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對優(yōu)化高校基建檔案管理工作的探討論文
摘 要:高校基建檔案是高校進(jìn)行整體規(guī)劃和建設(shè)管理的重要組成部分。針對當(dāng)前高校基建檔案建設(shè)工作中存在的主要問題及原因進(jìn)行分析,并對解決這些問題的具體做法進(jìn)行探討,提出了加強(qiáng)基建檔案科學(xué)化管理的建議.
關(guān)鍵詞:高校;基建檔案;管理
凡在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)過程中直接形成,具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高校基建檔案是反映學(xué)校基本建設(shè)工作的真實(shí)原始紀(jì)錄,是學(xué)校檔案的重要組成部分,也是學(xué)校的寶貴財(cái)富。做好高校基建檔案管理,逐步完善管理方法具有現(xiàn)實(shí)意義.
一、高校基建檔案建設(shè)的特點(diǎn)和作用
(一)基建檔案的特點(diǎn)基建檔案具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價(jià)值性等特點(diǎn)以外,還具有它獨(dú)有特點(diǎn).
1.成套性。完整的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案形成,需要每一個(gè)環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄,完整性決定每一個(gè)單項(xiàng)工程與整體工程項(xiàng)目之間的檔案文件材料是一個(gè)相對獨(dú)立而又不可分割的有機(jī)整體,故高校基建檔案具有成套性的特點(diǎn).
2.專業(yè)性。基本建設(shè)過程涉及到設(shè)計(jì)、勘探、施工、安裝、消防等專業(yè)技術(shù)活動(dòng)中產(chǎn)生的歷史記錄是唯一的,也是今后維修、驗(yàn)收、審查唯一依據(jù),故高校基建檔案具有專業(yè)性的特點(diǎn).
3.實(shí)用性。基本建設(shè)完成后,建筑物的結(jié)構(gòu)、性質(zhì)等方面可以在檔案中體現(xiàn),建筑物的產(chǎn)權(quán)認(rèn)定及以后維修、擴(kuò)建、改建、解決土地糾紛和相關(guān)管理工作,基建檔案也起到證明作用,故高校基建檔案管理工作具有實(shí)用性的特點(diǎn).
4.滯后性。由于基本建設(shè)項(xiàng)目完成是一個(gè)周期長、投資大的工程建設(shè)過程,且涉及面寬而廣,在實(shí)際操作過程中又存在有彈性因素,因而基建檔案自然滯后于所反映的基建項(xiàng)目,故高校基建檔案管理工作具有滯后性特點(diǎn).
(二)基建檔案的作用作為記錄和承載學(xué)校歷史建設(shè)沿革的基建檔案,在高校發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要作用。它的主要作用體現(xiàn)在:1.憑證作用。俗話說的好:“空口無憑,立字為證”。高校基建技術(shù)檔案是一個(gè)學(xué)校建校過程中形成的所有資料,包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預(yù)算、記錄等技術(shù)資料,它客觀地記載當(dāng)時(shí)的歷史情況,反映學(xué)校基本建設(shè)的完整過程,這些技術(shù)資料具有憑證作用.
2.參考作用。基建檔案對查考過去情況,掌握歷史材料,研究有關(guān)事物發(fā)展規(guī)律,起到廣泛參考作用.
完整系統(tǒng)的基建檔案會(huì)給sdjkfdjksfh薩仿盛大薩芬后來的建設(shè)者有益的參考與啟迪。可以通過考查過去的資料,研究和探究事物發(fā)展的規(guī)律,在工作中吸取精華、去其糟粕,充分提高工作效率。[1]3.法律效用。基建檔案記載了房產(chǎn)、地產(chǎn)以及設(shè)備產(chǎn)權(quán)形成的全過程,是學(xué)校界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依據(jù)和法定根據(jù),用好基建檔案可以避免和解決產(chǎn)權(quán)糾紛.
