淺談如何做好檔案利用工作

　　在平平淡淡的日常中，大家對工作都再熟悉不過了吧。以下是小編收集整理的淺談如何做好檔案利用工作，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　淺談如何做好檔案利用工作 篇1

　　一、檔案利用工作的含義

　　檔案部門向用戶直接提供檔案，為黨和國家各項事業服務。檔案利用工作包括了解和熟悉館藏檔案信息的內容，分析和預測社會對檔案信息的需求和發展規律;積極開展檔案咨詢服務，向檔案用戶提供所需的檔案內容。因此檔案部門要進一步認清自身的職責，積極主動地開發和提供檔案信息，為構建和諧社會服務。

　　二、檔案利用工作的指導思想

　　檔案利用工作的指導思想是全面、及時、準確，有效地為檔案用戶服務。

　　(一)全面為檔案用戶服務

　　檔案館是對那些具有正當利用目的的用戶，應通過各種服務方法滿足其需求，主動向他們提供有關的檔案信息，向他們推薦、介紹與其利用需要相關的檔案，讓檔案用戶的利用需求得以全面實現。

　　(二)及時為檔案用戶服務

　　許多檔案用戶來館室查找檔案，是為了解決現實生活中的根本問題。因此，檔案館室必須建立科學的檢索體系，同時檔案人員也應當熟悉檔案的內容，這樣才能及時地滿足檔案用戶的需要。

　　(三)準確地為檔案用戶服務

　　檔案館要準確地分析和把握檔案用戶的利用需求，對于那些由于缺乏經驗，不能準確表達其利用需求的用戶，檔案服務人員應依據用戶的目的，幫助他們篩選有用的檔案信息，準確地為檔案用戶提供所需的檔案與資料。

　　(四)有效地為檔案用戶服務

　　檔案館要積極主動地為用戶查找檔案與資料，努力提高檔案利用效果，大力開發檔案信息資源，建立完善檢索系統，編輯各種檔案資料，提高檔案人員業務素質，增強為社會提供檔案信息的能力，有效地為利用者服務。

　　三、檔案利用工作的意義和要求

　　任何一項事業能夠生存和發展的根本原因是社會的需要，黨和國家之所重視檔案工作，是因為檔案工作對各項事業有用。因此，便于黨和國家各個部門、各項工作對檔案的利用，是檔案工作的出發點和歸屬，而整個檔案工作中，利用環節便是這一根本目的體現。檔案利用工作對整個檔案工作的發展有決定影響，檔案利用工作是最實際、最富有說服力的宣傳，通過檔案實際發揮的作用，人們就能深刻認識檔案的價值和檔案工作的重要性，從而擴大檔案工作在社會上的影響贏得各方面的支持。

　　檔案利用工作不是單憑主觀意愿所能做好的、必須遵循客觀規律，妥善處理一系列問題，其基本要求是：

　　(一)明確服務方向，端正服務態度

　　檔案工作是條件性、服務性的工作，二者都集中表現在利用工作上，要想真正做好，首先取決于服務方向的正確。而正確的服務方向又是與黨和國家的工作重點、奮斗目標一致的。十六屆六中全會后，黨和國家工作重點是以人為本，構建和諧社會。隨即檔案服務工作重點也放到了開放、利用、科學研究、技術進步、特色建檔、家庭建檔等方面。因此檔案工作須在明確服務方向的同時，還必須有堅定的服務思想和良好的服務態度;檔案工作者也必須具有高度的政治責任感和甘于默之無聞，不圖各利、全心全意為人民服務的精神，才能積極主動地做好檔案利用工作。

　　(二)熟悉檔案，了解需要

　　檔案利用工作是解決檔案供需矛盾的，因而，檔案人員只有在熟悉所保存檔案的內容，即做到知已知彼，才能有效地做好利用工作，所以檔案人員還應注意以下兩點：

　　1、熟悉重點：先熟悉經常查用的檔案，后熟悉不常用的檔案，先熟悉形成時間近的檔案，后熟悉形成時間遠的檔案。先熟悉形成檔案單位的歷史和檔案的保管，收存情況，后熟悉檔案的具體內容。

　　2、結合收集、整理、鑒定、保管、統計、熟悉檔案的內容及存放地點。

　　社會上的各行各業存著職能上的差異，對檔案的需要也是多方面的，同一行業在不同的時期，面臨不同的`任務，又會提出不同的需求。所以要了解客觀需要，就必須努力學習，熟悉黨和國家的路線、方針、政策、了解改革開放和構建和諧社會的發展需要;了解本系統、本單位的生產、生活、工作的計劃和任務，只有了解這些才能有針對性地做好檔案利用工作。

　　(三)正確處理利用和保密的關系

　　從根本上說，檔案利用和保密是一致的，保密只是相對地把檔案的使用限制在一定的范圍，而且這種限制也是隨著形勢的發展和時間、地點、條件的變化而不斷變化的;保密的最終目的還是為了更好地發揮檔案在社會主義各項事業中的作用。但在實際工作中，如果對什么檔案要保密，什么檔案不保密，保密范圍寬窄，期限長短等問題處理不當，就會導致利用與保密之間矛盾發生。保密過嚴，無疑會造成檔案信息資源的浪費，有密不保，又極容易危害國家利益。因此要正確處理二者的關系，就必須在維護黨和國家利益的前提下，根據黨的方針政策，根據國內外形勢，把二者有機地結合起來，加以綜合分析，凡是能促進安定團結和社會發展的檔案信息，應積極地大膽地提供利用，凡是在一定范圍內限制利用才有利于黨和國家利益的，則應嚴格地、合理地堅持保密。

