探究物業檔案在物業管理中的作用

　　下文是一篇小編精心準備的探究物業檔案在物業管理中的作用，歡迎各位物業管理專業畢業的同學進來看看哦!

　　摘 要：物業管理作為城市管理的一部份，越來越為人們所認同，成為了居家生活的重要組成部分，其在和諧社會方面有著不可低估的作用。而物業檔案在維護社區安定，便利居民生活，保障群眾利益，方便居民再就業，為轄區居民提供豐富多彩的文化生活發揮著不可替代的作用。

　　關鍵詞：物業管理;物業檔案;和諧社會;保障

　　檔案管理是物業公司的各項管理工作的關鍵環節。本文筆者通過對物業檔案的特點、發展趨勢、社會功用的解讀，來闡述物業檔案在物業管理中和促進社會和諧上的作用，來說明物業檔案管理工作在物業管理工作中的重要性。

　　一、物業檔案管理現代化

　　1、物業檔案管理現代化的含義和內容。管理現代化就是把管理工作信息化和最優化。隨著現代科學技術的發展，無論是物業管理還是檔案管理，都在向著現代化的管理目標邁進，物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。

　　2、物業檔案管理標準化。我國現行的檔案管理標準包括基礎標準、業務技術標準和相關標準，國家檔案局編制的《檔案工作標準體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領域內所有的標準。

　　3、現代化對物業檔案工作人員的要求。檔案管理現代化是不斷完善深化的過程，這一過程也要求檔案人員不斷提高自身的素質，包括思想意識、知識結構和操作技能等。

　　二、物業檔案的特點

　　1、檔案種類多樣化。由于物業檔案的主體包括物業服務公司、物業服務人員、物業的使用者、物業的開發商、設計者、工程設計方、承建商，以及政府有關部門如計委、國土局和房管局、城市規劃局等單位。

　　2、載體形式多樣化。物業檔案種類的多樣化決定了物業檔案形式多樣，主要有圖、文字、卡、冊、表。其中“，圖”是指根據實際需要繪制的各類平面圖、示意圖。

　　3、檔案的動態性較強。物業可能需要進行維修、養護，業主可能因物業的買賣、交換、繼承等權屬變更而變更，住戶更有可能因租賃關系的改變而頻繁變動。

　　4、公開性和隱秘性并存。物業檔案具有一定的公開性，因為物業檔案記錄著有關物業及對物業進行管理的情況，這部分檔案內容對與本物業有關的所有人員來說都是公開的，如物業的維修檔案，有關綠化、環衛、保安的檔案等。

　　5、檔案的完整性。物業管理專門檔案是以一個物業單位為對象組織案卷的，該物業不管發生何種變化，所產生的文件材料都須添加進去，體現出一種完整性。

　　6、和人們的日常生活息息相關。物業管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯系。物業檔案則會隨著物業的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調閱。

　　三、物業檔案的作用

　　物業檔案最重要的內容是物業管理專門檔案，它包括兩個部分：一部分是物業本身的檔案，包括開發建設成果的記錄和物業公司接管后對物業進行維修養護和更新改造情況記錄;另一部分是物業業主和住用人的檔案，包括業主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯絡電話或地址、租金、管理費繳交情況等。物業檔案的作用主要體現在這兩部分檔案上。

　　四、當前物業管理行業存在的主要問題

　　1、企業規模總體偏小。由于房地產開發規模普遍較小，開發方大多自行組建物管公司或成立物業管理處等，造成了一般物業企業難以快速實現高規格、大規模發展，企業規模總體偏小的現狀。

　　2、物管投訴多，社會認可程度低。物業投訴產生的重要原因，一方面是物管企業提供的服務和住戶期望與理解產生了一定差距。另一方面是開發方沒有足夠重視所建物業后期管理須要的客觀條件與運作成本。還有政府未下力氣引導群眾對物業管理消費形成正確認識，造成其社會認可度偏低。

　　我們應該充分認識物業檔案管理在推動和諧社會的建立上的重要作用，物業檔案管理對構建和諧社會主要有以下三方面社會功能：

　　一、它具有教化和益智的社會功能

　　現代物業管理追求的是一種小區的情調、小區的感覺、小區的文化與品味，使住戶有一種情感的歸屬。這樣的物業管理，能增長住戶的見識，開闊視野，陶冶情操，在潛移默化中提高居民的素養。應盡可能多地提供特色服務，努力做到“人無我有，人有我新”。比如在小區內可建立局域網，物業公司通過網絡向業主和使用人及時發布各種服務通知和信息，同時也利用網絡來加強物業公司和業主，以及業主和業主之間的溝通。只有通過這些普通小區沒有的特色服務，才可以提升小區的管理品位。

　　二、具有促進居民身心健康的功能

　　在衣食無憂的現代都市人群中，追求舒適、個性的生活小區正成為人們更高層次需求的集中表現。生活在高檔小區，享受著高檔物業管理，能產生“物我兩忘”的身心體驗。這樣人就會心情舒暢，心胸開闊，身心健康，提高生活質量。因此，就要求物業公司首先在人員的選擇上，應根據崗位的要求，制定嚴格的錄用標準，把好進人關。比如對管理人員，應盡可能地選用那些具有酒店管理經驗的，利用他們良好的服務意識，增加物業服務的內在品質。在安全護衛隊員的選擇上，除了外形的要求，還要在其綜合素質，思想品質等方面進行嚴格的考察和篩選，并輔以不斷的培訓，提高其工作責任心，以最大限度地保證小區的安全。

　　三、具有社交和繁榮文化的功能

　　物業管理作為一種消費與其他消費一樣，存在著循序漸進、由低層次向高層次螺旋式上升運動的規律。現代物業管理則能通過建立多種平臺或采取多種形式，來促進住戶的交流，繁榮社區文化，推動人與人之間的信息和情感交流。因此，物業管理消費促進了居民的社會交流和情感交融。物業公司在業主購房時或住用人租房時就應該掌握物業業主和住用人的第一手資料，在住用人入住后應迅速將物業使用人的檔案材料補充完善，并且在物業管理工作過程中不斷進行積累。以上三方面主要社會功能，無一不有益于和諧社會的建立。

　　“做文明業主，塑城市精神”，是每一個業主的份內事，但不是每一個業主都能自覺做到的。物業公司每天與業主接觸，如能從正面多加引導，從人情、人性、人心入手，搞一些能提高業主文明素質的活動，對于提高管理質量，建設良好的社區文化和精神文明，將會起到推進作用。在房地產市場飛速發展的今天，只要我們物業人能以一種積極、進取、創新的心態不斷的努力，住宅小區的物業管理水平一定會很快邁上一個新的臺階。這樣一來，和諧小區將會得以實現，正是一個和諧的社區才構成一個和諧的社會。

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