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人力資源管理下的人事檔案管理工作論文
摘要:
人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成之一存在許多問題，本文對其進行深入分析并提出有效措施，以便為企事業(yè)單位的發(fā)展做出更大的貢獻。
關鍵詞:
人力資源管理;人事檔案管理
由于長期受到傳統(tǒng)人事檔案管理思維和管理方式的影響，目前我國人事檔案管理工作存在許多不足。
一、人力資源管理視角下的人事檔案管理工作存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾方面
(一)檔案資料缺乏真實性和完整性
近年來，許多企事業(yè)單位頻頻出現(xiàn)人事檔案資料造假事件，人事檔案資料的真實性以及檔案信息的完整性表現(xiàn)出許多問題。這給單位的各項人力資源管理工作造成巨大的負面影響，不能正確匹配人力資源信息，有時甚至會影響企業(yè)的正常經(jīng)營。多數(shù)企事業(yè)單位制定的員工檔案信息表比較簡潔、內(nèi)容一致，缺乏針對性。其中員工的人口學信息、家庭成員關系是私營企業(yè)和事業(yè)單位的必備內(nèi)容，但是有關個人學習經(jīng)歷和工作經(jīng)歷的介紹卻要求較少，員工只要提供時間和地點就可以，不需要具體闡述專業(yè)學習情況和工作成就。信息缺乏實質(zhì)性，不能直接反映出員工的工作能力，降低了人力資源工作效率，增加了管理成本。以上這些問題嚴重損害了人事檔案資料的真實性和完整性。
(二)人事檔案的利用率較低
企事業(yè)單位管理層和人事管理者對人事檔案資料的重視程度不夠，日常工作中很少花費時間和精力對人事檔案資料進行分類、整理、分析，對人事工作的長遠發(fā)展缺少規(guī)劃和設想。其實，做好人事檔案統(tǒng)計分析工作可以節(jié)約管理成本，提高企業(yè)工作效率，增加效益，如分析生源地、性別、學歷、性格等因素對單位的人才流失率的影響，確保招聘工作有針對性，可以減少人才流失。
(三)人事檔案更新滯后
多數(shù)企事業(yè)單位的人事檔案資料缺乏時效性，更新嚴重滯后或者沒有更新。員工入職時填寫的人事檔案到離職時沒有任何補充，人事資料內(nèi)容陳舊，多是入職登記表、工資表、季度（年度）考核表等。人力資源管理者從這些資料中無法獲知員工的最新動態(tài)，如職業(yè)規(guī)劃、崗位期待、崗位職責、工作建議等。可見，企事業(yè)單位要定時更新人事檔案資料，根據(jù)工齡、崗位等增加相應的資料內(nèi)容，要不斷充實和豐富檔案資料，了解員工的實際需求，提高員工工作積極性，為企業(yè)創(chuàng)造更多價值。
(四)人事檔案管理方式落后
多數(shù)企事業(yè)單位沒有及時更新管理手段，不能滿足時代需求，導致人事檔案管理工作缺乏科學性，降低了工作效率。另一方面，多數(shù)單位對科學管理人事檔案沒有正確認識，重視度不夠，沒有配備足夠的人力、物力、財力，各項設施不能同步，多數(shù)人事檔案還是在紙堆里打轉。經(jīng)營狀況不佳的企事業(yè)單位沒有專門的人力資源管理部門，分配的庫房較小，人事工作由一人負責或者其他員工兼職，工作人員不能全力開展工作。這樣的工作理念、工作方式更加劇了人事檔案資料弄虛作假的程度、時效性更差，人事工作的效率不能保障，給企業(yè)效益造成一定程度的影響。
(五)人事檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)較低
部分企事業(yè)單位的人事檔案管理者專業(yè)素質(zhì)較低，缺乏理論知識，對人事工作的開展沒有足夠的認識，對人事檔案工作的理解過于簡單化、片面化，認為人事檔案就是員工的入職登記表，人事工作就是招人。這主要是因為企事業(yè)領導對人力資源管理工作人事模糊，對人事檔案工作者的專業(yè)性要求不高，對人事工作的重要性沒有足夠的認識。人事檔案管理工作者的工作態(tài)度不端正，檔案資料“有”就行、“不全”沒有關系。并且這些工作人員的綜合素質(zhì)不高，缺乏職業(yè)道德精神、法律觀念淡薄，導致人事檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營過程中不能充分發(fā)揮作用。
二、人力資源管理視角下加強人事檔案管理工作的幾項措施
(一)加強人事檔案管理專業(yè)隊伍的建設
人事檔案規(guī)范化管理的根本保障是工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。首先是人事檔案和人力資源理論知識的深入認識。領導者和員工必須意識到加強人事檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)。其次是與檔案管理相關的法律法規(guī)、行業(yè)標準的培訓。這是與行業(yè)接軌、同步前行的基本條件。三是人事檔案管理的操作技能。人事檔案信息化建設、現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)建設等，先進的管理知識和管理方式要積極運用到實際工作中。四是增強工作者的服務意識，積極與各部門協(xié)調(diào)、溝通，了解他們的需求，更好地為單位的人力資源管理和領導層決策服務。
(二)完善人事檔案管理制度
要提升人事檔案管理工作的質(zhì)量必須建立健全人事檔案管理制度。許多企事業(yè)單位的人事檔案管理規(guī)定比較陳舊，與國家相關政策有出入，因此，深化人事檔案管理制度的當務之急是根據(jù)新時期、新情況、新目標制定更為科學化、合理化的人事檔案管理制度，修改落后的管理措施、增加新的管理方法、刪掉陳舊的管理模式。日常工作中，人事檔案管理者要定期整理、歸檔檔案資料，對資料信息進行統(tǒng)計分析，為其它相關工作和相關部門服務，促使人事檔案管理工作再上一個新臺階。
(三)豐富人事檔案信息
人事檔案資料不完整、不準確、過于簡單片面是多數(shù)企事業(yè)單位面臨的難題。不斷收集、補充檔案信息，擴大信息資源是必須做好的基礎性工作。資料內(nèi)容要凸顯職員的工作能力、誠信、專業(yè)特長、工作建議、任職情況等方面的內(nèi)容，最大限度地為人力資源管理者提供更有價值的信息。隨著經(jīng)濟全球化步伐的加快，人力資源管理是許多優(yōu)秀企事業(yè)單位的核心，而做為其中的重要部門之一，人事檔案管理也逐漸受到人們的重視。因此，企事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員必須提高自身素養(yǎng)、積極采取措施、緊跟時代步伐，努力提高人事檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻。
參考文獻:
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