文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新

時(shí)間：2022-10-05 21:30:03 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

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　　文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新【1】

　　摘要：從現(xiàn)如今社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)狀中可以看出，文書檔案管理工作的重要性日益突出。

　　隨著信息技術(shù)的高效普及和發(fā)展，文書檔案的管理方式也發(fā)生了明顯的變化。

　　由于傳統(tǒng)的文書檔案管理工作的發(fā)生弊端展現(xiàn)，無法促進(jìn)檔案管理工作的高效進(jìn)行。

　　文書檔案的整理形式和保管方法都應(yīng)該在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能夠促進(jìn)檔案管理工作的長(zhǎng)足發(fā)展。

　　本文中，筆者主要對(duì)文書檔案管理方式的創(chuàng)新性和相應(yīng)的措施進(jìn)行分析，僅供參考。

　　關(guān)鍵詞：文書檔案;整理方法;保管方法;創(chuàng)新

　　做好文書檔案的整理和保管工作至關(guān)重要，工作人員在實(shí)際的工作中應(yīng)該以文書檔案的管理原則為基礎(chǔ)，提升文書檔案管理工作的科學(xué)性。

　　為了實(shí)現(xiàn)這一目的，工作人員應(yīng)該盡量做好文書檔案的整理和保管工作，使得文書檔案保管工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，在提升工作效率的基礎(chǔ)上，提升檔案信息的利用率。

　　1 文書檔案整理、保管方式實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的重要性

　　文書檔案的整理工作和保管工作的最終目的就是保證檔案管理工作的高效性，進(jìn)而促進(jìn)檔案內(nèi)容的利用。

　　因此，在進(jìn)行這兩項(xiàng)工作的過程中，工作人員應(yīng)該充分考慮到時(shí)代發(fā)展的需要，找到傳統(tǒng)管理方式的弊端和不足之處，對(duì)工作方式進(jìn)行創(chuàng)新，提升工作效率。

　　1.1 在管理工作中應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)

　　現(xiàn)如今，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到了高速發(fā)展時(shí)期，信息化和現(xiàn)代化的趨勢(shì)比較明顯。

　　在實(shí)際的工作中，工作人員應(yīng)該將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等融入到文書檔案的整理和保管當(dāng)中。

　　先進(jìn)技術(shù)和文書檔案的相互結(jié)合，必然會(huì)直接推動(dòng)管理工作進(jìn)行的高效性。

　　另外，工作人員在對(duì)文書檔案進(jìn)行管理的過程中，首先需要按照文書檔案的內(nèi)容和實(shí)行的需求進(jìn)行分類，在這一過程中，檔案管理技術(shù)的應(yīng)用是不可或缺的，從文書檔案發(fā)展的方向上看，這也是一種普遍的趨勢(shì)。

　　1.2 現(xiàn)代化的文書檔案整理手段應(yīng)該備受關(guān)注

　　現(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中，文書管理工作中應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)。

　　主要是在應(yīng)用這一技術(shù)之后，文書檔案管理工作的工作形式發(fā)生了明顯的變化，無需采用繁雜的紙質(zhì)檔案，只需要借助計(jì)算設(shè)備來對(duì)電子版的檔案信息進(jìn)行管理即可，這樣不僅可以減少工作人員的工作量，還可以起到事半功倍的效果。

　　利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的整理技術(shù)，工作人員就可以實(shí)現(xiàn)檔案序列的自動(dòng)編號(hào)，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)的檢索，提升可檔案內(nèi)容查找和應(yīng)用的效率。

　　另外，計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)作用比較明顯，達(dá)到了整理和保管工作簡(jiǎn)單易行的效果。

　　2 檔案整理和保管工作對(duì)人員素質(zhì)提出了更高的要求

　　從這一點(diǎn)上看，文書檔案管理工作能夠得以運(yùn)行的主要因素就是工作人員的自身素質(zhì)達(dá)標(biāo)。

　　檔案管理工作中，工作人員是主體。

　　由于現(xiàn)代社會(huì)處于一個(gè)信息化高度發(fā)達(dá)的社會(huì)，文書檔案信息內(nèi)容遠(yuǎn)遠(yuǎn)不斷地涌入，這就給檔案管理工作帶來了一定的困難。

