行政機關檔案信息化管理

　　行政機關檔案信息化管理【1】

　　【摘 要】隨著社會的高速發展，市場經濟在國民經濟的發展中起到重要的作用，我國行政機關的檔案管理也需要進行調整和改革。

　　信息化的發展深入到各個方面，行政機關的檔案管理也需要進行信息化改革，滿足社會發展的需求以及實現檔案信息社會共享的目標。

　　傳統的檔案管理模式和手段不在適應社會發展的需求，對檔案管理模式的改革日漸提上日程。

　　作為行政機關檔案管理人員，需要放寬眼界、著眼于實際，不斷創新和探究，加強和提高檔案信息化管理的水平和能力，作出相應的規劃，實現檔案管理的科學化、規范化和信息化。

　　【關鍵詞】檔案管理;信息化;行政機關;管理模式

　　根據調查結果顯示，部分行政機關并未采用檔案信息化管理，而是依舊采用傳統的管理模式，這在一定程度上并不利于機關的發展和改革。

　　本文就檔案信息化管理的必要性以及如何實現檔案信息化管理進行探究和分析：

　　一、檔案管理在行政機關實現信息化的必要性

　　我們所說的檔案信息化管理是指把檔案內容進行信息化，又檔案實體管理轉為信息化的檔案信息管理工作。

　　檔案的信息化管理不僅能夠有效對檔案信息進行類別區分，還可以對信息進行加工整理，提高信息整合和提取的效率，提高檔案管理的高效性和效益。

　　信息化管理與傳統的管理模式相比更具有靈活性和效益性，避免了傳統模式中的缺漏和不足之處，使得檔案信息的分享度更加廣，操作更加便捷。

　　信息化檔案管理還有利于檔案信息的利用率，這有利于降低檔案管理的人工成本。

　　手工的人事管理工作使得管理過程比較繁瑣復雜，使得單位或機關的人力資源管理具有局限性。

　　在尋找相關檔案信息時也依賴人工操作，大大增加了人工管理檔案的成本，不利于檔案信息共享的系統的構建，使得檔案管理脫離了時代的發展。

　　為了更好地適應社會的發展需求以及信息化的普及，這需要行政機關對本部門的檔案管理模式進行積極地探究，改善傳統的檔案管理模式，提高檔案管理者的技能和水平，滿足社會和時代的發展需求，從意義上真正實現現代化的檔案信息化管理。

　　二、行政機關檔案管理信息化應制定相關規劃

　　檔案管理信息化的規劃應該以行政機關的發展戰略部署為依據，根據實際發展情況制定適合本機關的有特色的辦公模式，明確自身的發展戰略目標，在實踐和探索中進行分析，始終堅持與時俱進的發展目標和有特色的管理方針，積極探索全方位的、多角度的大規模管理模式，在不同的發展階段設定不同的檔案管理信息化的不同目標，促進檔案管理信息化的健康、可持續發展。

　　另外，機關檔案管理信息化的兩個重要特征是靈活性和延展性，為了充分考慮機關檔案信息化管理的未來發展和規劃，需要把兩個特征充分發揮出來，在規劃的實行中應該注意與行政機關的實際情況，提高檔案管理信息化發展的有效性，使得行政機關的信息服務更到位、更高效。

　　三、建立高效檔案信息網站

　　在實踐中，最為有效的方式之一就是根據本機關在當地的檔案管理中的問題和先關流程建立自身的、有特色的、實用性較強的檔案網站，為人們提供更加便利的服務。

　　這種信息站點組建成一個廣大的網絡，為人們提供豐富的內容和便捷的條件，人們可以通過在網站上的搜索、查詢等功能，能夠盡快找到相關的檔案信息解決遇到的相關問題，提高人們的工作效率也提高檔案管理的利用率。

