使檔案混亂，用時查找不到;三是有些人不了解檔案在整個社會中的重大作用。

　　五、加強檔案收集與整理工作的對策和措施

　　(一)做好檔案的收集與整理

　　檔案的收集是檔案工作的起點和基礎，這項工作做得好與壞會直接影響到檔案的數量與質量，因此，要把檔案這項基礎工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經濟社會發展服務。

　　如何把檔案收集齊全、完整、準確，充分發揮檔案在經濟發展工作中的作用，是目前檔案管理部門面臨的一個突出問題。

　　目前，有些人沒有認識到檔案工作的重要性，認為檔案沒有效益，可有可無，導致檔案工作人員工作熱情不高，檔案工作進展緩慢，這就要求我們對檔案進行及時收集、整理、歸檔，為領導提供服務，發揮其重要作用。

　　檔案整理工作，從其中各個環節作業的性質上，又可概括為系統化和編目兩大部分。

　　檔案的系統化包括區分全宗、分類、組卷、卷內文件的排列、案卷的排列。

　　案卷的編目主要包括編制卷內文件目錄，備考表，案卷封面的編目、案卷目錄的編制。

　　系統化是整理工作的開始，編目是整理工作的結束;系統化是編目的基礎，編目是系統化的反映。

　　在實際工作中，二者往往交錯進行。

　　(二)加強管理，狠抓檔案工作制度落實

　　要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作。

　　同時，要建立相應的檔案管理制度，強化規范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進行統一管理，制定一套嚴格的規章制度，防止檔案分散流失。

　　在此基礎上要狠抓落實，要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，違法必究，使之逐步變成自覺的行動，以確保檔案歸檔質量與管理。

　　(三)提高檔案信息管理和服務水平

　　檔案信息化建設是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。

　　人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎設施的前提下，實現信息的公開與信息利用。

　　因此，在檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

　　(四)認真宣傳貫徹《檔案法》，建立獎勵激勵機制

　　只有加強宣傳《檔案法》，依法辦事，引起各級領導的重視和全社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。

　　同時，要抓住機遇，發揮檔案自身的宣傳教育作用，做好檔案的收集整理工作，通過建立獎勵激勵機制來考核檔案工作人員的工作業績、業務熟練程度、責任心的大小，從而調動廣大檔案工作者的工作積極性。

　　(五)注重文件材料的收集與整理

　　存檔的文件、材料要隨時收集并整理，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和時效性。

　　文件資料的收集要齊全、完整、突出重點;整理要符合要求，按照歸檔范圍進行分類整理，力求整齊美觀。

　　同時，要加強檔案保管工作，確保檔案機密安全。

　　集到的原始資料和數據，要進行科學分類和歸納，使資料系統化，便于分析和敘述。

　　六、結束語

　　完整齊全的檔案材料并經系統整理的檔案能科學地、系統地為單位各項工作服務，檔案室要發揮前端調控功能，從立卷歸檔做起，注意有重點、有計劃地收集、整理各門類的檔案，把基礎打牢，發揮檔案資源建設的基礎作用，把有保存價值的檔案集中管理，采取切實有效的措施，改善工作思路，拓展工作對象，創新工作手段，豐富檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來源，確保檔案資源開發利用工作的質量和效率。

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