二、高校基建檔案管理中存在的主要問題
(一)檔案管理工作滯后,跟不上管理發(fā)展需要檔案管理工作是保證檔案記錄連續(xù)性、真實(shí)性和完整性的可靠保證。忽視基建項(xiàng)目檔案形成的各個(gè)環(huán)節(jié),勢必影響基本建設(shè)檔案的成套性和完整性。隨著檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的加速,無論是管理理念、控制手段,還是技術(shù)設(shè)備都發(fā)生很大變革。但是高校在硬件設(shè)施和檔案人員素質(zhì)方面,與檔案現(xiàn)代化管理的要求還有一定差距。比如目前很多高校基建檔案員都是兼職檔案員,兼職檔案員遇到工作忙的時(shí)候,對基建檔案無暇顧及。往往造成對檔案資料簡單裝訂、沒有系統(tǒng)專業(yè)化地按照要求管理等簡單化現(xiàn)象,造成檔案資料不完整,直接影響了基建檔案質(zhì)量,跟不上高校改革與發(fā)展的需求.
(二)檔案管理意識淡薄,歸檔質(zhì)量不高在實(shí)際建檔工作中,往往由于檔案員的檔案管理意識不強(qiáng),基建檔案會(huì)存在許多問題。首先,歸檔的文件內(nèi)容質(zhì)量低,許多材料不符合歸檔要求,如一些具有憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復(fù)印件,或者一些簽字、蓋章都不全,失去原有作用。其次,文件歸檔材料、紙張大小不統(tǒng)一,個(gè)別材料用鉛筆、圓珠筆書寫,字跡模糊。另外,還有些工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容失實(shí),圖物不符,不少材料分散在承辦人和技術(shù)員手中,需向知情人詢問才得已糾正,其中設(shè)計(jì)變更、施工記錄等散失最為常見。一直以來,高校對基建檔案工作的認(rèn)識還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,檔案部門自身的宣傳力度也不夠,造成一些基建管理人員檔案管理意識淡薄,存在“重建設(shè),輕檔案”的思想。甚至還出現(xiàn)建筑物竣工后,經(jīng)手人員將建設(shè)資料隨便鎖進(jìn)自己的柜子,沒有及時(shí)把資料移交給檔案員歸檔的現(xiàn)象,造成竣工資料的不完整性,影響了歸檔的質(zhì)量.
(三)缺乏有效管理機(jī)制,造成管理偏差基建項(xiàng)目一般要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段,項(xiàng)目文件資料形成周期長,涉及單位廣,專業(yè)技術(shù)性強(qiáng),從而造成收集、整理難度增大。資料從產(chǎn)生到歸檔經(jīng)歷相當(dāng)長的一段時(shí)間,并經(jīng)過許多環(huán)節(jié),其中每一環(huán)節(jié)的差錯(cuò)都直接地影響圖紙的齊全、完整、準(zhǔn)確性.
為加強(qiáng)和規(guī)范基建的檔案管理工作,各高校會(huì)制定出相關(guān)管理制度,但是由于管理要求及政策水平的差異,許多高校所制定的基建檔案規(guī)范大相徑庭,出現(xiàn)所制定的規(guī)范及制度只有輪廓沒有細(xì)則,造成管理人員在實(shí)施檔案管理過程中出現(xiàn)了偏差,使所管理的基建檔案工作跟不上改革與發(fā)展的需要,影響了基建檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性.
三、加強(qiáng)高校基建檔案科學(xué)化管理的對策
隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制和民主法制的確立和不斷完善,檔案管理逐步走上了正軌。如何加強(qiáng)高校基建檔案資料的科學(xué)化管理,使其在審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收以及學(xué)校未來改擴(kuò)建、維修等方面發(fā)揮更大的效用,筆者以為應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)管理:
(一)加強(qiáng)基建檔案工作領(lǐng)導(dǎo)國家教委6號令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。”可見,檔案管理工作是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分,領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視與否,是搞好基建檔案工作的主要因素。這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視基建檔案工作,在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施上給予大力支持,切實(shí)將檔案工作納入學(xué)校的目標(biāo)管理,加大檔案執(zhí)法力度,認(rèn)真研究和解決檔案工作中的實(shí)際問題.