　　因此，在檔案管理工作中，工作人員的素質(zhì)是影響工作能否高效進(jìn)行的重點(diǎn)。

　　為了提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德，在具體工作之前，管理人員要對(duì)其做好培訓(xùn)和教育工作。

　　在提升檔案管理工作者業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上，保持積極的工作態(tài)度。

　　由于傳統(tǒng)的文書檔案管理工作對(duì)人員素質(zhì)的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏創(chuàng)新性。

　　在吸收教訓(xùn)之后，對(duì)檔案管理工作人員素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，從某種程度上可以更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

　　3 做好文書檔案整理和保管工作的具體做法

　　3.1 文書檔案管理工作的分類方法

　　通常情況下，文書檔案管理工作的分類方法可以從三個(gè)方面來進(jìn)行分析和探討。

　　第一是年度分類，第二是組織機(jī)構(gòu)分類，第三是問題分類。

　　3.1.1 年度分類。

　　所謂的年度分類法在進(jìn)行的過程中，主要是根據(jù)文件形成和處理的年度來講所有的文書檔案以時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行區(qū)分，然后根據(jù)時(shí)間的差異來排列。

　　在文書檔案管理工作中，工作人員首先需要將文書檔案進(jìn)行歸納，提升檔案分類的高效性。

　　經(jīng)過具體的實(shí)踐可以看出，采用年度分類法不僅可以提升文書檔案的質(zhì)量和效率，在實(shí)際的工作中意義重大。

　　3.1.2 組織機(jī)構(gòu)分類法。

　　根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。

　　它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。

　　3.1.3 問題分類法。

　　按照文件內(nèi)容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個(gè)類別。

　　3.2 檔案裝訂

　　檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

　　一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復(fù)和請(qǐng)示可以合并歸成一件，如果頁數(shù)太多當(dāng)然可以分成兩件或者多件。

　　正文與附件之間、正本和草稿之間、來文同復(fù)文之間，都可以根據(jù)實(shí)際情況斟酌而行，或者合而為一，或者拆而為二，都是可以的。

　　不過如果有關(guān)的文書檔案拆開處理時(shí)，在進(jìn)行排序時(shí)還是應(yīng)當(dāng)相對(duì)集中于一處，以方便后期的利用。

　　3.3 檔號(hào)章與頁碼編寫

　　檔案管理中章與頁碼編寫是最細(xì)微繁瑣的工作之一，頁碼編號(hào)的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。

　　所有文件的右上部位應(yīng)當(dāng)加印檔號(hào)章，檔號(hào)章上填寫檔案內(nèi)容，內(nèi)容包括檔案號(hào)碼、所屬年份、機(jī)構(gòu)代號(hào)、問題代號(hào)、保管時(shí)限、館編件號(hào)等項(xiàng)內(nèi)容。

　　重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)檔案號(hào)碼的填寫，按照分類標(biāo)準(zhǔn)的不同，檔案號(hào)碼要從分類、保管時(shí)限的低級(jí)順序向高級(jí)順序依次進(jìn)行。

　　4 如何做好文書檔案的信息保管工作

　　通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應(yīng)用的是抽詞比較法。

　　抽詞比較法可以按照不同的時(shí)間按照批次處理。

　　首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納入索引表，其中包括文件責(zé)任人、內(nèi)容、種類等等。

　　這個(gè)過程可以有主要和次要之分。

　　按照一定規(guī)范要求給每個(gè)詞條打分，把其余的詞條錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，歸之為自學(xué)習(xí)系統(tǒng)，形成后各建詞表。

　　其次，根據(jù)不同的要求，對(duì)文書檔案的文件格式進(jìn)行不同的設(shè)置。

　　這種設(shè)置方法沒有明確的規(guī)定，包括其中的文書內(nèi)容、種類、年代等等，主要做到更加便捷容易的瀏覽和查閱即可。

　　再者，編輯制作計(jì)算機(jī)輔助程序。

　　這項(xiàng)工作簡(jiǎn)單來說就是比較的過程，將檔案文件的題名表和題名的對(duì)照。

　　找出其中相一致的內(nèi)容，方便儲(chǔ)存和使用。

　　第四，文書檔案的管理的最后一步就是確保電子文件形成后能夠在計(jì)算機(jī)中正常運(yùn)行。

　　并按照分類標(biāo)準(zhǔn)與保管期限等進(jìn)行劃分。

　　5 結(jié)論

　　新時(shí)期企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高與簡(jiǎn)單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。

