淺談電算化企業的會計檔案管理
【摘要】隨著會計電算化的實行，企業會計檔案管理工作出現了內涵充實、對人員的素質以及檔案信息的真實性和安全性要求更高等新的特點，但同時也產生了新的問題。要搞好電算化會計的檔案管理，必須提高會計人員的素質和計算機操作技能。完善各項管理制度以強硬件設施建設。同時，加強會計電算化系統的檔案建設，以適應新時期會計電算化提出的新要求。建好用好電子會計檔案，提高會計檔案管理工作水平和會計管理工作效率，更好的服務于企業經濟建設。
【關鍵詞】電算化;會計檔案;管理
計算機在會計領域的普及和應用，使企事業單位的會計核算系統越來越多地被計算機所取代，會計電算化成為會計工作的發展方向，成為促進會計基礎工作規范化和現代化的一種重要手段。為適應會計工作規范化、現代化的客觀要求，伴隨著電算化會計產生的與傳統形式的會計檔案既相互配合，又密切聯系的全新的電算化會計檔案管理成為會計工作發展的一個新的研究課題。根據財政部、國家檔案局財會字(1998)32號文件，1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，在制度上確立了從電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。由此形成了許多機讀數據與文件，同時也賦予了企業會計檔案管理許多新的特點。
一、會計電算化下會計檔案管理新特點
1.電算化促進了會計檔案內涵的充實會計檔案的載體本身發生了變化，不僅要電子會計檔案，而且要紙質會計檔案，這就意味著會計檔案擁有了雙重的檔案載體。電算化會計檔案除傳統概念上的會計檔案外，還包括會計電算化過程中形成的紙質文件、電子文件以及系統軟件。其中系統軟件檔案又可分文字材料與計算機軟件程序兩部分。
2.電算化條件下，會計檔案的信息的真實性和安全性要求更高會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管，保管期截至該系統停止使用或有重大更改之后的1—3年。與舊的檔案文件相比電子檔案易被修改;電子檔案的保存，受到載體本身的質量、存放環境、存儲信息有效期等因素的影響。會計檔案在收集過程中，由于操作人員時間觀念不強，沒有及時或定期按規定把計算機系統中的所有會計資料備份到磁性介質或光盤上;沒有脫離原計算機系統進行保存。同時，數據共享和系統維護中存在著很大的風險。一旦因意外或人為錯誤造成數據丟失或系統被破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，電算化系統不能正常工作。實際工作中許多單位的電子檔案在保管過程中，操作員往往是簡單備份保存，且保存在電算化系統附近，一旦意外，后果不堪設想。有的檔案保管人員缺乏必要的物理知識，不懂磁性介質的物理特性，將電子檔案存放在磁場附近，造成備份資料瞬間消失。由于這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統能夠運行的前提條件，又是保證電算化會計信息系統正常運轉的故障維護查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產物，沒有具體的數據和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。
3.電算化會計系統對人員的素質及操作提出了新要求在傳統的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會計報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經濟業務的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關的附屬資料。實行會計電算化以后。所有的會計核算業務都是通過計算機來完成的。由于計算機是一種特殊的操作工具，財務人員需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算，處理。從電算化會計檔案的各運行環節的管理與保存來看，應設置會計電算化檔案管理崗位，專職負責會計電算化檔案管理，負責系統內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。出納員不得擔任會計電算化檔案的管理職務。會計電算化檔案要存放在專門的檔案室。所有記賬憑證、上機日志、會計賬簿、財務報表(包括月度、季度、年度及不定期會計報表、附表)應定期打印。其中，現金日記賬和銀行存款13記賬必須每t3打印。打印輸出的各種會計資料必須按規定整理保存。
二、會計電算化下檔案管理存在的問題
1.會計電算化對內部控制的影響會計電算化，由于會計信息處理方式的改變，使傳統的內部控制方法面臨挑戰。原手工操作下一些內部控制措施在電算化后沒有存在必要性。如編制科目匯總表、憑證匯總表、試算平衡的檢查、總賬和明細賬的核對;原手工操作下一些內容控制措施在電算化后轉移到計算機內了，如憑證借貸平衡校驗，余額發生額平衡檢查。由此可見，電算化會計除了人這個執行控制的主體外，許多內容控制方法主要通過會計軟件來實現的。因此，計算機系統的內部控制也由手工條件下的單一人工控制轉化為人工控制和程序控制相結合，在內部控制中電算化系統的這些特點，使得電算化系統許多應用程序中包含了內部控制功能，這些程序化的內容控制的有效性取決于應用程序，如程序發生差錯或不起作用，由于人們依賴性以及程序運動的重復性，使得失效控制長期不被發現，從而使系統“在特定方面發生錯誤或違規行為的可能性較大”。
2. 存儲介質的變化對會計檔案管理提出更高要求在手工會計環境下，企業的經濟業務發生均記錄于紙張之上，并按會計數據處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。紙張上的書面數據形成會計人員所熟悉的會計證據原件，這些紙質原件的數據若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統紙質原件的一個基本特征。但是，電算化系統下原來紙質的會計數據被直接記錄在磁盤或光盤上，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改，由于在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業務記錄的“原件”。另外，電磁介質易受損壞，所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在計算機中如何使磁性介質上的數據安全可靠，防止數據被非法修改是一個非常重要的問題。首先，對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。
重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個以上不同的地點，最好在兩個不同建筑物內。其次，采用磁性介質存貯會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。借閱會計資料，應該履行相應的借閱手續，經手人必須簽字記錄。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。最后，嚴格執行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。對任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、賬冊、軟盤等行為，都要進行相應的處理。
3.財務網絡化帶來的新問題網絡安全性的指標主要包括數據保密、訪問控制、身份識別等。近年來，隨著計算機技術和網絡通訊技術的發展，網絡化會計信息系統的日趨普及，網絡的廣泛應用在很大程度上彌補了單機電算化系統的不足，使電算化會計系統的內部控制更加完善，同時也帶來了新問題。目前財務軟件的網絡功能主要包括：遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網上支付、網上催賬、網上報稅、網上采購、網上銷售、網上銀行等，實現這些功能就必須有相應的控制，從而加大了會計系統安全控制的難度。目前，各單位采用的方法有：用密碼管理和登陸制度控制網上財務數據的讀取;起用防火墻，隔離會計電算化系統與外部訪問區之間的聯系，限制外界透過防火墻對會計信息系統數據庫進行非法訪問;采用數據加密、回響檢查等技術手段進行網絡管理以防止由于遮蔭問題、設備故障導致數據丟失以及不法分子非法攔截盜用財務數據信息等安全隱患，保障會計電算化系統網絡環境的安全運行是各企事業單位應始終重視的重要課題。
綜上所述，基于電算化會計檔案是電算化會計活動的產物，又是電算化會計活動的客觀表現，在經濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續進行的保證，是電算化會計信息系統內數據安全完整的保證，是電算化會計信息系統正常運行的保證。如果傳統形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性。
它代表著未來會計規范化、現代化的發展方向，同時我們也應高度重視電算化人才的開發與培養，并為此提供必要的物力、財力，造就一支高素質的財會科技隊伍，為建立完善的、符合實際的，具有可操作性的電算化會計信息系統環境下的企業管理提供必要的保證。電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統形式的會計檔案應相互配合、密切聯系，更好的服務于企業的經濟建設。
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