　　(四)正確處理利用工作與基礎工作的關系

　　檔案利用工作雖然在整個檔案工作中居于主導地位，但必須依賴于基礎工作，撇開基礎工作便不能生存和發展。如果基礎工作開展得不好，利用工作就會成為無源之水、無本之木，陷于衰竭的境地。同樣，如果不根據客觀需要，積極主動地開展利用，只是關門埋頭于內部基礎工作，那么基礎工作就會失去存在的意義。所以，要以加強基礎工作來保證、推動利用工作的發展，以搞好利用工作來檢驗、促進基礎工作的完善。

　　(五)注重被動服務與主動服務并舉

　　被動服務是利用者來檔案館提出利用檔案的要求，檔案人員盡量去滿足這種需求，包括接待閱覽，外借檔案和檔案證明等。而主動服務是通過各種形式主動向外宣傳報道館藏檔案內容，主動了解用戶需要，主動送檔案到各部門為他們服務。利用者來查找檔案，只要能找出來，就可以發揮利用。這是檔案館提高利用的重要方式，如果能做好接待工作，主動幫助查找，就能在被動服務中爭取主動。

　　(六)注意掌握檔案的利用效果

　　檔案的利用效果，是指檔案用戶在利用檔案館提供的檔案信息后，所獲得的結果，檔案館應當把利用效果的收集、整理、分析和研究作為一項基本工作來抓。了解和掌握檔案用戶利用檔案后取得的經濟效益和社會效益，了解和掌握檔案用戶利用后有沒有產生積極效果。只有這樣，才能全方位地把握各類檔案與資料的利用價值，從而為改善館藏結構和各項基礎工作的建設，提供可靠的科學依據。

　　隨著時間的推移，檔案利用工作日益重要和明顯，大批檔案在社會中已經發揮和將發揮不可替代的作用。因此檔案工作人員要做好檔案利用工作，為構建和諧的社會主義事業服務。這是對歷史負責，為現實服務，替未來著想。

　　淺談如何做好檔案利用工作 篇2

　　一、提高認識，加強宣傳，是做好檔案提供利用工作的前提

　　（一）強化社會檔案意識。檔案工作涉及社會的各個方面，聯系千家萬戶。因此，就需要我們通過多種形式，宣傳檔案工作的重要性，宣傳以《檔案法》為主的檔案法律法規，使廣大干部群眾理解、關心、重視和支持檔案工作，在工作中自覺養成遵照檔案法律法規要求收集、整理、保管和使用檔案的良好習慣。

　　（二）提高檔案管理人員的認識。檔案人員首先要牢固樹立從事檔案工作的光榮感、自豪感，進一步增強做好這項工作的使命感和責任感。只有熱愛檔案工作，獻身檔案事業，端正服務態度，完善服務措施，才能變被動為主動，把工作做好，為利用者提供優質高效的服務。

　　（三）轉變利用者對檔案利用工作的看法。由于過去檔案采取封閉或半封閉式的管理方式，使一部分人對檔案廣泛的社會性和豐富的內容不甚了解，甚至認為檔案是“保密禁地”，不敢或不愿涉足，這些誤解在一定程度上影響了檔案的利用效率。隨著《檔案法》等法律法規的頒布實施和人們對檔案工作重要性認識的提高，查閱檔案的人員越來越多，檔案工作已越來越成為整個社會事業中不可缺少的一部分，檔案作用的重要性是難以替代的，已逐漸成為人們的共識。

　　二、固本強基，加強檔案基礎工作，是做好檔案提供利用工作的關鍵

　　（一）加強檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權。反之，檔案的利用工作便失去了物質保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全。同時把好接收關，特別注意接收一些有科研價值的專業檔案。

　　（二）加大對檔案的審查、編排力度。隨著檔案現代化管理力度的不斷加強，需要我們對接收的各類檔案進行重新編排。由于許多接收的檔案或多或少地存在案卷號混亂、與卷號不相符，或者頁碼不齊全、裝訂不齊全、卷內文件目錄未編寫等問題，因此，在接收時應嚴格審查，加大編排力度，及時解決存在的各種問題。

　　（三）完善檔案檢索工具。能否及時準確地提供檔案，為利用者服務，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。針對這一情況，我們在原有的案卷目錄、全引目錄的基礎上編制了文號索引、專題目錄、基礎數字匯編等檢索工具，既為查檔者提供了快捷的服務，又進一步提高了檔案利用的工作效率。

　　三、加強學習，健全制度，實現檔案管理現代化，是做好檔案利用工作的根本途徑

　　（一）加強對檔案人員的`學習培訓。隨著檔案業務范圍的不斷拓寬和現代化管理設備的逐步使用，對檔案管理工作的主體檔案人員提出了新的更高的要求。只有充分利用各種形式，抓好檔案干部職工的政治、業務和科學技術的學習培訓，不斷提高“兩個素質”和管理水平，才能充分發揮檔案的作用，提供及時、準確、周到的服務。

　　（二）建立健全檔案工作各項規章制度。《檔案法》第十條明確規定：“各級各類檔案館、機關、團體、企事業單位和其它組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配備必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案管理現代化”。為了更好地落實《檔案法》，搞好檔案的提供利用工作，各級都建立了一套行之有效的制度。諸如《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案利用制度》和《檔案工作人員崗位責任制》等，這些制度規范了檔案工作各個環節上的程序和標準，明確了檔案人員工作范圍和職責，確保檔案利用工作建立在堅實的基礎之上。

　　（三）逐步實現檔案管理現代化。目前，機關辦公自動化已廣泛啟動，檔案管理現代化也是必然趨勢，這對檔案的提供利用工作具有重要的意義。檔案管理向現代化的轉變，將是一場歷史性的變革，我們只有從現在起就抓緊工作，創造條件，才能盡快完成這個轉變，實現這個變革。

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