　　檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業(yè)的工作進(jìn)程。

　　創(chuàng)新，是以原來的管理方法為前提，融人新的技術(shù)手段，做到更高效更便捷。

　　因此，相關(guān)工作人員必須提高工作意識(shí)，轉(zhuǎn)變陳舊觀念，勇于大膽創(chuàng)新，積極投入實(shí)踐。

　　充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源。

　　把新時(shí)期文書檔案的整理與保管工作推向新臺(tái)階。

　　參考文獻(xiàn)

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　　[3]馬琳.試論文書檔案立卷的改革[J].黑龍江社會(huì)科學(xué)，2002(2).

　　[4]蘇靜靜.文書檔案立卷改革之我見[J].現(xiàn)代交際，2009(7).

　　[5]凌霄.淺談文書檔案的管理辦法[J].才智，2012(21).

　　文書檔案的整理與保管方法【2】

　　摘要：在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，做好文書檔案的整理與保管工作尤為重要。

　　舊的整理與保管方法出現(xiàn)了一些弊端，影響了工作效率。

　　就此，本文從文書檔案整理保管的大背景、人員素質(zhì)對(duì)相關(guān)工作的影響方面做了淺析，并且著重分析論述了文書檔案的整理與保管的具體做法。

　　關(guān)鍵詞：檔案;管理;特點(diǎn)

　　一、文書檔案管理工作的特點(diǎn)及重要性

　　(一)文書檔案管理的特點(diǎn)

　　1.保密性：因?yàn)闄n案涉及的信息量特別大，大部分都是對(duì)一些重要信息進(jìn)行歸檔。

　　其中不少信息在一定時(shí)期和階段是不宜公開的，特別涉及到一些核心機(jī)密更有嚴(yán)格的規(guī)定和要求，所以檔案管理工作具有保密性。

　　2.安全性：檔案管理工作無小事。

　　無論是在檔案的查閱使用上，還是在建立檔案的過程中，都需要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度并不折不扣地執(zhí)行，才能確保它的完整和安全。

　　(二)文書檔案管理的重要性

　　1.為企業(yè)或單位正確決策提供經(jīng)驗(yàn)或借鑒

　　由于檔案中所記錄的內(nèi)容都是是人們走過來留下的腳印，是對(duì)歷史的客觀記載和反映，既包括發(fā)展過程的優(yōu)秀成果和成功經(jīng)驗(yàn)，也有對(duì)往事的深刻反省和教訓(xùn)。

　　但“溫故而知新”，“前事不忘，后事之師”。

　　這就為企業(yè)或單位決策提供了很好的經(jīng)驗(yàn)或借鑒，避免再走彎路或少走彎路。

　　2.為企業(yè)或單位繼往開來提供條件

　　任何企業(yè)或單位的發(fā)展都有它自身的過程和規(guī)律，有它的連貫性和延續(xù)性，需要承前啟后、繼往開來。

　　文書檔案管理工作為企業(yè)或單位的發(fā)展提供了最完善的系統(tǒng)資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定科學(xué)發(fā)展的最好參考資料和基礎(chǔ)。

　　二、文書檔案整理保管方法創(chuàng)新的必要性

　　目前的檔案整理與保管工作勢(shì)必要順應(yīng)時(shí)代的要求。

　　因?yàn)楝F(xiàn)階段保管與整理的方法還相對(duì)落后，這樣就使得工作的效率偏低。

　　同時(shí)，在經(jīng)濟(jì)體制改革的大背景下，文書檔案的整理與保管工作所面臨的諸多問題暴漏無疑。

　　所以整理與保管方法的變革與創(chuàng)新就是新的趨勢(shì)。

　　(一)現(xiàn)代管理技能必須得到有效應(yīng)用

　　社會(huì)進(jìn)人了信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求各項(xiàng)工作都適應(yīng)其內(nèi)外環(huán)境。