　　檔案信息網站的使用與傳統的檔案管理系統相比更具便捷性和高效性，避免由于繁雜的過程造成時間和人力的浪費。

　　傳統的手工操作檔案的方式正逐步被信息網站所代替，這就是行政機關檔案管理信息化改革的發展方向。

　　信息化網站的構建需要設置相關的檔案管理體系，為了促進機構的長遠發展，需要把檔案管理體系與行政機關的管理體系相融合，構建一套符合行政機關發展的戰略部署，提高檔案信息共享的有效性，從而提高檔案管理的水平和能力。

　　四、加大力度實現行政機關檔案管理的信息資源數字化建設

　　檔案信息資源的數字化建設是檔案信息化建設的基礎條件，它能夠有效地保護檔案原件。

　　檔案數字化建設需要先進的信息手段，根據原始檔案建立成數據庫，并不斷對構建的數據庫進行及時地更新和內容整理，為人們的查詢和檢索更加便捷。

　　對不斷更新的數據要進行信息整合，在整理和分析中提出信息的重點內容，促進檔案管理信息資源數字化建設模式的構建，使得行政機關的檔案管理體系更具科學性和規范性。

　　五、行政機關檔案信息化建設注重標準與規范

　　行政機關檔案管理體系建設的重點內容之一是其標準和規范，在構建中應該格外注重檔案管理的水平，確保其發展能夠達到現代化水平。

　　每個行政機關都有自身的發展特點和內部的管理標準，在檔案管理信息化過程中要以這兩點為依據，在構建中及時發現問題并采用有效的方式解決，使得信息化建設更高質、更高效。

　　六、加大對行政機關檔案信息管理人員的素質要求

　　檔案信息化管理需要專業的從業人員進行相關的操作和工作，作為檔案管理信息化的主要負責人需要不斷地更新管理理念，定期接受相關的教育培訓，用最佳的工作態度和心態投入到工作中。

　　除此之外，管理者自身的專業素養需要有意識地提高，不斷吸收新的知識內容，在時代高速發展的大潮中占據一席之地，在計算機的操作上要精通，學會多樣的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，滿足人們對信息網站的需求，發揮檔案信息內容的最大價值和作用，成為人們獲取信息服務的高效平臺。

　　綜上所述，行政機關檔案信息化管理需要長時間的嘗試和探索，我們應該在實踐中不斷積累經驗，認真做好每一環節的工作，穩抓穩打。

　　先進的檔案管理模式應該適應社會和時代發展的需求，在制定和完成規劃中要加大管理力度，提高檔案信息管理工作的效率。

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　　機關檔案管理信息化建設【2】

　　【摘要】開展機關檔案管理信息化工作要求檔案管理人員能夠主動參與其中。

　　對于檔案管理信息化而言，檔案信息化和機關信息化的同步、遵守法律法規以及做好館藏的數字化加工，才是檔案管理邁入電子信息管理賦予我們的重要使命，同時也是現階段機關檔案管理工作的新目標、新要求。

　　【關鍵詞】機關檔案;管理;信息化

　　作為國家的重要事業之一，檔案管理對于造福人民、服務社會有著重要意義。

　　隨著科學技術的不斷發展，檔案管理逐漸邁入信息化、科技化、電子化時代。

　　但是縱觀機關檔案整體性的管理策略，還存在資金不足、思想認識不足、缺少專業人才等諸多方面的問題，使得機關檔案的管理工作無法做到與時俱進，這樣就可能給機關檔案管理信息化建設帶來阻礙。

　　所以，當今時代下的機關檔案管理工作就應該加強信息化建設與管理，這樣才能推動機關檔案管理工作的持續進行。

　　一、機關信息化與機關檔案信息化要實現同步推進

　　作為各級機關部門，應該認識到檔案信息化工作對于機關的重要性，能夠統一規劃，專注于加大投入檔案信息化資金的力度，確保機關檔案的信息化建設能具備所需的人力、物力、財力等，從而切實擔負責任，做好各級部門之間的相互協調與協作。