(二)提高檔案人員素質(zhì)搞好工程建設(shè),要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是否具有良好的愛崗敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度。基建管理部門作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門,檔案人員更應(yīng)當(dāng)自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時(shí)歸檔的責(zé)任心和自覺性。在具體工作中,注重加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)訓(xùn)練、加強(qiáng)科學(xué)管理,要從基建管理和檔案管理兩方面進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)知識和培訓(xùn),不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力.
(三)完善基建檔案管理制度完善基建管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,是做好基建工程檔案歸檔的關(guān)鍵。一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案資料收集齊全與否,完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中,使檔案工作做到“有法可依,違法必究”,這是保證基建檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化前提。[2]高校要結(jié)合本校的工作實(shí)際,制定出一套切實(shí)可行的規(guī)章制度,并經(jīng)常進(jìn)行檢查、督促。在實(shí)際運(yùn)作中,因基本建設(shè)檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強(qiáng),所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時(shí)地進(jìn)行約束和指導(dǎo)。工程建設(shè)項(xiàng)目完成后,不論
是總承包還是分包,不論建設(shè)工程項(xiàng)目大小,必須堅(jiān)持工程項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步;堅(jiān)持檔案部門與基建部門相結(jié)合,齊抓共管做好基建竣工歸檔工作,明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)到位;指定項(xiàng)目專職檔案人員到位;落實(shí)項(xiàng)目施工、安裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員到位.
(四)做好基建檔案工作“三同步”管理“三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要求,其內(nèi)涵主要包括:基建工程一開始就與建立檔案工作同步進(jìn)行;工程建設(shè)過程中,要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行;工程竣工驗(yàn)收時(shí),要與提交一整套合格的施工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。[3]在制定本單位或本部門的規(guī)定、規(guī)范、細(xì)則等規(guī)章制度的同時(shí),應(yīng)建立項(xiàng)目基建檔案管理工作制度,在與施工單位簽訂合同時(shí),把項(xiàng)目基建檔案工作要求附在合同中,使施工單位既明確基建檔案的總要求,又明確如何做好這項(xiàng)工作以及竣工驗(yàn)收應(yīng)提供的檔案資料及資料套數(shù),從而克服管理工作的無章可循、無據(jù)可依的混亂現(xiàn)象,使基建檔案進(jìn)入正常化管理.
(五)實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理隨著高校對計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及使用,利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)對基建檔案進(jìn)行管理,將大大提高工作效率,更好地為工程建設(shè)與管理服務(wù)。目前高校基本建設(shè)檔案的管理工作,已經(jīng)進(jìn)入從經(jīng)驗(yàn)管理向先進(jìn)科學(xué)技術(shù)管理階段,傳統(tǒng)的檔案管理方法往往工作量大、存檔不方便,而且不利于及時(shí)查找。如果管理方法仍停滯不前,就不能有效保護(hù)及利用基建檔案為學(xué)校服務(wù)。如果參與了高校網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理,基建檔案將更好地被管理和利用,更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要.
四、結(jié)語
基建檔案是高校的寶貴財(cái)富,是高校基本建設(shè)工作的真實(shí)記錄和歷史憑證,也是今后維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建和資產(chǎn)評估的依據(jù),隨著時(shí)間推移,人們會(huì)越來越認(rèn)識到基建檔案的重要性和建立基建檔案體系的必要性。因此,我們必須做好基建檔案建設(shè)及管理工作,把好質(zhì)量關(guān),維護(hù)基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,不斷地提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量,使高校檔案為我們國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高等教育事業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù),做出更大貢獻(xiàn).
參考文獻(xiàn):
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