淺談電算化會計檔案的管理

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　　[摘要] 隨著社會的發展和科學技術的進步，我國相當多機構已經開始使用會計軟件進行賬務處理，會計電算化提高了工作效率，為整個管理工作現代化奠定了基礎。會計實行電算化后，會計檔案的管理呈現出新的特點。本文就電算化后會計檔案的形成、保管、應用進行較全面的論述，并提出了管理的具體措施。

　　[關鍵詞]會計電算化;會計檔案;管理

　　隨著會計電算化的普及，計算機處理經濟業務的比重越來越大，會計電算化使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來，減輕了財會人員的工作強度，提高了工作效率，為實現管理工作現代化奠定了基礎。會計電算化后，會計檔案的內容、生成、傳輸、保管呈現出新的特點，也對會計檔案的管理提出了新要求，這就需要我們不斷深入研究與總結，以提高電算化會計檔案的管理水平。

　　一、電算化會計檔案的內容

　　(1)紙質會計檔案。指從會計電算化系統打印出來的書面形式的會計檔案，包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報表，財務分析報告等，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

　　(2)非紙質會計檔案。指包括計算機硬盤、軟盤等磁性介質或光盤等其他介質存儲的、只能以電子數據狀態保存的會計數據，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等數據和會計數據庫。

　　(3)計算機系統檔案。包括計算機硬件系統型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化;計算機操作系統及網絡操作系統型號;財務軟件的編程語言、數據庫系統類型;財務軟件的系統名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

　　二、電算化會計檔案的生成與管理

　　(一)紙制會計檔案生成與管理

　　1.會計憑證的生成方式

　　(1)由原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。在這種情況下，打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的會計憑證，按《會計人員工作規則》、《會計檔案管理辦法》的有關規定立卷歸檔保管。

　　(2)手工事先作好會計憑證，計算機錄入會計憑證，然后進行處理，在這種情況下，保存手工會計憑證與紙質憑證皆可。

　　無論采用哪種方法，會計電算化操作員向會計電算化系統輸入記賬憑證前，應先經過檢查和預處理，審核原始憑證的合法性、正確性。憑證輸入計算機后要進行復核，復核輸入內容與原件是否一致，防止有意無意的錯誤。復核人員與輸入人員不允許同為一人。對于復核后發現有錯的憑證可允許修改，但修改后必須再次復核。復核人員的姓名必須在機內隨憑證永久記錄，以明確責任。系統內審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿，而機制記賬憑證除由制單人員、復核人員簽章外，還應由記賬人員及會計機構負責人或會計主管(兼任會計電算化主管)簽章，收付款記賬憑證還應由出納人員及領款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。記賬憑證的編號應由計算機自動順序產生，必須連續。現金、銀行存款、轉賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。

　　打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計電算化工作規范》和《會計檔案管理辦法》有關規定立卷歸檔保管。

　　2.會計賬簿和報表的生成與管理

　　對電算化后的會計賬簿和報表的打印和保管，《會計電算化工作規范》有明文規定，即應當打印出書面形式，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定辦理。

　　(1)現金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結。現金日記賬每天在計算機內登賬并打印輸出后，由出納人員核對現金庫存，核對無誤后由出納人員、記賬人員、復核人員、會計機構負責人或會計主管在賬簿上簽章，按月連續編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬其審核簽章、裝訂、保管與現金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調節表，由出納人員及會計機構負責人或會計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。

　　(2)總賬、其他明細賬定期打印輸出，連續編號，經審核后裝訂成冊，同樣應由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機構負責人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據單位的實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年1月末應全部完成此項工作。

　　(3)單位的會計報表和部分財務分析結果由會計電算化系統產生，通常每月月末進行。單位在向有關各方同時提供書面形式以及電子數據的財務會計報告時，兩者數據應當完全一致。此外，由會計電算化系統打印輸出的會計資料發生缺損時，應補充打印，并同樣要由有關會計人員簽章。

　　(二)非紙質會計檔案生成與管理

　　存儲計算機中的會計數據(以磁性介質或光盤存儲的會計數據)，是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。這種會計檔案只能以電子數據狀態保存，而通過會計數據備份的方式生成。目前，大多數會計電算化軟件均支持計算機硬盤、軟盤及移動存儲設備(移動硬盤、光盤、磁帶機)備份。備份次數應視單位的會計業務量大小而定，但每月不應少于兩次。數據資料備份要有專人負責，建立相應的責任制。數據資料備份包括對計算機內的會計信息的日備份、月備份和年備份。對于計算機內的憑證及總分類賬、明細分類賬、報表等重要數據最好采用AB備份法進行數據備份，殺毒后放置在不同地方妥善保存，以防止因病毒入侵或地震、火災等意外情況而造成計算機故障和存儲設備損壞而丟失數據。各種備份光盤設備均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關標識，以便查找。

　　對于歸檔保存的會計數據備份時最好以只讀形式保存，這樣可以防止無意或人為的改動，保證會計檔案的真實性以及日后會計數據恢復時會計信息的正確性。

　　(三)計算機系統檔案的管理

　　會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。保管期限截止至該系統停止使用或有重大更改之后的5年。

　　三、電算化會計檔案保管的幾點措施

　　(1)完善制度，規范管理。建立健全法規和制度是管理電算化會計檔案的保障。在《會計檔案管理辦法》的基礎上，不斷完善本單位會計電算化檔案管理制度，如制定細化的《電算化會計檔案崗位責任制》、《安全保密制度》、《計算機硬軟件和數據管理制度》等，在實際工作中以制度約束行為，以制度規范管理。

　　(2)建立授權操作制度，實行崗位專人專職制度。實行會計電算化后，會計崗位的設置也要發生相應的改變，根據責、權、利、效相結合的原則，對不同的崗位賦予不同的權限。采取不相容職責相分離的措施，嚴格崗位責任制。在單位中應設置會計電算化檔案管理員，專門負責會計檔案的整理歸檔，且該管理員不能由出納人員兼任。電算化檔案管理員的崗位職責有：在規定期限，向會計電算化系統各類有關人員催收會計數據備份及存檔資料，并填寫存檔清單;按規定保管存檔的各種會計電算化檔案;負責會計檔案的安全保密，不能擅自借出。經會計電算化主管和單位負責人批準允許借閱、復制的會計檔案應辦理登記手續;定期對磁或光介質的會計檔案進行檢查、殺毒工作。

　　(3)加強防范，確保檔案安全。單位的會計檔案是單位的重要資料，不得隨意觀看。因此應用會計系統的計算機不應直接連接互聯網，如果單位實行會計網絡化管理，一定做好內部網與互聯網的物理隔離，確保會計數據不受外部的影響，保證會計檔案的安全。對此，可采取的措施包括：在單位內部設置防火墻;安裝信息網關和安全路由器;設計授權和身份認證系統;進行信息加密;加強安全監測預警系統的實時監控等。

　　(4)提高會計檔案管理人員的業務素質 。會計檔案管理是一項專業性、技術性、政策性很強的工作，計算機技術的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求，會計檔案管理人員業務素質和能力是管好用好會計檔案的關鍵，針對目前各單位檔案管理機構中，缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應用的復合型人才，不能適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況，因此單位領導應重視會計檔案管理人才培養，進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的政治素質和業務素質，使他們盡快掌握現代化的管理方法和技術，不斷提高會計檔案管理水平。

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