　　協調處理能解決檔案信息化建設遭遇的困難或問題，有效推動建設檔案信息化與建設機關辦公自動化、電子政務之間的相互協調，從而圍繞信息化工作開展檔案的信息化管理工作，使機關檔案信息化能與機關信息化實現同步發展。

　　但機關信息化要求機關做到與時俱進，從而為機關的檔案管理信息化建設提供更好的環境與條件，幫助解決檔案管理信息化建設問題。

　　在當下機關加強信息化建設的環節，檔案人員應迎難而上，積極參與信息化建設，將檔案信息化建設變成機關信息化建設不可或缺的部分，從而將兩者相互地結合起來，實現機關的可持續發展與進步。

　　要求檔案管理人員迎難而上，就應該提升檔案管理相關工作人員的綜合素質，做好檔案信息化管理方面的培訓工作，讓他們意識到檔案信息化管理對于機關發展的重要性，從而推動機關檔案信息化與機關信息化的和諧發展。

　　二、專注法規、標準，實現科學化、規范化的機關檔案信息化管理

　　開展機關檔案信息化建設就需要保持規范化的管理，能夠實現統一的規范，滿足統一的標準，讓電子文件歸檔，傳統載體檔案逐漸實現數字化，并通過數字化的傳遞、保管和利用等工作，實現規范化、標準化、有序化的要求。

　　在檔案的信息化建設之中，各個機關都需要執行電子文件管理、檔案數字化相應的技術標準和法律法規，這樣才能保證數字檔案資源的規范性、長期可讀性、格式統一性的要求，方便后續的存儲與共享，最終推動檔案信息資源的開發利用融入規范化、科學化的軌道。

　　對于具有保存價值的電子文件，在機關檔案管理中應該實施集中化管理，完善技術標準的統一，監理文件管理指標體系，實現規范化的電子文件管理。

　　在機關檔案數字化加工之前，應該得到檔案行政管理部門的認可，并且能夠在業務的指導與監督下進行操作。

　　此外，機關還應不斷完善獲取檔案信息的能力，改變以往重藏輕用的觀念，注重增強機關檔案信息服務功能，使檔案信息的作用得到最大限度地發揮，從而提高機關檔案管理的信息化水平。

　　三、完善機關室藏檔案的數字化加工

　　機關在傳統載體檔案信息資源的研究中，應該積極開展數字化的檔案管理工作，將檔案信息資源的總量增加，發揮機關檔案管理部門的綜合優勢，整合機關檔案的信息資源，才能逐漸實現各個部門之間的數字化檔案管理的互通。

　　各個層次的機關應該對室藏檔案的數字化工作進行統籌的安排，這樣才可以嚴格遵循科學管理機關檔案的工作規律，針對各類基礎性的機關檔案工作進行分類與鑒定，夯實檔案管理的數字化基礎。

　　如果條件允許，機關應盡可能針對紙質檔案建立全文數據庫，并加強多媒體數據庫建設。

　　按照《紙質檔案數字化技術規范》中的一系列標準與要求，再配合照片、錄音、錄像等提出數字化檔案管理的具體規范，就能真正實現檔案數字化，建立健全紙質檔案的多媒體數據庫、全文數據庫。

　　在移交機關檔案館的紙質檔案或其他載體的檔案時，應該充分考慮到數字化的檔案管理。

　　四、結論

　　總而言之，開展機關檔案管理的信息化工作是一項長久的、系統的過程，想要將現階段的機關檔案管理工作完善，不局限于傳統的檔案管理現狀，就應該對機關檔案管理面臨的問題進行妥善地分析和處理，再配合上級機關領導的高度重視，確保技術、資金等方面到位，就可以做好機關檔案的信息化管理建設工作。

　　時代的發展，讓我們認清當前檔案管理工作的現實，所以，想要推動機關的穩步發展，檔案信息化管理工作必不可少。

　　【參考文獻】

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