　　在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)社會(huì)里，文書檔案的管理方法若能和飛速發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)有效的結(jié)合，勢(shì)必會(huì)提高工作的效率，達(dá)到預(yù)期的效果。

　　在對(duì)文書檔案進(jìn)行整理的過程中，需要注意采取合適的辦法給檔案進(jìn)行分類處理，并充分利用現(xiàn)代先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以此來提高工作效率。

　　而且，將現(xiàn)代檔案管理技術(shù)應(yīng)用在文書檔案管理工作中，也是未來文書檔案發(fā)展的主要方向。

　　(二)現(xiàn)代整理手段必須得到有效應(yīng)用

　　就日前來看，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用大大的提升了工作的效率，文書檔案的整理與保管工作也不例外。

　　這項(xiàng)工作中對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用較以前來說是一項(xiàng)重大的突破。

　　打破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案的整理方法，避免了工作強(qiáng)度大，效率低的缺陷。

　　運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行整理就會(huì)達(dá)到事半功倍的效果。

　　三、如何做好文書檔案的整理工作

　　(一)分類方法

　　文書檔案工作中最常見的三類分類方法，主要分為：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法。

　　1.年度分類法就是根據(jù)形成和處理文件的年度，是通過將全宗內(nèi)的所有文書檔案按照時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐步區(qū)分，通過形成年限逐次排開。

　　運(yùn)用年度分類法，要求根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期將文書檔案進(jìn)行歸納，并且注明其形成的實(shí)踐，這是確保分類質(zhì)量和效率的關(guān)鍵，同時(shí)也是在當(dāng)前實(shí)際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施。

　　2.組織機(jī)構(gòu)分類法就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。

　　它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。

　　3.問題分類法就是按照文件內(nèi)容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個(gè)類別。

　　(二)檔案裝訂

　　檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

　　一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復(fù)和請(qǐng)示可以合并歸成一件，如果頁數(shù)太多當(dāng)然可以分成兩件或者多件。

　　(三)檔號(hào)章與頁碼編寫

　　檔案管理中章與頁碼編寫是最細(xì)微繁瑣的上作之一，頁碼編號(hào)的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。

　　四、如何做好文書檔案的信息保管工作

　　通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應(yīng)用的是抽詞比較法。

　　抽詞比較法可以按照不同的時(shí)間按照批次處理。

　　當(dāng)然進(jìn)行這種方法的時(shí)間比較靈活，可以根據(jù)工作的進(jìn)度來實(shí)施，可以隨時(shí)辦理，不局限于哪個(gè)月或者哪天。

　　首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納人索引表，其中包括文件責(zé)任人、內(nèi)容、種類等等。

　　這個(gè)過程可以有主要和次要之分。

　　按照一定規(guī)范要求給每個(gè)詞條打分，把其余的詞條錄人到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，歸之為自學(xué)習(xí)系統(tǒng)，形成后各建詞表。

　　其次，根據(jù)不同的要求，對(duì)文書檔案的文件格式進(jìn)行不同的設(shè)置。

　　五、結(jié)論

　　新時(shí)期企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高與簡(jiǎn)單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。

　　檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業(yè)的工作進(jìn)程。

　　因此，相關(guān)工作人員必須提高工作意識(shí)，轉(zhuǎn)變陳舊觀念，勇于大膽創(chuàng)新，積極投人實(shí)踐。

　　充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源。

　　把新時(shí)期文書檔案的整理與保管工作推向新臺(tái)階。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]張瑋，許辰弘.與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，做好現(xiàn)代企業(yè)的文書檔案管理工作[J].黑龍江電力，2003(03).

　　[2]李輝紅.試論文書檔案管理中存在的問題與對(duì)策[J].廣東科技，2009(02).

　　[3]黃靜虹.關(guān)于新時(shí)期文書檔案管理工作的思考[J].中國(guó)科技信息，2013(01).

