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淺析文秘工作在企業(yè)檔案管理中的重要性的論文
摘 要:隨著“現(xiàn)代化辦公”設(shè)施的進(jìn)一步優(yōu)化,“文檔一體化”的要求也日漸突出。如果文秘與檔案處理工作,從組織制度到具體程序真正交融在一起,通過加強(qiáng)對文檔的超前控制、保證質(zhì)量、減少程序,那幺將會(huì)使檔案管理更趨科學(xué)化、合理化。
關(guān)鍵詞:文秘工作 檔案管理 重要性
對一個(gè)單位來講,要維護(hù)其歷史的真實(shí)性,使人們了解它的歷史傳統(tǒng)和發(fā)展現(xiàn)狀,靠什幺？靠的是檔案,靠的是大量的文字材料。可以說今天的文件,就是明天的材料,是企業(yè)發(fā)展歷程最好的見證。檔案的主體是公文,高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上。而文秘工作的主要產(chǎn)品就是公文,因此,可以說,文秘工作是檔案管理的基礎(chǔ)性工作,兩者是相對獨(dú)立而又緊密相連的。本文就文秘工作在檔案管理中的重要性談一些自己的看法和認(rèn)識(shí)。
1 利用文秘工作的特殊性,有利于做好檔案的收集
檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的,就是收集齊全和科學(xué)管理檔案,最大限度的滿足工作需要。因此,收集工作是檔案工作的起點(diǎn),沒有起點(diǎn)檔案隨后進(jìn)行的其他環(huán)節(jié)如整理、鑒定、保管、編研等工作也就不復(fù)存在。只有收集工作搞好了,才能有效地開展檔案的各項(xiàng)工作,檔案工作才能存在并得到發(fā)展。收集工作的效果直接決定著檔案的數(shù)量和質(zhì)量,豐富了檔案,才能更好的發(fā)揮檔案的作用,為企業(yè)的發(fā)展充分提供利用職能。
文秘人員主要負(fù)責(zé)企業(yè)的文件資料起草、頒布、信息的上傳下達(dá)等項(xiàng)工作的進(jìn)行,可以說是企業(yè)文件、信息匯集的“集中營”。文秘人員由于工作的特殊性,在很大程度上更便于對各式文件資料及信息進(jìn)行收集、分類,做好檔案歸卷的前期基礎(chǔ)性工作。《檔案法》中也明確規(guī)定:“文書部門立卷”的問題,主要是要求做好平時(shí)歸卷工作,關(guān)鍵在于“及時(shí)”兩字,對于檔案資料,要及時(shí)收集、及時(shí)分類,切忌拖拉積壓。因此,文秘人員在日常工作中,根據(jù)職業(yè)的敏銳感,隨時(shí)可以有計(jì)劃的進(jìn)行資料和信息收集、整理,進(jìn)行分門別類的管理,這樣既方便平時(shí)查閱,又利于年終的立卷。
2 利用文秘工作的職能,有利于保證檔案的質(zhì)量
公文是文秘工作的主要產(chǎn)品,公文質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量,沒有高質(zhì)量的公文就沒有高質(zhì)量的檔案,高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)上的。從公文產(chǎn)生到流轉(zhuǎn),到最后由公文向檔案轉(zhuǎn)化的每一個(gè)環(huán)節(jié),都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求。主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。
2．1 提高文件整體質(zhì)量
檔案工作的起點(diǎn)是公文的形成,規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān),是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同,有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的,有的則是由相關(guān)職能部門起草然后交由文秘人員來審核,辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同,對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異,導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。無論是何種情況,公文在印制前都要經(jīng)文秘人員進(jìn)行最后把關(guān),對文稿進(jìn)行必要的審核和修飾,然后才能印發(fā)。所以說,文秘人員是保證文件(特別是公文)內(nèi)容真實(shí)可靠的重要途徑。
2.2 維護(hù)文件的規(guī)范性、嚴(yán)肅性