　　文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新【3】

　　摘要：檔案是伴隨著文件發(fā)展而產(chǎn)生的。

　　文件是檔案的基本，也是檔案管理的最終落腳點(diǎn)。

　　檔案具有真實(shí)性，反映了各個(gè)單位的工作內(nèi)容和發(fā)展歷程。

　　各項(xiàng)工作的開展都要以檔案為依據(jù)。

　　在現(xiàn)代的事業(yè)管理中，合理的利用檔案是保障公司持續(xù)發(fā)展的前提。

　　檔案在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中有著不可替代的作用，它指導(dǎo)著企事業(yè)單位的發(fā)展方向，為企事業(yè)單位制定對(duì)策提供依據(jù)，是對(duì)發(fā)展歷程的真實(shí)反映。

　　本文就目前文書檔案整理和保管方法的創(chuàng)新進(jìn)行了詳細(xì)的論述，為社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展提供了借鑒和參考。

　　關(guān)鍵詞：文書檔案整理保管方法

　　在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，文書檔案已經(jīng)成為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用的記錄方式。

　　所以文書檔案的整理和使用方法要緊隨時(shí)代的發(fā)展，不斷的與時(shí)俱進(jìn)。

　　文書檔案工作記錄了各個(gè)企業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展?fàn)顩r，是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要手段。

　　因此做好文書的整理和保管工作是檔案管理中非常重要的一部分，相關(guān)部門要做好對(duì)文書保管方法的創(chuàng)新的工作，提高檔案的管理效率。

　　一、文書檔案的歸檔范圍和保管期限

　　因?yàn)槠笫聵I(yè)單位的工作職能不同，所以各個(gè)單位的文件種類也不同，歸檔的范圍也各有其區(qū)別。

　　但是我們也可以從中發(fā)現(xiàn)它們之間的共同規(guī)律，通過他們之間的內(nèi)在聯(lián)系，判斷它們對(duì)公司發(fā)展的價(jià)值。

　　經(jīng)過仔細(xì)的分析我們就可以了解文檔對(duì)公司發(fā)展的價(jià)值和重要性。

　　上級(jí)文件歸檔的主要有二部分文件材料：一部分是針對(duì)本單位發(fā)的文件，如有關(guān)本單位機(jī)構(gòu)、人事、職稱、工資、福利、經(jīng)費(fèi)、物資、獎(jiǎng)懲等方面的批復(fù)、通知、通報(bào)，這是最重要的依據(jù)材料，有的要永久保存，有的要長(zhǎng)期保存。

　　另一部分是國(guó)家、省、市縣各部門發(fā)的法律、法規(guī)、政策規(guī)定，以后要作為執(zhí)行的依據(jù)，要?dú)w檔作為短期保存。

　　對(duì)單位文件資料的歸檔，不僅要發(fā)布正是的文件，對(duì)工作的總結(jié)、匯報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)的講話等都要?dú)w檔。

　　對(duì)重要的文檔要永久性的保存，對(duì)于一般的文檔，要做好長(zhǎng)期保存的準(zhǔn)備，對(duì)于作用不大的文件，也要保持其短期性的作用。

　　同級(jí)的單位或者具有聯(lián)系的單位要保持文檔之間的聯(lián)系，一般的參閱件不必歸檔，對(duì)重要的合同、協(xié)議都要進(jìn)行準(zhǔn)確的歸檔，與本單位的重要文檔要進(jìn)行永久的保存。

　　下屬單位的重要文件、制度、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表要?dú)w檔，重要的長(zhǎng)期，一般的短期。

　　具體歸檔范圍：企業(yè)的歸檔主要是黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理這四類。

　　機(jī)關(guān)事業(yè)單位按各自的歸檔范圍執(zhí)行。

　　二、文書檔案的整理方法

　　(一) 文書立卷責(zé)任部門：文字檔案一般由文書、收發(fā)人員進(jìn)行收集，立卷歸檔，這是我國(guó)長(zhǎng)期以來的立卷制度。

　　1956年4月 16日國(guó)務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》中規(guī)定：“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度。

　　”這一決定說明了文書立卷的重要性，確立了文書立卷是文書處理部門。

　　檔案對(duì)企事業(yè)單位起到的是一個(gè)監(jiān)督的作用。

　　一些小規(guī)模的單位沒有健全的文件管理制度，檔案工作也不規(guī)范，檔案整理工作一般都是文員在做。

　　還有一些其他的單位建立了規(guī)范的檔案室，把立卷的任務(wù)交給了檔案室，這樣的方式雖然保證了文檔管理的正規(guī)性，但是無法確保檔案收集的全面性。

　　文件材料的產(chǎn)生規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系都不清晰，導(dǎo)致檔案的內(nèi)在質(zhì)量不高。