在公文起草中,由于起草人公文寫作水平的高低,在公文及其他文件的起草中主要存在有以下幾種情況:請示、報(bào)告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件;附件標(biāo)識(shí)比較混亂,有的公文注有附件,但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí),也不在附件名稱前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào);行文程序混亂;公文印制不規(guī)范,用紙有大有小,給后來的檔案裝訂和管理帶來很大不便;主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確,不利于檢索查找;原稿不齊全,公文原稿的收集整理是公文處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。有時(shí)候,辦文過程很規(guī)范,但實(shí)際歸檔時(shí),卻發(fā)現(xiàn)只有定稿,缺了原稿或修改稿。從某種意義上講,修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具有存檔價(jià)值;還有的歸檔材料是傳真原件,不經(jīng)過復(fù)印就存檔,過一段時(shí)間內(nèi)字跡就變得模糊不清;編號(hào)不規(guī)范,公文編號(hào)的差錯(cuò)一般則是由于登記不及時(shí)、分類不準(zhǔn)確造成的,漏號(hào)、重號(hào)等亂號(hào)情況的出現(xiàn),既影響了公文的質(zhì)量,又不符合立卷歸檔的要求。文秘人員作為把關(guān)者,既能提高文件質(zhì)量,是確保文件出臺(tái)合格的“驗(yàn)收站”,也為提高檔案的質(zhì)量打下了基礎(chǔ)。
3 做好文秘工作,是適應(yīng)辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢要求
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,越來越多的企業(yè)正逐步實(shí)行辦公自動(dòng)化,利用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù),快速高效的處理文字信息和文書日常事務(wù)。辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn),使“文檔一體化”的管理模式逐漸成為可能。“文檔一體化”早在20世紀(jì)80年代就已提出了,90年代中后期隨著電子文件的產(chǎn)生,實(shí)行OA環(huán)境中的文件、檔案一體化管理的呼聲更高了。所謂“文檔一體化”管理,就是從文書和檔案工作全局出發(fā),實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。其實(shí)質(zhì)就是把文秘工作和檔案管理從組織制度到具體程序真正交融,加強(qiáng)對文件的超前控制,保證檔案質(zhì)量。
目前,我們企業(yè)的文秘與檔案管理人員是文檔管理者構(gòu)成的主體,他們在工作上相互獨(dú)立。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,隨著信息的傳遞速度和效率的提高,傳播方式的改變,文件與檔案同時(shí)作為一種信息,他們之間的界線已變得越來越模糊,特別是電子文件的大量涌現(xiàn),幾乎消除了這一界線,這使得文件與檔案管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)文件與檔案的管理職能。文件與檔案管理者再不是相互獨(dú)立的群體,也不是簡單地合二為一。具體地說,電子文件信息的錄入和整編需要文秘、檔案人員的共同努力,但是文秘工作是做好這項(xiàng)工作的前提。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,按照文檔一體化管理中文檔生成一體化的要求,檔案的收集工作必須從文件的最后階段轉(zhuǎn)移到信息產(chǎn)生的整個(gè)始末,把檔案管理的要求貫穿于信息工作之中,實(shí)現(xiàn)文檔的超前控制,對有保存價(jià)值的信息進(jìn)行即時(shí)收集和整理,從公文產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié),特別是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié),而這一任務(wù)的要求則正是文秘工作的主體,因此,隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的進(jìn)一步健全,文秘人員作為辦公自動(dòng)化運(yùn)轉(zhuǎn)中的重要一員,如果實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理,不論是對文字處理工作,還是檔案管理,都將大大減少中間環(huán)節(jié),促進(jìn)兩項(xiàng)工作的共同開展。
4 結(jié)語
總的來講,檔案管理在企業(yè)工作中是不可缺少的一部分,對檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)。檔案管理工作具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性,如果說在文檔一體化管理中,文件收集是基礎(chǔ),規(guī)范整理是手段,綜合利用是目的,那幺文秘人員就是連成這一先進(jìn)管理程序的絲線,是一個(gè)非常重要而不可替代的環(huán)節(jié)。
時(shí)代飛速發(fā)展的今天,辦公自動(dòng)化的全面實(shí)施,文秘人員如何以高度的職業(yè)責(zé)任感和敬業(yè)精神,充分發(fā)揮作用,與檔案管理工作規(guī)范銜接,實(shí)現(xiàn)真正意義上的“文檔一體化”,應(yīng)該是辦公自動(dòng)化全面實(shí)現(xiàn)以后進(jìn)行的一項(xiàng)重要工作。
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