　　所以建立標(biāo)準(zhǔn)的立卷制度十分必要，有關(guān)部門要明確文書檔案管理的工作。

　　(二)文書立卷的基本要求和主要方法：

　　文書立卷的基本要求是遵循文件材料形成的客觀規(guī)律，維持文件的內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)不同價(jià)值加以區(qū)別和認(rèn)定，為文檔的保管和使用提供方便。

　　文書立卷的主要方法是“四分四注意”。

　　1、分年度，注意把文件形成年度和針對(duì)年度相結(jié)合。

　　一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按針對(duì)年度立卷，如計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表要按針對(duì)年度立卷。

　　2、分級(jí)別，注意上下級(jí)文件之間的密切聯(lián)系。

　　一般文件應(yīng)把上級(jí)、下級(jí)與本級(jí)文件分開組卷;但請(qǐng)示與批復(fù)，來文與復(fù)文應(yīng)與本單位文件一起組卷，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件可以與上級(jí)文件一起分類組卷。

　　3、分類別，注意問題的專門性和問題之間的聯(lián)系，按分類方案分成若干類，如企業(yè)先按四大類分開，每一大類再按文件多少分成若干卷。

　　4、分保管期限，注意保持問題的完整性。

　　一般需要永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件應(yīng)分別組卷，但為了保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，少量保管期限短的文件與保管期限長(zhǎng)的文件一起組卷時(shí)，保管期限從長(zhǎng)。

　　(三)文書立卷的操作程序：

　　1、初步立卷：根據(jù)每年形成的材料數(shù)量，剔除不歸檔文件，按“四分四注意”的方法組成案卷。

　　2、擬寫案卷題名。

　　案卷題名應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括本卷文件的制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種，文字應(yīng)力求簡(jiǎn)練、明確，一般案卷題名應(yīng)具備作者、內(nèi)容、文種三要素，如涉及重要地區(qū)的要標(biāo)出地區(qū)，涉及特定時(shí)間的要標(biāo)出時(shí)間。

　　3、卷內(nèi)文件排列與編號(hào)

　　a卷內(nèi)文件排列

　　密不可分的文件應(yīng)當(dāng)依序排列：正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后;多種文字的同一文件，中文在前，其他文字在后;處理同一問題的文件與電報(bào)應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和文件一起依次序排列;案件材料結(jié)論、決定、判決材料在前，依據(jù)材料在后。

　　一般文件可按問題或時(shí)間順序排列。

　　b裝訂的案卷要編頁號(hào)，

　　卷內(nèi)文件凡有文字、圖象等頁面都應(yīng)每頁編寫一個(gè)號(hào)，空白頁不編號(hào)。

　　編寫應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字每卷從1開始，文書檔案在正面的右上角，背面的左上角編寫頁號(hào)。

　　不裝訂的文件編件號(hào)，要蓋檔案號(hào)章，在檔案號(hào)章內(nèi)寫檔號(hào)、件號(hào)。

　　三、文書檔案的保管措施

　　計(jì)算機(jī)輔助確定歸檔文件保管期限的方法主要是使用的是比較抽象的方法，可以在月末或者年底進(jìn)行分批的處理，也可以及時(shí)的對(duì)特定的單獨(dú)文件進(jìn)行處理。

　　1.編制歸檔文件責(zé)任者、內(nèi)容、文種的報(bào)表，并按上述分支對(duì)每個(gè)詞條給分，這些詞條我們可以預(yù)先找出一部分，其他的一部分可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行找出。

　　另一方面，我們可以通過對(duì)列出歸檔文件的性質(zhì)，把文件分為重要性和一般性，通過各種性質(zhì)進(jìn)行合理的歸檔。

　　2.根據(jù)現(xiàn)行文件的格式，確定不同的模板。

　　如模版一：責(zé)任者、內(nèi)容、文種;模版二：內(nèi)容、文種。

　　這樣可以為計(jì)算機(jī)的自動(dòng)抽詞提供方便。